Kommunikation är alltid en av de viktigaste aspekterna av ett ledarskap. Utan kommunikation faller hela konceptet av ett hållbart och bra ledarskap, och i spåren av detta följer även andra problem. Det är av stor vikt att en ledare är öppen och bra på att släppa in sina medarbetare i allt som händer och sker på en arbetsplats, samt att man förstår vikten av positiv förstärkning, feedback och återkoppling. Därav denna artikel om Kommunikativt ledarskap.
Vad är ett Kommunikativt Ledarskap?
Ett kommunikativt ledarskap fokuserar enligt namnet på kommunikation och öppenhet. Denna form av ledarskap har många likheter med det transformativa ledarskapet som är mycket inriktat på att förmedla en vision och lyckas få med sina medarbetare på tåget. Detta sker då genom att aktivt kommunicera och aktivt lyssna på sina medarbetare för att få dem att känna sig delaktiga.
Många organisationer idag har inte råd att tappa sina medarbetare bara på grund av att de inte blir hörda eller sedda i det dagliga arbetet. Ett kommunikativt ledarskap bidrar till att man säkrar upp för verksamhetens framtida arbetsmiljö och företagskultur. Ju gladare och motiverade medarbetare företaget har desto bättre resultat och desto bättre arbetsmiljö. Ett kommunikativt ledarskap bidrar till att personalen får möjlighet att växa och utvecklas samt nå sin fulla potential.
Fördelar med det Kommunikativa Ledarskapet
Motsatsen till ett kommunikativt ledarskap är det auktoritära eller transaktionella ledarskapet, som handlar om att chefen tar alla beslut på egen hand utan insyn eller hjälp från övriga medarbetare eller ledning. Här fokuserar man på motivation i form av kortvariga belöningar så som exempelvis tävlingar eller bonusar, men man pekar även med hela handen, ger order och använder sig av bestraffningar när problem eller konflikter uppstår. Positiv feedback är icke existerande i det transaktionella ledarskapet, vilket efter en tid leder till missnöjda, omotiverade och icke produktiva medarbetare.
Fördelarna med ett kommunikativt ledarskap är däremot desto fler, och det finns idag ganska mycket forskning som stödjer uppfattningen om att de arbetsplatser och organisationer som använder sig av detta är mer produktiva och välmående. Vilket inte är så konstigt om man tänker efter, alla människor vill känna sig uppskattade, hörda och respekterade, både på sin arbetsplats och i privatlivet. Och när dessa behov uppfylls skapar vi trygga, friska och motiverade medarbetare. Andra mycket bra fördelar som kommer ur detta är lägre sjukfrånvaro och lägre personalomsättning. Med andra ord så vill medarbetarna stanna kvar inom företaget och växa och utvecklas eftersom de trivs så bra. Det är alltid bra med en dos av både personal som har varit med länge inom företaget samt lite nytt blod då och då för att hitta en bra balans av erfarenhet, kunskap och nytänkande.
Det kommunikativa ledarskapet är en dröm för de flesta medarbetare då detta innebär en öppen och inbjudande arbetsplats, bra arbetsmiljö, effektiv och rättvis konflikthantering samt positiv och uppmuntrande feedback eller i värsta fall konstruktiv kritik och återkoppling. Alla dessa ingredienser skapar tillsammans en levande och produktiv verksamhet.
Aktivt lyssnande – en annan form av kommunikation
Man kan kanske tro att kommunikation endast handlar om att prata, men i själva verket handlar det minst lika mycket om att kunna lyssna. Men att lyssna kan vara svårare än man tror, och när det kommer till aktivt lyssnande krävs det extra mycket av dig som ledare eller chef. Det märks ganska snabbt på en individ om hen lyssnar aktivt eller om hen bara lyssnar.
