Förstudie: Tar fram förutsättningarna för ett kommande projekt

Innan du tar dig an ett stort projekt kan det i allra högsta grad vara nödvändigt att få en översiktbild över situationen.

Du kan först och främst behöva ett svar på frågan – går projektet verkligen att genomföra?

När du har fått svar på de kritiska frågorna som berör projektet har du förhoppningsvis en stabil grund att stå på.

Det är inte speciellt bra att ta sig an ett stort projekt utan att veta

• Hur nuläget ser ut
• Om det finns resurser
• Och ekonomi för att ta sig igenom det hela och nå den målsättning som är tänkt.

Av just dessa skäl använder sig många organisationer idag av något som kallas för förstudie.

Med hjälp av en förstudie kan beslutsfattare få en tydligare bild över om det som är planerat verkligen går att genomföra och sedan mycket lättare gå vidare med planeringen och genomförandet av projektet.

Vad är en Förstudie?

En förstudie görs för att ta fram förutsättningarna för ett kommande projekt.

I förstudien är tanken att du ska få klart för dig projektets omfattningen, hur nuläget ser ut, innehållet struktureras och intressenter kartläggs. Här bedöms även möjligheterna och nyttan med att projektet genomförs, lösningsförslag tas fram, krav tydliggörs och en plan för dess genomförande tas fram.

En förstudie innehåller för det mesta följande punkter:

• Bakgrund mål och syfte
• Omfattning och avgränsningar
• Nulägesanalys
• Kravspecifikation
• Ekonomisk analys
• Lösningsförslag
• Milstolpar.

Bakgrund mål och syfte

I den här delen av förstudien tittar du på vad som är själva orsaken och krafterna bakom projektet. Varför vill man egentligen genomföra detta och vad kommer att vara målsättningen med det hela?

Här beskriver du alltså bakgrunden till projektet och varför man genomför denna förstudie. Denna punkt kan variera stort beroende vilken typ av projekt, område och bransch det handlar om.

Omfattning och avgränsningar

För att få en uppfattning om projektets omfattning gör man en tydlig strukturering av det. Vid struktureringen bryter man ner projektets mål i mindre delar som illustreras i en hierarkisk struktur.

Uppdelningen kan göras utifrån delleveranser, ansvarsområden, målgrupper, komponenter eller annat som utgör viktiga delar av projektet.

Antalet nivåer i strukturen bestäms av behovet av att i detalj beskriva innehållet i olika delar. Om det finns oklarheter i någon del går det bra att bryta ner den i en ytterligare nivå. Den lägsta nivån kallas arbetspaket.

En arbetsstruktur visar inga beroenden eller i vilken ordning delar skall utföras utan bara vad som ingår i projektet. Ett vanligt namn på en arbetsstruktur är WBS, Work Breakdown Structure.

Work Breakdown Structure

En Work Breakdown Structure eller WBS, definierar alla de moment som ett projekt behöver avklara. Här organiserar man upp dessa under olika nivåer och gör en grafisk bild över det hela. Allt som man behöver genomföra i projektet blir på detta sätt synligt i ett och samma lättförståeliga diagram. Syftet med detta diagram är att bryta ner komplexa aktiviteter i mindre mer lätthanterliga beståndsdelar.

Nulägesanalys

För att ett företag ska överleva är verksamheten beroende av att få en objektiv bild av hur nuläget ser ut gällande marknaden, konkurrensen, omvärlden samt den egna verksamheten.

Att skapa sig denna bild är av betydligt större vikt för helt nystartade företag som ännu inte har prövat sina vingar ute på marknaden. För att då klara av att hänga sig kvar på marknaden krävs det att man har kontroll över situationen och till viss del kan förutse hur framtiden kan komma att se ut.

Denna kontroll och analys gör man via en så kallad nulägesanalys.

Med nulägesanalysen försöker företaget skapa sig en så verklig bild som möjligt av den nuvarande situationen för att på sikt kunna stärka förutsättningarna för verksamheten. Nulägesanalysen visar alltså var företaget är idag och hjälper företaget att kontrollera var det kommer att befinna sig framtiden.

