Företag och projekt ser alltmer ofta förändringar både internt och externt. Nya förutsättningar kan komma att påverka projekt och det gäller att företaget har ett bra och organiserat sätt att hantera ändringar på. Ändringshantering hjälper till med just detta, att på ett strukturerat och effektivt sätt hantera olika sorters förutsättningar och förändringar som kan påverka både projektet och företaget.
Vad är Ändringshantering?
Ändringshantering syftar till de processer och regler som införs i en verksamhet för att hantera förändringar främst i ett projekt men även generellt inom verksamheten. En projektledare följer från projektets start till slut den projektplan som skapats i början av projektet men det händer ofta att någon ändring i planen behöver ske. Dessa ändringar kan vara stora eller små och de kan komma från olika håll. Hur dessa ändringar hanteras bör vara strukturerat och organiserat så att alla i projektet är medvetna om ändringarna.
Det är också viktigt att ändringar diskuteras innan de genomförs så att projektledaren kan se vilken påverkan ändringen skulle kunna ha på projektet, på exempelvis projektets resurser och budget eller när det förväntas vara avslutat. Alla ändringar ska dokumenteras och även de förslag som kommer in ska dokumenteras och presenteras formellt till projektledaren.
Ändringar kan också ske i hela verksamheten och det kan indirekt påverka alla projekt. Man kan använda sig utav olika ändringsmodeller och metoder för att hjälpa sin verksamhet att förbättra sin hantering av ändring och effektivisera sina processer.
Vad är en ändring?
I ett projekt så följer projektledaren den projektplan som har skapats i början av projektet med hjälp av input från kunden och andra intressenter. Syftet är att man ska följa projektplanen under hela projektets gång men det sker alltid några förändringar i projektet. Det kan bero på förändringar i verksamheten, nya behov från kunden eller externt.
När det sker ändringar i projektet, alltså att något sker som inte är enligt projektplanen, så betraktas det som en ändring. Alla ändringar ska hanteras på något sätt, antingen att de godkänns eller nekas. Det finns många verktyg och metoder för hur ändringar kan hanteras i ett projekt eller ett företag, det viktiga är att först alltid ta ett steg för att analysera sin egen verksamhet och hur man arbetar. Hur arbetet sker i en verksamhet påverkar hur ändringshantering kommer att ske. Vilken roll olika personer har inom verksamheten påverkar också vilken prioritet och vilka resurser ändringar kan få tilldelade till sig.
Olika nivåer av ändringshantering
Ändringar sker inte alltid bara i projekt utan kan ske bland människor och hela verksamheter också. Det finns därför tre nivåer på ändringshantering.
• Individuell ändringshantering
Ändringshantering för individer handlar om att hjälpa personer att anpassa sig till ändringar. Med hjälp av stöd och ledning så ska det vara lättare för en person att anpassa sig till exempelvis en ny miljö eller nya uppgifter. Fokus är då endast på en individ och när verksamheten ser till att ändringar för individer sker på ett strukturerat och organiserat sätt kan man uppnå mer effektivitet och bra samarbete i projekten och inom hela verksamheten.
• Organisationens och projektens ändringshantering
Ändringshantering för organisationer eller projekt handlar om att ge stöd till alla personer inblandade i ett projekt när det sker förändring. Istället för att individuellt fokusera på varje individ så fokuserar på man på gruppen som helhet och hjälper dem att anpassa sig till nya förändringar. När det sker större förändringar kan det bli svårt att fokusera på varje individ och därför blir det mer effektivt att fokusera på gruppen i sin helhet. Det viktiga är att man som projektledare eller styrgrupp i verksamheten ser till att fortfarande alla individer får det stöd de behöver.
• Företagets ändringshantering
Ändringshantering för företaget handlar om att hjälpa hela företaget att anpassa sig mot förändringar som sker i omvärlden och på bästa sätt hantera förändringar som kan påverka verksamheten. Det läggs ofta ner stora resurser på att hantera förändringar från omvärlden just för att de kan vara så svårt att ta hand om. Verksamheten vill se till att de har ett bra och organiserat fokus på hur hantering av externa förändringar ska gå till.
