ADKAR modellen: Att leda förändring

av | 3 jun, 2020

I dagens samhällsklimat är det många förändringar som måste genomföras. Det kan handla om digitalisering som för många organisationer innebär stora förändringar.

ADKAR är en modell för förändring.

ADKAR modellen handlar om att leda förändring, förändringsledning, något som kan vara användbart i rollen som ledare eller projektledare. Många upplever att det finns glapp i förändringsprocessen, dessa kan ADKAR-modellen hjälpa till att täppa igen.

Med ADKAR kan du som projektledare coacha de personer som är involverade i projektet på ett effektivt sätt och skapa förändring. ADKAR är en effektiv modell som kan användas för att förstå och driva igenom förändring på individnivå. Modellen är utvecklad av Prosci och den utvecklades för att man insåg att förändring måste delas in i flera steg för att kunna genomföras i praktiken.

ADKAR modellen

Effektiv förändring

Modellens styrka handlar framförallt om enkelheten. Den kan användas inom många olika typer av förändringsarbete. Varje bokstav i ADKAR står för ett steg i modellen. Genom att bryta ner förändringen i flera delar så blir det enklare att genomföra och följa upp förändringen. Genom att följa ADKAR-modellen i ett förändringsarbete blir det enklare att driva igenom en effektiv förändring där man inte missar något.

 

ADKAR modellen Awareness – Medvetenhet om att förändringen behövs

A = Awareness – Medvetenhet om att förändringen behövs

Det första steget i modellen handlar om awareness, medvetenhet. Här handlar det om att kommunicera behovet. För att kommunicera på ett bra sätt så måste flera saker tas upp.

Du måste kommunicera hur denna förändring matchar själva målet eller visionen för just ert företag eller organisation. Du måste även förklara varför denna förändring måste genomdrivas. Vad tar ni för risker om förändringen inte görs?

Du måste även kommunicera hur själva förändringen kommer att påverka organisationen och vad de anställda får ut av förändringen. Det som ofta händer när en förändring ska genomföras är att de som är involverade får reda på att en förändring är nära förstående och sedan börjar de söka efter information och svar på varför förändringen behöver genomföras.

Det är här ni måste börja arbeta med första steget i ADKAR modellen, medvetenhet.

Hela organisationen måste vara medveten om varför förändringen behöver genomföras och vilka krafter som ligger bakom förändringen, både externa krafter och interna krafter. Det är även naturligt för människor att vilja förstå vad själva förändringen betyder för dem personligen, så det är nödvändigt att svara på frågan om hur förändringen påverkar varje individ inom organisationen.

Många är rädda för förändring och det är vanligt att anställda inte förstår vad som är fel med befintliga processer eller metoder så det är viktigt att de förstår varför förändringen måste genomföras, och hur förändringen påverkar deras arbetsroll och dem personligen. Det är centralt att företagsledningen medvetengör samtliga som är involverade i förändringen om vad riskerna med att inte genomföra förändringen är, annars så tappar man lätt sina anställda i detta steg. Medvetenhet är alltså det första steget som måste tas för att lyckas genomföra en förändring.

 

ADKAR modellen Desire – Engagemang Vilja att stötta förändringen

D = Desire – Engagemang/Vilja att stötta förändringen

Det andra steget handlar om desire, vilja eller engagemang. Här handlar det om att möjliggöra och motivera människorna att delta i förändringsarbetet. Det handlar helt enkelt om att vilja förändras. Alla personer som är involverade i förändringsarbetet måste motiveras till att stödja och delta i förändringen. Att visa engagemang handlar om personliga val som varje individ som är involverad i förändringen gör.

Dessa val görs utifrån just den personens unika position. Varje individ har en egen drivkraft som påverkar vilka val den gör och hur den är med och bidrar till förändringen. Första steget, medvetenhet, måste alltså ha gjort ordentligt för att detta steg ska kunna ta vid, men att enbart skapa medvetenhet leder inte automatiskt till engagemang. Medvetenhet måste följas upp av engagemang till förändring annars kan det till och med bli kontraproduktivt och motstånd mot förändringen kan uppstå.