Det aktiva lyssnandet handlar om att lyssna med fokus. Du måste engagera dig i samtalet och ta in det som sägs utan att avbryta eller hänvisa till dig själv hela tiden och saker som du har upplevt. Tanken är att du ska lägga all fokus och uppmärksamhet på individen framför dig och vad hen försöker att förmedla. Som ledare är det mycket viktigt att lära sig denna teknik om du inte har den naturligt. När du använder dig av aktivt lyssnande kommer medarbetarna att känna sig hörda och förstådda, vilket är positivt för hen, dig som chef och för företaget.
Som ledare i ett kommunikativt ledarskap är det alltså viktigt att inte använda sig av en envägskommunikation där det bara är du själv som talar. Du måste lära dig att lyssna på dina medarbetare och att visa att du är engagerad i det som sägs. Här spelar även kroppsspråket en viktig roll. Tänk på hur du sitter när du talar med eller lyssnar på dina medarbetare, tittar du personen i ögonen eller tittar du bort? Har du armar och ben i kors och sitter bekvämt tillbakalutad eller har du båda fötter i marken och armarna avslappnat längs sidorna eller i knät? Alla dessa kroppsspråk sänder ut olika former av signaler till den som sitter framför dig. Armarna i kors signalerar ointresse eller rent av överlägsenhet, likaså om du inte har ögonkontakt med den som talar eller pysslar med annat så som att bläddra i papper eller liknande.
Dina medarbetare ska känna att de fick gehör efter att de lämnat samtalet, och att de inte drar sig för att göra om samma sak vid ett senare tillfälle om så krävs. Det aktiva lyssnandet är enormt viktigt för att skapa en god relation med dina medarbetare. Här har du chansen att visa att du verkligen bryr dig och att du har förmågan att sätta individen framför dig först, istället för att bara fokusera på dig själv och vad du vill ha ut ur samtalet.
Konflikthantering
När det kommer till konflikter på arbetsplatsen eller inom någon form av verksamhet, är det också viktigt att som ledare och chef ha en god kommunikativ förmåga. Bland det värsta du kan göra som chef är att ignorera konflikten som har blossat upp, eller som är på väg att blossa upp. En konflikt som får pågå riktigt länge kan skada en organisation djupt och leda till många olika problem så som att viktiga och kompetenta medarbetare säger upp sig eller att den negativa stämningen påverkar resultatet och vinsten för hela företaget, i och med att alla på arbetsplatsen
En effektiv konflikthantering är en del av det kommunikativa ledarskapet och en av orsakerna till att det är så bra för ett företag. Här det din uppgift som ledare att samla alla på dig information, träffa alla parter var för sig och sedan samla alla parter tillsammans och försöka att lösa konflikten på ett moget och effektivt sätt. Det är viktigt att situationen inte spårar ur och att känslor inte blir sårade, det kan nämligen många gånger vara svårt att backa tillbaka klockan och få saker osagt.
Om du inte känner att du kan hantera konflikten och situationen helt på egen hand kan du alltid be om hjälp från HR eller hyra in en konsult utifrån som är expert just på detta område. Det som är viktigt är att du inte drar dig för att kommunicera med alla parter och försöker att sätta dig in i situationen.
Feedback och återkoppling
Att kommunicera till dina medarbetare när de gjort något bra är mycket viktigt för deras motivation och arbetsglädje. En arbetsplats utan positiv feedback är en arbetsplats med trött och omotiverad personal. Positiv feedback och återkoppling är ett mycket enkelt sätt för att bibehålla en positiv och utvecklande arbetsmiljö inom företaget. Var noga med att uppmärksamma goda resultat och prestationer, och gärna i direkt anslutning till att det sker. Om du väntar för länge med feedbacken får det inte riktigt samma starka effekt.
Detta är också bra på så sätt att du som chef sätter exemplet för hur du vill att företagskulturen ska se ut. Alltså en miljö där vi stöttar varandra och uppskattar varandras kompetens och prestationer. Det beteende du som chef visar upp inom företaget kommer att smitta av sig på medarbetarna vilket då leder till en allmänt positiv stämning, vilket vi alla gärna vill ha på våra arbetsplatser.
