Projekt som koncept är inte direkt en ny företeelse.
Såväl historiska krig och uppföranden av byggnader som resor över Atlanten, är exempel på olika sorters projekt som genomförts i det förflutna.
Vad gäller genomförande finns naturligtvis en del saker som skiljer, men i stora drag finns många likheter mellan dessa historiska exempel och nutida projekt inom allt från IT och företagsutveckling, till festivaler och politiska kampanjer.
Gemensamma aspekter är till exempel att projekt är tillfälliga aktiviteter vars genomförande syftar till att uppnå ett visst mål, att den projektgrupp som är involverad i processen upplöses efter projektets genomförande, samt att dess planering, genomförande och uppföljning leds av en projektledare.
Hur skapar man ett projekt?
Skapandet av ett projekt karaktäriseras till stor del av planering. För det första måste projektets mål, omfattning och avgränsning fastställas. Därefter måste förutsättningarna för projektets genomförande klargöras, exempelvis tillgänglig tidsram, budget och övriga resurser som kan avsättas till projektet. Mycket av denna information kan samlas in från projektbeställaren.
Olika faser i ett projekt
Generellt delas projekt upp i fem faser, oavsett vilken projektmodell som används.
Dessa faser är initiering, förstudie, planering, genomförande och avslutning.
1. Initieringen handlar om att ett behov eller krav har identifierats av projektbeställaren, till exempel att ett företag som tillverkar mejeriprodukter har upptäckt ett ökat behov eller intresse för proteinrika produkter. Om mejeriets ledning anser att detta är en kommersiellt värdefull insikt att agera på, kan ett projekt eventuellt initieras.
2. I nästa steg, förstudien, analyseras exempelvis den nuvarande situationen med hjälp av en nulägesanalys, huruvida mer proteinrika produkter skulle resultera i ökad försäljning och till vilken omkostnad, vilka resurser som skulle krävas för att tillverka dessa produkter och så vidare. I detta steg tar projektledaren hjälp av sakkunniga, som ekonomiavdelningen, produktionsavdelningen och så vidare. När förstudien är avslutad sätter projektledaren ihop en arbetsgrupp.
3. I planeringsfasen utförs det mer detaljerade planläggandet för projektet. Här tas en detaljrik budget fram och en aktivitetsplan framställs. Aktivitetsplanen identifierar alla separata aktiviteter som måste genomföras för att nå projektets mål och vilka resurser som krävs i varje aktivitet. Vidare noteras i aktivitetsplanen om vissa moment är beroende av varandra för att kunna genomföras.
4. När det faktiskt är dags att genomföra projektet övergår det i fas fyra. Denna fas inleds ofta med ett kickoff-möte för att hela projektgruppen ska vara överens om projektets syfte, förutsättningar och hur gruppen går vidare. Varje individ blir tilldelad sin uppgift och informeras om till vem de rapporterar. Därefter sätts arbetet igång och regelbundna avstämningar med projektgruppen görs.
5. Det femte och sista steget är avslutningen. Här levereras projektet till beställaren, oftast av projektledaren. Det går inte att sticka under stol med att projekt kan vara både tids- och energikrävande, så efter att leverans har skett kan det vara lockande att se projektet som ett avslutat kapitel. Det kan dock vara fördelaktigt att avsätta tid för utvärdering. Be projektgruppen reflektera över projektet – vilka delar gick mer eller mindre bra, var tid och resurser tillräckliga, hur fungerade kommunikationen och så vidare. Denna sorts utvärdering möjliggör förbättringar inför nästa projekt.