 

Knowledge – Kunskap om hur förändringen ska ske

K = Knowledge – Kunskap om hur förändringen ska ske

Det tredje steget handlar om knowledge, kunskap. Här handlar det om att planera uppgifter och ansvarsområden. Kunskap handlar om att alla som ska genomföra förändringen har den information och utbildning som krävs. Det handlar alltså om att alla som är involverade i projektet ska veta HUR själva förändringen ska genomföras. Med vilka metoder ska förändringen ske? Vad dessa metoder är mer exakt handlar om hur komplicerade den förändring som ska ske är.

Det kan handla om beteenden, förändringar eller processer som måste genomgås. Det kan även handla om verktyg eller tekniker som behövs för att förändringen ska kunna genomföras. Kanske behövs vissa system eller kompetenser för att förändringen ska kunna ske? Eller så behövs kanske helt nya arbetsroller tillsättas? Detta steg i ADKAR handlar alltså om att alla som är involverade i förändringen måste ha den kunskap som krävs för att förändringen ska kunna genomföras.

 

Ability – Förmåga att prestera när det behövs

A = Ability – Förmåga att prestera när det behövs

Det fjärde steget handlar om ability, förmåga, detta steg handlar om att implementera planen och att kontinuerligt coacha och träna de som ska genomföra förändringen. Förmåga handlar alltså om det påvisade resultatet av förändringen, alltså om att förändringen i största möjliga mån bör vara uppnåelig och helst mätbar.

 

R = Reinforcement – Förstärkning – förankring och uppföljning

R = Reinforcement – Förstärkning – förankring och uppföljning

Det femte och sista steget handlar om reinforcement, förstärkning. Detta steg handlar om att säkerställa att själva implementeringen blev framgångsrik. Förstärkning är samtliga omständigheter som stärker förändringen över tid. Det kan vara på organisationsnivå och på individnivå. Rent praktiskt kan det vara uppnådda milstoplar eller att ni i projektet belönar er längs vägens gång. Det kan handla om att fira framgångar eller när ni kommit en bit på vägen mot målet. Här handlar det även om att följa upp förändringsarbetet så att ni vet att ni gör framsteg. Detta är ett viktigt steg! Förstärkning kan faktiskt öka kapaciteten inom organisationen för att genomföra efterföljande förändringar.

När samtliga personer som är involverade i förändringen alla uppfyller dessa fem steg – då kan hela organisationen förändras.

 

ADKAR stapeldiagram

Skapa en profil över ert förändringsarbete

Det kan vara en bra idé att skapa en översikt över hur förändringsarbetet går. Detta kan till exempel göras genom att göra et stapeldiagram över de olika stegen. Kanske har ni inom organisationen lyckats väl med att första steget – medvetenhet – men lite sämre med vilja/engagemang? I ett stapeldiagram kan ni enkelt se hur de olika stegen ligger till. Medarbetarna kanske har genomgått en utbildning men saknar verktygen för att kunna genomföra förändringen? I så fall så ligger stolpen för A – ability – sämre till än stapeln för K – knowledge. När du skapat en profil så får du en översikt över förändringsarbetet och kan förstå varför det kör ihop sig.

 

Förändringsledning i praktiken

Förändringsledning i praktiken

När du vet vilka områden som brister gäller det att följa upp och sätta i resurser på rätt plats och/eller omfördela arbetsuppgifterna så att ni kan komma vidare i ert förändringsarbete.

 

A – Att skapa medvetenhet

A – Att skapa medvetenhet

För att skapa medvetenhet inom organisationen måste man arbeta med kommunikation. När ledningen har kommunicerat ut att förändringen ska ske så behöver detta följa upp. Ledningen måste även kommunicera varför förändringen måste ske, varför man inte kan fortsätta som tidigare och vad som händer om förändringen inte sker. Detta är mycket viktigt för att medarbetarna ska förstå varför ni måste förändras. Detta kräver att projektledaren eller ledningen är väl medvetna om riskerna så att ni kan kommunicera detta till samtliga som är involverade i projektet. Först när alla förstår och är medvetna om behovet av förändring så har ni uppfyllt detta steg i ADKAR-modellen. Det är vanligt att man tror att det räcker med att kommunicera en gång, men så är inte fallet. Ett budskap ska kommuniceras upprepade gånger för att nå fram. Mellan fem och sju gånger är en tumregel för hur många gånger ett viktigt budskap måste upprepas.