En nulägesanalys är den del av ett företags affärs- och marknadsplan där man skriftligen visualiserar företagets uppbyggnad och hur verksamheten ska se ut, mot vilken målgrupp den riktar sig samt vad målet med företaget är.

Nulägesanalysen är det underlag som hjälper företaget att uppnå dessa mål.

En nulägesanalys är första steget av en förändringsprocess och syftar till att dels ge en välgrundad bild av nuläget för organisationen och samtidigt hitta områden som behöver utvecklas. Men en sådan analys kan även vara en viktig del för ett helt nystartat företag som måste skapa sig en bild över vad som måste göras för att verksamheten ska hitta sin plats på marknaden och kunna hänga med i den ständiga utvecklingen som sker.

Att starta ett företag utan en nulägesanalys är ingen bra idé.

Den bör alltid vara en del av den affärsplan som man formulerar innan man börjar att satsa på företagets utveckling på allvar. Den skapar en objektiv och sann bild över framtiden och vad som kan inkluderas i den, så som möjligheter och hot. Därför består en nulägesanalys nästan alltid även av en SWOT-analys som ni kan läsa mer om längre ned i artikeln. En nulägesanalys kallas även ibland för situationsanalys.

Det gäller att vara så ärlig och realistisk som man bara kan när det är dags för nulägesanalysen. Ju ärligare man är desto större chanser finns att man lyckas med att nå företagets mål. Det finns ingen vits med att skapa en förskönad bild av framtiden bara för att det ska kännas bra för stunden. Underlaget måste stämma överens med sanningen om det ska finnas möjligheter till avancering längre fram.

Hur gör man en nulägesanalys?

En nulägesanalys består av tre huvudområden som i sin tur innefattar flera punkter:

Företaget – detta hjälper till för att få fram Företagets styrka och svaghet i förhållande till konkurrenterna.

• Vilket är produktsortimentet/tjänsteutbudet?
• Resurser när det gäller personal. Kompetensnivå etc.
• Företagets organisation. Ledning och styrning.
• Nivån på forskning och utveckling samt företagets tekniska resurser.
• Lokalbehov. Äger eller hyr.
• Ekonomiska resurser. Företagets möjlighet till finansiering (finansiell styrka). Hur mycket pengar har företaget tillgängligt för exempelvis marknadsföring?

Affärsmiljön – detta hjälper till för att få fram företagets möjligheter och vilka hot som finns.

• Vilka är våra kunder? Vem är det som handlar av oss idag?
• Vilken marknad och vilka områden existerar idag?
• Vilka är konkurrenterna just nu?
• Vilka ersättningsprodukter finns på marknaden?
• Hur är företagen positionerade på marknaden?
• Vilka leverantörer finns att tillgå? Företagets relation till nuvarande leverantörer.
• Hur sker distributionen idag? Vilka försäljningskanaler används?

Omvärlden – detta hjälper till för att få fram Företagets möjligheter och vilka hot som finns.

• Vilka trender är starka och hur påverkas företaget av dem.
• Bedömning av konjunkturen.
• Vad som händer i branschen, exempelvis köp och sammanslagningar mellan konkurrenter.
• Teknisk utveckling.
• Politiska beslut som kan påverka, exempelvis lagändringar.
• Lokala politiska beslut om exempelvis vägsträckningar, etablering av köpcentra.
• Andra faktorer i omvärlden som kan påverka vårt företag positivt eller negativt.

SWOT-analys

SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. Som på svenska blir Styrkor, Svagheter, Möjligheter och hot.

Genom att använda er av en SWOT-analys kan ni på ett tydligt sätt få klart för er:

1. Vilka styrkor, svagheter, hot och möjligheter som kan ha betydelse för er organisation.
2. Vilka material som kan användas som informations- och diskussionsunderlag för vad som bör göras.
3. Vilket underlag ni ska använda för att formulera organisationens kommunikationsbudskap.
4. Vilka frågor du kan komma att få från journalister och övriga målgrupper.

STYRKOR

När ni ska identifiera de interna styrkorna inom organisationen ska ni tänka på följande:

• Huruvida dina kostnader och priser är likvärdiga med dina huvudkonkurrenters.
• Huruvida ditt företag erbjuder en konkurrensduktig och kostnadseffektiv kundvärdesproposition.
• Huruvida ditt företags samlade kapabilitet genererar en hållbar konkurrensfördel.