Tekniker för ändringshantering
Ändringshantering är baserad på flera olika tekniker. Först och främst behöver en verksamhet ha tydliga arbetsflöden så att det alltid är tydligt vilken status en process har. Processer kan exempelvis vänta på att påbörjas, vara pågående eller ha avslutats. Detta hjälper alla i projektet att ha en tydlig bild av vad som pågår just nu.
För varje process ska en projektdeltagare kunna hitta all relevant och kopplad information till processen. Detta gör att projektdeltagare snabbare kan komma åt information de behöver och så att de också vet vilken process det har att göra med och om den processen exempelvis pågår eller redan har avslutats. Information ska vara sammankopplad och relevant för alla i projektet.
Det är också viktigt att rätt behörigheter ges till rätt personer i projektet. Med det menar man att projektdeltagare endast ska ha tillgång till den informationen de behöver för att göra sitt arbete och på så sätt minimeras också risken för att information sprids vidare eller utnyttjas på ett negativt sätt.
Slutligen så ska det också vara tydligt vem i projektgruppen som har vilka arbetsuppgifter och därav också vilken roll projektdeltagarna har. Baserat på detta vet alla i projektgruppen vad de har behörighet till, vad de har rätt till och vilken påverkan de kan ha på olika ändringar och beslut.
Med dessa grundpelare så har projektet en bra grund att stå på för att kunna kontrollera sin ändringshantering. Projektledaren behöver se till att alla i projektgruppen vet vilken roll och uppgifter de har och på så sätt också vet vad de behöver hantera.
Ändringsmodeller
Det finns många olika modeller som fokuserar på ändringshantering. Ett företag kan använda sig utav ändringsmodeller när de känner att de behöver identifiera nya sätt att arbeta på eller hur de ska hantera ändring.
Lewins Förändringsteori
En modell som är lätt att förstå och använda är Lewins förändringsteori, den funkar bäst när det sker förändringar i hela företaget och företaget behöver ta en titt på sina processer och göra förbättringar.
När det sker förändringar eller när nya förutsättningar identifieras så ska dessa delas in i tre faser. De tre faserna kallas tina upp, ändra och befäst. Syftet med denna modellen är att försöka identifiera vilka processer och rutiner som inte är effektiva inom verksamheten och byta ut dem mot nya.
I den första fasen fokuserar man på sina nuvarande processer och hur de går till. Det kan vara bra att göra en analys och se hur processerna kan förbättras eller om de ska bytas ut helt och i så fall hur de ska bytas ut. I den andra fasen sker förändringen av processerna. De byts ut mot nya processer och alla som påverkas av detta ska uppleva god kommunikation om vad de behöver göra härnäst. I den sista fasen analyseras och mäts de förändringar man gjort och om det anses lyckat så vill man bibehålla förändringarna så att inte de gamla vanorna dyker upp igen.
McKinsey 7-S Ramverk
McKinseys ramverk hjälper en verksamhet att identifiera vad de behöver göra för förändring när de vet att det behövs en förändring men är osäkra på vad exakt för förändring de behöver. Man går igenom sju punkter och hur de relaterar till företaget och varandra för att bättre förstå var en förändring behöver ske. De sju punkterna är: strategi, struktur, system, personal (staff), stil, kompetens (skills) och gemensamma värderingar (shared values). För varje punkt finns det frågor som verksamheten behöver ställa sig själv som exempelvis ”Vilka mål har vi?” och ”Hur är vår verksamhet strukturerad?”. Med hjälp av frågorna kan verksamheten dyka djupare in i vad de behöver göra för förändringar för att bli mer effektiva.
ADKAR-modellen
ADKAR-modellen fokuserar på att hjälpa en verksamhet att skapa och organisera sina framtidsmål. Modellen är också baserad på förändring som sker på individnivå och har fokus på att det är individerna som står bakom förändringen. ADKAR är en akronym för de fem viktiga punkterna som verksamheten ska gå igenom: medvetenhet (awareness), begäran (desire), kunskap (knowledge), förmåga (ability) och förstärkning (reinforcement).