 

D – Att skapa vilja att förändras

D – Att skapa vilja att förändras

För att få medarbetarna att vilja förändras så krävs att projektledaren/ledningen är närvarande genom hela förändringsprocessen. Detta betyder att man ständigt måste vara i kontakt och föra en dialog med de personer som är involverade i förändringen. Medarbetarna måste förstå vad förändringen innebär för företaget och för deras arbetsroller för att de ska vilja förändras. Du som ledare måste visa att du tror på vad ni håller på att göra. Om du som ledare är engagerad och visar att du vill förändras så kommer även de tro på förändringen.

 

K – Att säkerställa att alla har rätt kunskap

K – Att säkerställa att alla har rätt kunskap

För att detta steg ska kunna genomföras i praktiken så måste samtliga personer som är involverade i projektet ha den kunskap de behöver. Det kan handla att du som ledare måste utbilda personal eller träna dem i specifika färdigheter. Om inte all personal har tid att genomgå den utbildning som krävs så kan det vara en lösning att ta in extern kompetens.

 

A – Att se till att alla har förmågan

A – Att se till att alla har förmågan

Efter att individer inom projektet har fått kunskap så handlar det om att se till att alla har förmågan. Det handlar alltså om att den kunskap som har inhämtas ska omsättas i praktiken. Som förändringsledare så handlar det mycket om att coacha och stötta medarbetarna och säkerställa att alla har vad de behöver för att genomföra det som krävs av dem. Om medarbetare inte har förmågan att genomför det som krävs av dem kan det behövas extern hjälp. Det är ditt ansvar som ledare att se till att dina medarbetare har förmågan att genomföra det som krävs.

 

R – Utför förstärkning för bestående

R – Utför förstärkning för bestående

Detta handlar om att du som förändringsledare måste arbeta med att förstärka förändringen så att den får fäste inom organisationen ordentligt. Det är vanligt att medarbetare går tillbaka till det gamla sättet att göra saker, det är helt enkelt lätt att falla tillbaka i gamla vanor. Många förändringar tar långt tid att genomföra. Som förändringsledare krävs att man har ständig uppföljning och utvärdering.

  • Fungerar saker som det ska?
  • Följer ni samtliga steg i ADKAR-modellen?
  • Är det något steg som inte är uppfyllt?
  • Har alla individer uppfyllt alla steg?

 

Det gäller att komplettera och förstärka där behov finns. Som ledare av förändring är detta kanske ditt viktigaste arbete. När ni gör framsteg så är det viktigt att uppmärksamma det genmat t till exempel fira!

 

Så lyckas ni med förändringsledning

Det viktigaste när det handlar om att leda förändring inom en organisation är att det finns ledning. Det som ofta brister i många organisationer är att det saknas förändringsledning, så kallad change management, och då kan det båda bli onödigt dyrt och ineffektivt.

Att arbeta med förändringsledning är att på ett strukturerat sätt leda själva organisationen samt individer och grupper inom organisationen från den nuvarande situationen till det önskade läget.

För att förändringarna ska bli bestående så krävs att förändringen förankras inom organisationen. Att man inom ledningen missar detta är ett vanligt misstag. En bestående förändring handlar mycket om att alla steg i ADKAR modellen genomförs noggrant och att man även gör det sista steget – förstärkning av själva förändringen inom organisationen. Detta för att förhindra att saker går tillbaka till ursprungsläget inom organisationen, något som är mycket vanligt.