SVAGHETER

Svagheter kan innebära en nackdel för organisationen när det gäller konkurrens, och dessa kan exempelvis vara:

• Underlägsna färdigheter med hänsyn till intellektuellt kapital och immateriella tillgångar.
• Bristfällig expertis inom viktiga områden.
• Bristfälliga materiella tillgångar.

MÖJLIGHETER

Här ska ni identifiera organisationens marknadsmöjligheter så som:

• Marknader som skall eftersträvas och som presenterar stor potential.
• Marknader som är marginellt intressanta och som innebär höga risker och eventuellt dålig förtjänst.
• Marknader som inte är lämpliga där organisationens styrkor inte passar in.

HOT

När ni ska identifiera de hot som finns mot organisationen finns det två typer av hot; normala affärsrelaterade hot samt plötsliga hot. Ni ska analysera vilka hot som kan komma att påverka er organisation negativt och på vilket sätt, samt i vilka sammanhang de kan uppkomma

Kravspecifikation

En kravspecifikation ingår oftast i förstudien och för att förtydliga vad som krävs av projektet brukar den delas upp i:

1. Produktkrav – berör projektets förväntade resultat
2. Projektkrav – berör hur projektet ska genomföras

Produktkraven är nödvändiga för att klara av att genomföra projektet men det går att arbeta utan dessa. Beställaren har alltid ansvar för kravspecifikationen även om den kan tas fram av någon annan. Alla krav i en specifikation skall gå att svara JA på för att de på så vis skall vara mätbara, undvik uttryck så som större, bättre och ökad då de är ganska svåra att mäta.

Ta fram kraven

När man skapar en kravspecifikation görs detta genom att man samlar in krav som ställs på projektet från olika håll. Uppdragsbeskrivningen kan här vara bra att använda som källa, där finns beställarens krav och önskemål tydligt samlade. Alla krav som förs in i kravspecifikationen är att betrakta som absoluta krav. Här nedan ser ni en checklista som man kan använda sig av när man jobbar med en kravspecifikation, välj sedan de krav som ska gälla för projektet:

1. Samla krav – workshop, intervjuer
2. Beskriv kraven – gruppera kraven, kartlägg beroenden, bryt ner i mindre delar och fastställ tid och kostnad
3. Rangordna kraven – ”MoSCoW”-prioritering

• Must – skakrav som är obligatioriska
• Should – börkrav som är önskvärda men ej obligatoriska
• Could – kankrav som ligger inom kompetens och tid, men som ej är obligatoriska
• Would – om vi hinner krav, när allt annat är gjort

Vad är MoSCoW?

MoSCoW-metoden är ett prioriteringsverktyg som används inom företagsanalys, projektarbete samt inom management. Metoden används inom dessa områden när man behöver visualisera och tydliggöra vilka områden och krav som ska prioriteras i vilken ordning för att kunden skall få ut det som de vill och behöver av projektet.

En MoSCoW-analys är en väldigt vanlig och effektiv teknik som används för att se sambandet mellan krav och prioriteringar. Detta på grund av att den innehåller tre mycket tydliga prioriteringsnivåer, men den täcker även de krav som i slutändan inte alls kommer att bli inkluderade i den nuvarande leveransen eller i projektet. Detta fungerar mycket väl på grund av att modellen ger oss möjligheten att på ett tydligt sätt komma överens om de olika prioriteringar och krav som ska vara inkluderade eller exkluderade inför den kommande leveransen.

Själva ordet MoSCoW är en akronym och står för följande begrepp:

M – Must have (Måste ha)

“Must have”– punkter är de som anses vara obligatoriska krav för leveransen. Dessa måste finnas där för att projektet ska kunna röra sig framåt över huvud taget.

Genom följande punkter kan man identifiera Must have- krav:

1. Kan inte leverera på utsatt tid och datum utan detta.
2. Finns ingen mening med att leverera slutprodukt på utsatt tid och datum utan detta. Om detta inte går att leverera finns det helt enkelt ingen anledning till att visa upp lösningen på utsatt tid och datum.
3. Vi följer inte lagen utan att leverera detta.
4. En leverans utan denna punkt leder till en produkt som inte är säker att använda.