Negativ feedback och återkoppling kan och bör man vara mer restriktiv med om den inte fyller en specifikt viktig funktion i sammanhanget. Men många gånger gör den inte det, utan tenderar att förstöra mer än förbättra. Det här kommer sig av att vi människor har så lätt för att fastna på det negativa som sägs om oss och till oss, oavsett hur mycket positivt som sagts vid samma tillfälle. Som chef bör du alltså först fundera över om det verkligen är värt att ta upp det negativa. Om du beslutar dig för att det är eller har potential till att bli ett stort problem är det alltid bäst att använda dig av konstruktiv kritik. Det innebär alltså att du inte bara tar upp vad problemet är, utan att du även måste komma med förslag på hur ni kan gå vidare. Här det även viktigt att vara tydlig i kommunikationen så att inga missförstånd uppstår, då detta kan få mycket jobbiga konsekvenser och slå helt fel. Det finns olika modeller för hur kan leverera konstruktiv kritik. Ett exempel är den så kallade ”sandwich-modellen” som går ut på att först säger något positivt, sedan något negativt för att sedan avsluta med något positivt. Men här finns fortfarande risken att individen i fråga fastnar på det negativa som sagts i mitten av samtalet.
Ett gott råd är det gäller konflikthantering i allmänhet och inom det kommunikativa ledarskapet, är att fokusera på den positiva feedbacken då den ofta gör betydligt mer nytta än den negativa.
10 tips för att förbättra ditt kommunikativa ledarskap
- Var öppen och bjud in medarbetarna att delta i diskussioner som rör arbetsplatsen och arbetsuppgifterna.
- Undanhåll inte viktig information.
- Lyssna aktivt och fokuserat på de som talar till dig, och tänk på ditt kroppsspråk när du lyssnar eller sitter i möte med en medarbetare.
- Skippa envägskommunikation.
- Var inte rädd för att tidigt ta tag i konflikter och kommunicera med alla inblandade. Stick absolut inte ned huvudet i sanden och låtsas som att du inte märker av det som sker.
- Fokusera på positiv feedback och återkoppling.
- Ge beröm i nära anslutning till det arbete eller beteende som ska berömmas.
- Undvik negativ feedback, använd konstruktiv sådan. Kom gemensamt fram till hur ni ska gå vidare.
- Var tydlig med vad du förväntar dig från dina medarbetare och ge dem det stöd som behövs för att kunna utföra sitt arbete väl.
- Peka inte med hela handen och ge order, utan inspirera dina medarbetare till att följa ditt goda exempel på medarbetarskap och engagemang.
Det kommunikativa ledarskapet – en ny form av ledarskap
De allra flesta ledare och chefer kommunicerar med sina medarbetare, men alla ledare är inte kommunikativa. Det handlar om hur, när och varför du säger någonting. Det kommunikativa ledarskapet är relativt nytt och inget som man tidigare, för cirka 10 år sedan, talade speciellt mycket om. Det finns också andra former av ledarskap som påminner starkt om alla de punkter vi tagit upp i den här artikeln. Vi nämnde i början av texten det tranformativa ledarskapet som har likheter med det kommunikativa ledarskapet. Men även det coachande ledarskapet och många fler exempel lägger också vikten vid att fokusera på ärlig och tydlig kommunikation som en bas för hela ledarstilen.
Idag finns det så många olika typer av ledarstilar och de flesta av dem har inget inslag av den tidigare ganska dominerande auktoritära ledarstilen. Den auktoritära ledaren som inte kommunicerar annat än med order och bestraffning blir allt mer utknuffad från de svenska företagen. Och in kommer de nya ledarna med ett nytt och fräscht sätt att se på ledarskap, medarbetarskap och motivation. Kanske har man äntligen insett värdet av att verkligen inkludera medarbetarna i verksamheten och att låta dem växa på ett hälsosamt sätt inom företaget.