De fem punkterna ska användas för att besvara frågan om förändring, exempelvis ”hur medvetna är vi om vilken förändring som behöver ske?” eller ”hur stor begäran har vi för att genomföra en förändring?”. Punkterna hjälper verksamheten att förtydliga den förändringen som behöver ske och de nya mål som måste sättas.
Kotters teori
Kotter skapade en åttastegslista, där man som det låter följer åtta steg i en lista. Med hjälp av listan kan en verksamhet yrka på att förändring måste ske och sedan motivera alla anställda att hjälpa till att åstadkomma förändringen. De åtta stegen enligt Kotters teori är:
1. Skapa en känsla av angelägenhet
2. Bygga en sammansluten grupp
3. Forma en strategisk vision
4. Motivera alla
5. Ta bort barriärer och friktion
6. Generera kortsiktiga vinster
7. Upprätthålla acceleration
8. Se till att förändringarna håller
Kotters teori är främst en top-down strategi vilket innebär att det sker en hel del arbete bakom för att få igenom förändringen på en högre nivå i verksamheten. Förändringen som ska åstadkommas behöver genomsyra hela verksamheten och kan ta lång tid att uppnå och kräver därför en hel del resurser och tid.
Plan-Do-Check-Act (PDCA)
PDCA-metoden är en iterativ process där man går igenom fyra faser: planera, göra, studera och agera. Med hjälp av denna simpla metoden kan en projektledare se till att kvalité och kontroll upprätthålls under ett projekt. Metoden fokuserar på små förändringar i aktiviteter istället för att göra större och mer kostsamma förändringar i processer som påverkar hela verksamheten.
I den första fasen, planera, så fokuserar projektledaren på problemet och analyserar det. Projektledaren bör också föreslå en eller flera lösningar på problemet. I nästa fas, göra, så genomför man den lösningen man kommit fram till tidigare. I studera-fasen samlar projektledaren och andra i projektgruppen in information om lösningen och om man ser att det fungerar så fortsätter man till agera-fasen, annars går man tillbaka till den första fasen och börjar planera igen. I den sista fasen, agera, så implementerar man den lösningen som man planerat och testat. Man fortsätter sedan tillbaka till den första fasen för att konstant söka efter förbättringar.
Hur använder man ändringshantering?
Ändringshantering kan implementeras i en verksamhet baserat på erfarenhet, välbeprövade principer eller internationella standarder som många andra verksamheter också följer. Verksamheter och företag som är väldigt måna om att uppnå hög kvalité på sina resultat kan behöva ett strukturerat sätt att hantera ändringar på.
Som projektledare ska man i början av projektet informera projektgruppen om vilka regler och rutiner som gäller för ändringshantering. Det betyder att projektgruppen ska vara medvetna om hur de kan begära eller föreslå ändringar för projektet.
När en projektdeltagare vill föreslå en ändring så bör han eller hon följa den mall som projektledaren tilldelat alla i projektgruppen. I de flesta mallar ser man att det inte bara är själva förslaget på vad det är för ändring som bör ske i verksamheten men också hur den ska ske, vad det kommer kosta och hur det kommer påverka projektet.
Det ska också vara tydligt vem det är som kan bestämma att en ändring ska godkännas eller nekas. Det kan i många fall vara projektledaren som har den kontrollen men även styrgruppen och andra intressenter i projektet kan kunna fatta det beslutet. Det kan också bero på vilken sorters ändring det är, om det är en mindre ändring så kan projektledaren fatta beslutet men om ändringen är större och exempelvis påverkar projektets resultat så kan kunden eller andra intressenter behöva fatta beslutet tillsammans.
När man implementerar en strategi för ändringshantering så är det främst tre stycken dokument som bör finnas tillgängliga för projektgruppen:
• Dokument för ändringsregler
Det måste vara tydligt för projektgruppen vad det är för regler som gäller om någon vill föreslå en ändring. Med hjälp av ändringsregler blir det strukturerat och organiserat och därav även lättare för projektledaren att hantera. Reglerna ska exempelvis förklara vad som krävs för att ge ett förslag på ändring som vad det är för ändring, vad det krävs för budget för att genomföra ändringen och hur ändringen kan komma att påverka schemat.