 

Glöm inte att hantera motståndet

Ett annat vanligt misstag inom förändringsledning är att man missar att hantera motstånd. De flesta förändringar möter motstånd, det är naturligt. Det viktiga är att det finns en plan för att hantera detta motstånd. Detta måste göras genom hela processen. ADKAR-modellen hjälper ledningen att se till att samtliga individer är med på tåget hela vägen. Det kan även vara en idé att mäta förändringsmotståndet för att kartlägga vad organisationen kan vänta sig på det området. Förändringsledningen måste börja i tid. Ett mycket vanligt misstag är att man startar för sent och missar viktiga förberedelser innan förändringsarbetet kan dra igång.

 

Så skapar man engagemang för förändring – 7 tips!

Så skapar man engagemang för förändring – 7 tips!

1. Rätt ordning!
Det är viktigt att börja i rätt ordning. Genom att använda en modell för förändring, som till exempel ADKAR modellen, så säkerställer man att saker görs i rätt ordning.

2. Verka genom cheferna!

Ledningen är de som ska driva förändringen framåt, som förändringsledare är det en nyckelfaktor att man kan verka genom cheferna.

3. Hjälp cheferna att fokusera rätt!
Trots att det är ledningen som ska driva framåt så är det som förändringsledare viktigt att hjälpa dem att behålla fokus på rätt saker. Ledningen har många saker i huvudet och blandar gärna in andra saker i en förändringsprocess. Hjälp ledningen att hålla förändringsprocessen ren genom att rensa bland det som är spetigt och inte hör dit. Chefer behöver hjälp att prioritera och behålla fokus.

4. Förändring = medarbetarnas vardag!
Efter cheferna kommer medarbetarna. Förändringen kommer i slutändan att påverka deras vardag på arbetet. Om ni ska förändra ett system för lagerstatus och göra det digitalt så kommer det att vara lagerarbetaren som vill veta hur hen ska göra med de nya varorna som kommit in, var ska de föras in? Medarbetarna vill veta hur förändringen påverkar dem i deras vardag, i detalj.

5. Kommunikation är allt!
Satsa på dialog och reflektion. För att en förändring ska få förankring så gäller det att alla är med i hela processen. När förändringsledningen har kommunicerat ut förändringen så gäller det att samtliga involverade får egna upplevelser av vad som ska ske. Detta görs genom dialog och reflektion. Prata med varandra och lär av varandra genom hela processen. Ge medarbetarna en viktig roll i att kommunicera förändringen. Genom att de kollegorna informerar och lär av varandra så når man en mycket bättre förankring.

6. Värna om era medarbetare!

De lösningar som krävs i det lilla och i alla detaljer för att åstadkomma förändringen kommer med största sannolikhet att komma från medarbetarna. Genom att se medarbetarna som medskapare så kommer ni att hitta många lösningar som går att applicera i deras arbetsvardag. Det är viktigt att tänka på återkoppling när ni begär saker av medarbetarna. Genom att återkoppla och ge feedback så behåller ni engagemanget för förändringen.

7. Testa och mät era resultat!
Att använda sig av prototyper är ett sätt att testa användarvänligheten när det gäller produkter och på precis samma sätt så bör en förändringsprocess testas så att den är användarvänlig och relevant innan den genomförs. En annan mycket viktig faktor som många glömmer är att ständigt följa upp och mäta resultat. Det som mäts blir gjort heter det, och det är sant. En förändring är en stor och komplicerad process, genom att mäta under hela processen ser ni till att ni inte tappar bort saker på vägen. Mät engagemang och se till att alla är med på tåget.

 

Sammanfattning

ADKAR är en modell för hur man inom organisationer kan hantera och driva fram förändring. Modellen har fördefinierade mål som handlar om att skapa medvetenhet och vilja att förändras. Att säkerställa att alla har rätt kunskap och att kunskapen omsätts i praktiken. Sista men inte minst så handlar det om att se till att förändringen består genom att förankra den inom organisationen. Genom att följa dessa steg så kan man säkerställa att framgångsrik förändring sker. Modellen kan användas på många olika nivåer. Den kan användas på enstaka och mindre projekt på ett par månader eller i ett stort förändringsarbete som sker över flera år. Modellen kan till och med användas för att genomföra en personlig förändring på individnivå.