Sammanfattning
Kommunikativt ledarskap baseras på öppenhet och kommunikation. Ledarstilen genomsyras av att aktivt kommunicera och att aktivt lyssna. Denna typ av ledarskap har en positiv påverkan på arbetsmiljön och företagskulturen och leder oftast till nöjda, motiverade och engagerade anställda som trivs med sitt arbete och sin arbetsplats.
Kommunikativt ledarskap och dess påverkan på en verksamhet är tydlig. Uppskattade engagerade arbetare väljer att stanna kvar på sin arbetsplats och utvecklas samt växa tillsammans med företaget. Lägre personalomsättning och lägre sjukanmälningar samt frånvaro är direkta relaterade till det kommunikativa ledarskapet och dessa hörnstenar; positiv förstärkning, feedback och återkoppling.
Det aktiva lyssnandet är ofta avgörande för att ett kommunikativt ledarskap skall fungera. Skillnaden mellan att lyssna aktivt och att bara lyssna är att mer engagemang samt fokus krävs inom det förstnämnda. Detta ställer stora krav på ledaren som ofta behöver besitta vissa personliga egenskaper för att vara lämplig för denna ledarstil. Det gäller att undvika en envägskommunikation samt att som chef lägga all fokus och uppmärksamhet på den anställde/a. Medarbetarna måste känna att de har fått gehör efter avslutat samtal och ha viljan att fortsätta ha nya samtal i framtiden. Inom det aktiva lyssnandet ryms även kropps –och ansiktsspråk där engagemang och uppmärksamhet även ska visas genom att exempelvis hålla en balanserad ögonkontakt med motparten och bland annat sitta på ett korrekt sätt.
Konflikthantering är ett måste för det kommunikativa ledarskapet. Här går det inte att ignorera konflikter som ligger och gror. Dessa kan sedan utvecklas till problem som har en negativ påverkan på verksamheten i sig och mycket annat såsom arbetsmiljö, resultat och medarbetarskapet. En chef bör samla in så mycket information som möjligt och på ett effektivt samt moget/objektivt sätt lösa konflikten så att alla parter känner sig tillfredsställda och hörda. Många gånger kan en chef välja att hyra in en utomstående konsult eller ta hjälp av HR.
Feedback och återkoppling består av att uppmärksamma och lyfta fram ett utfört arbete eller beteende samt att visa uppskattning och ge beröm. Det gäller att vara tydlig som chef när man återkopplar så att den anställde vet vad feedbacken gäller. Feedback kan delas in i positiv och negativ feedback men inom ett kommunikativt ledarskap ligger fokus oftast på att ge positiv feedback eller konstruktiv feedback, där kritiken ges på ett konstruktivt och utvecklande sätt. Många gånger kan en chef använda sig av Sandwich-metoden som består av att först ge positiv förstärkning, sedan negativ och sedan avsluta med att ge positiv förstärkning igen. När konstruktiv kritik ges bör det alltid vara extra tydligt vad den avser.
Dessa tio punkter kan vara bra att ha i åtanke för att förbättra sitt kommunikativa ledarskap.
- Var öppen och bjud in medarbetarna att delta i diskussioner som rör arbetsplatsen och arbetsuppgifterna.
- Undanhåll inte viktig information.
- Lyssna aktivt och fokuserat på de som talar till dig, och tänk på ditt kroppsspråk när du lyssnar eller sitter i möte med en medarbetare.
- Skippa envägskommunikation.
- Var inte rädd för att tidigt ta tag i konflikter och kommunicera med alla inblandade. Stick absolut inte ned huvudet i sanden och låtsas som att du inte märker av det som sker.
- Fokusera på positiv feedback och återkoppling.
- Ge beröm i nära anslutning till det arbete eller beteende som ska berömmas.
- Undvik negativ feedback, använd konstruktiv sådan. Kom gemensamt fram till hur ni ska gå vidare.
- Var tydlig med vad du förväntar dig från dina medarbetare och ge dem det stöd som behövs för att kunna utföra sitt arbete väl.
- Peka inte med hela handen och ge order, utan inspirera dina medarbetare till att följa ditt goda exempel på medarbetarskap och engagemang.