S – Should have (Borde ha)

“Should have”– punkter är de krav som borde vara inkluderade i projektet om detta är möjligt.

Should have- krav kan identifieras genom följande punkter:

1. Viktiga men inte avgörande.
2. Kan vara smärtsamma att lämna utanför, men lösningen är fortfarande genomförbar.
3. Kan komma att kräva någon form av tillfällig lösning eller omväg så som att förändra förväntningarna, lite ineffektivitet, en nuvarande lösning, pappersarbete och så vidare. Denna lösning är ofta bara temporär.

C – Could have (Kunde ha)

“Could have”– punkter är de krav som skulle kunna inkluderas så länge de inte påverkar några av Must have- eller Should have- kraven.

Could have- punkter och krav kan definieras som:

1. Önskvärda men mindre viktiga.
2. Mindre påverkan på helheten om de utelämnas i jämförelse med att utelämna ett Should have- krav.

W – Won’t have (Kommer inte att ha)

“Won’t have”– punkter är de krav som tenderar till att inte bli inkluderade till leverans eller att bli implementerade just nu. Men de är krav som man kan önska att implementera för en framtida leverans eller implementation.

Ekonomisk analys

Under den här delen av förstudien genomför man en ekonomisk analys för att se hur de ekonomiska förutsättningarna ser ut i projektet och om det finns någon vinst att göra.

• Vilket ekonomiskt bidrag ger projektet?
• Vilka konkurrensfördelar ger det? samt
• Vilka krav och affärsmål finns?

Svaren på dessa frågor visar hur mycket projektet kommer att kosta, hur mycket det kommer att inbringa i intäkter, hur olika händelser påverkar projektets med mera.

Lösningsförslag

För val av lösning i projektet oavsett vilken typ av projekt det rör sig om, måste också prioriteringar göras. Ett effektivt sätt att göra en övergripande prioritering i projektet är även här MoSCoW-metoden (se ovan).

Milstolpar

För att skapa en samsyn om genomförandet av ett projekt bör man i slutet av förstudien skapa en plan över de milstolpar som kall finnas med under arbetets gång.

Detta är en övergripande flödesplan som innehåller projektets viktigaste mål med projektet.

Antalet milstolpar varierar från projekt till projekt, generellt kan man säga att det aldrig bör vara färre än två till tre stycken och absolut inte fler än tjugo.

Milstolpeplanen behöver inte vara detaljerad, men ska dock ge en bra överblick över projektet. Milstolpeplanen inkluderas i förstudierapporten och fungerar som underlag för hur projektet ska gå vidare eller inte.

Sammanfattning

En förstudie görs för att få fram förutsättningarna för ett kommande projekt. I förstudien är tanken att man ska få klart för sig omfattningen av projektet, nuläget analyseras, innehållet struktureras och intressenter kartläggs. Här bedöms även möjligheterna och nyttan med att projektet genomförs, lösningsförslag tas fram, krav tydliggörs och en plan för dess genomförande tas fram.

En förstudie innehåller för det mesta följande punkter; bakgrund mål och syfte, omfattning och avgränsningar, nulägesanalys, kravspecifikation, lönsamhetsanalys, lösningsförslag och milstolpar.

När man har fått svar på de viktiga frågor som berör projektet har man förhoppningsvis en stabil grund att stå på. Det är inte speciellt bra att ta sig an ett stort projekt utan att veta hur nuläget ser ut och om det finns resurser och ekonomi för att ta sig igenom det hela och nå den målsättning som är tänkt. Av just denna anledning använder sig många organisationer och företag idag av något som kallas för förstudie. Med hjälp av en sådan kan ledningen för projektet få en betydligt klarare bild över om det som är planerat går att genomföra och sedan mycket lättare gå vidare med planeringen och genomförandet.

Verktyg som med fördel kan användas på olika sätt när man genomför en förstudie är bland annat; SWOT-analys, Nulägesanalys, MoSCoW-metoden och Work Breakdown Structure.