• Dokument där man ser alla ändringsförslag
Alla ändringsförslag ska finnas dokumenterade och organiserade så att alla har tillgång till dem. Projektledaren ska tydligt kunna se vilka ändringsförslag som godkänts och vilka som nekats. Det kan även finnas ändringsförslag som inte har någon status än utan väntar på ett beslut av projektledaren. Det kan också finnas ett dokument som listar alla tidigare ändringsförslag med deras ID-nummer och status så att projektledaren snabbt kan ta en titt.
• Dokument med mall för ändringsförslag
Projektledaren bör också skapa en mall för hur ett ändringsförslag ska se ut så att alla ändringsförslag är formella och enhetliga. Mallen ska göras tillgänglig till alla i projektgruppen och det ska finnas tydliga instruktioner på hur den ska fyllas i och var den ska lämnas in.
När projektet stöter på nya förutsättningar
Det finns många projektledare som gärna vill följa den projektplan de skapat i början av projektet eftersom att de skapat den i tron om att den är perfekt och att projektet kommer lyckas med hjälp av den. En projektplan kan vara perfekt när den skapas men en projektledare med erfarenhet vet att man också måste ha i åtanke hur miljön påverkar projektet senare när projektet kommit igång.
Om projektet stöter på en ny förutsättning så är projektledarens första uppgift att identifiera vad det är för förutsättning. Har det hänt något internt, inom projektet eller verksamheten, eller är det något externt, något som kan bli mycket svårare att påverka? I många fall sker förändringar internt. Det kan vara kunden som har nya behov eller idéer, styrgruppen som behöver göra förändringar i verksamheten eller problem som uppstått hos någon projektdeltagare. Interna förutsättningar och förändringar är ofta lättare att hantera än externa. En projektledare känner sin egen verksamhet väl och kan dra i resurser och intressenter för att hantera förändringarna.
En extern förutsättning kan vara svårare att hantera. Det kan exempelvis vara politik, ekonomi eller samhället som förändras. Ekonomin går upp och ner, nya lagar skapas och andra människor har makt att påverka vad samhället tänker och tycker. Med en sådan förutsättning blir det en svårare process för projektledaren att hantera förändring och det kan då vara bra att ta ett möte med projektets intressenter för att analysera om den nya förutsättningen kommer påverka projektet eller inte och i så fall hur det ska hanteras.
Vad är fördelen med att använda ändringshantering?
Om man har en formell hantering av ändringar så skapar man en stor trygghet och säkerhet för projektet och även verksamheten. De som vill föreslå ändringar behöver hålla sig till det formatet som man har kommit överens om och det blir också lättare att hantera de förslag man får in när de är organiserade och innehåller all relevant information som kostnad, konsekvenser och vad som ska ändras.
Det finns många ändringsmodeller som projektledaren kan använda sig utav under projektets gång när han eller hon stöter på problem eller nya förutsättningar. Modellerna hjälper till att identifiera och definiera ändringarna som behöver ske och ser till så att de implementeras på ett lyckat sätt.
Många förändringar kan behöva göras i hela verksamheten, inte bara i ett projekt. Ändringsmodeller kan då också användas för att guida projektledare eller ledningen i en verksamhet för hur de ska gå tillväga. Det finns många verksamheter som påverkas markant av externa förutsättningar och därför kan behöva en stark strategi som kan skydda verksamheten mot dessa förutsättningar.
Med bra ändringshantering kan en projektgrupp och verksamheten känna sig tryggare genom att man har ett bra kommunikationsflöde när förändringar behöver ske. De sker på ett organiserat sätt som underlättar för både projektgruppen och projektledaren och de kan tillsammans arbeta på lösningar för att deras projekt kan uppnå ett lyckat resultat på ett effektivt sätt.
