Kravhantering: Metod för att samlar in, analyserar och prioriterar olika krav

Om ens företag till exempel ska starta ett projekt för att bygga ett nytt köpcenter är det troligt att projektet kommer skapa många nya jobb. Bygget kommer bestå av många olika aktörer, material, certifierad byggpersonal samt utrustning värd tusentals kronor. Men utan input från alla olika parter inom och i koppling till byggprojektet, till exempel ens analytiker, HR-ansvariga, intressenter, medarbetare och kunder⁠ är det omöjligt att veta vad som verkligen krävs för att köpcentret ska göra alla nöjda och för att projektet ska gå smidigt till. Det är därför kravhantering är så viktigt, och ofta en avgörande aspekt av ett lyckat projekt.

Kravhantering är den process där man hanterar olika parters önskningar och behov. Att ta hänsyn till väl utformade krav är nyckeln till att leverera produkter av hög kvalitet. Den här texten tittar närmre på kravhantering och reder ut vad ett krav är för något samt hur man går tillväga för att genomföra en lyckad kravhantering.

Vad är kravhantering?

Kravhantering utgörs av en process där man samlar in, analyserar, justerar och prioriterar olika krav som ställts på produkter och processer, och sedan planerar för hur man ska möta kraven. Det grundläggande syftet med kravhantering är att säkerställa att företaget validerar och uppfyller sina kunders och externa och interna intressenters behov. Kravhantering involverar mycket kommunikation mellan ett projekts medarbetare och projektets intressenter, samt kontinuerlig uppdatering och ändring av kraven under ett projekts livstid. För att kunna garantera att en viss kategori av krav inte sätts över en annan kategori av krav och behov är det viktigt att kommunikationen är konstant och att man är lyhörda inom projektteamet. Kravhanteringen som en process slutar inte bara för att produkten i fråga lanseras. Istället är det vid den tidpunkten som man börjar samla in data och feedback om hur kraven har förverkligats och hur kunder och intressenter upplever produkten. Denna information matas sedan tillbaka in i nästa generation eller lansering av produkten, och på så sätt börjar processen om igen.

Vad är ett krav?

Ett krav är en definierad kvalitet eller funktion som en process eller produkt ska uppfylla. Kravhanteringen är en kontinuerlig process under hela produktens livscykel och krav kan genereras av många intressenter, inklusive kunder, partners, försäljare, support, ledningspersonal, teknikansvariga, leverantörer och såklart också de som ansvarar för själva produkten. För att ett krav ska bedömas vara ett ”bra” krav bör det ha vissa egenskaper, vilket kan innebära att kravet ska vara:

Specifikt
Mätbar eller gå att testa
Tydligt och koncist
Korrekt
Lätt att förstå
Genomförbart och realistiskt
Nödvändigt och viktigt

Att ha otillräckligt definierade krav kan resultera i problem och fel, dålig produktkvalitet som inte uppfyller kundernas behov och säkerhetskrav, samt förseningar och att man går över budget. Generellt sett kan man dela in de krav som är en del av kravhantering i tre stycken kategorier, nämligen företagskrav, krav på lösningar och krav från intressenter:

Företagskrav: Företagskraven är de övergripande behoven som verksamheten har för att ett visst projekt ska kunna genomföras. Krav som faller i denna kategori är ofta mer grundläggande och långsiktiga, och är starkt kopplade till företagets långsiktiga mål.
Krav på lösningar: Dessa krav är ofta mer fokuserade på produkterna och går ner lite mer på djupet. De kan vara funktionella eller icke-funktionella, och syftet med den här typen av krav är att säkerställa att produkten i slutändan både gör det som den behöver göra och det som den borde kunna göra.
Krav från intressenter: Krav från intressenterna beskriver de nyckelpersoner som genomför arbetet, slutför leveranser, tar beslut och mer. Ibland kan dessa intressenter vara kunder, medarbetare, affärspartners eller arbetsledare. Det krävs en tålmodig och noggrann projektledare som kan se till att kraven från alla intressenter är välbalanserade igenom hela projektet.

Syftet med kravhantering

Syftet med kravhanteringen är att säkerställa att målen för utvecklingen av en specifik produkt är uppfyllda så framgångsrikt och bra som möjligt. Der görs genom kravhanteringen genom olika metoder för dokumentation, analys, prioritering och godkännande av krav så att ingenjörerna och tillverkarna alltid har tillgång till de senaste och godkända kraven. Kravhanteringen är ett sätt att undvika fel genom att hålla reda på förändrade krav och främja kommunikationen mellan intressenter från början av ett projekt och under hela tillverkningens livscykel.

Kravhanteringsplan

En kravhanteringsplan hjälper till att förklara hur man behöver gå tillväga för att samla in, analysera, dokumentera och hantera alla olika krav inom ett projekt. Planen används vanligtvis till allt från initial insamling av information av projekt på hög nivå till mer detaljerade produktkrav som kan samlas in under hela projektets livscykel. Viktiga saker att definiera i en kravhanteringsplan är projektöversikt, processen för hur man ska samla in sina krav, roller och ansvarsområden samt de verktyg som ska användas.

Att ha en plan för kravhanteringen är avgörande för framgången av ett projekt eftersom det gör det möjligt för ingenjörer och tillverkare att styra omfattningen av projektet och samtidigt styra produktutvecklingens livscykel. Det finns programvara särskilt framtagen för just kravhantering som ger en verktygen för att utföra sin plan, vilket bidrar till att minska kostnaderna, påskynda ledtiden och förbättra kvalitetskontrollen. Produktchefen eller projektledaren är vanligtvis ansvarig för att samla in och definiera krav. Mer om kravhanteringsplanen finns längre ner.

Processen för kravhantering

En typisk process för kravhantering brukar ske genom alla eller vissa av dessa steg:

Samla in alla krav från alla relevanta intressenter
Analysera de insamlade kraven
Definiera och dokumentera kraven
Prioritera kraven
Komma överens om och godkänna kraven
Fråga intressenter efter implementering om nödvändiga ändringar av kraven
Utvärdera eventuella förändringar
Uppdatera kraven
Dokumentera förändringar

Att veta hur man samlar in fullständiga krav är en färdighet som varje varje analytiker och projektledare borde ha. Det verkar dock ofta vara en färdighet som i allmänhet saknas inom många företag. Dålig kravinsamling är en viktig orsak till problem och fel som uppstår i projekt och processer i många företag, och något som leder till missnöjda kunder och intressenter. Att samla in krav är mer än bara att ställa några frågor och sedan fortsätta till nästa steg i livscykeln. Digital kravhantering med hjälp av olika programvaror är ett smidigt sätt för att samla in, spåra, analysera och hantera krav och kravändringar. Digital hantering säkerställer att ändringar kan spåras och lagras på en säker och central plats, och möjliggör samtidigt ett förstärkt samarbete mellan olika medarbetare och intressenter. En ökad öppenhet mellan parterna minimerar dubbelarbete och ökar smidigheten samtidigt som man bidrar till att kraven uppnår förväntade standarder. Här följer en beskrivning av de fyra viktigaste stegen som utgör processen bakom kravhantering och att samla in krav. Om ett projekt är litet kommer det gå snabbare att ta sig igenom alla stegen. Vid större projekt kan det ta längre tid att arbeta sig igenom hela processen.

Steg 1 – Insamling

Det första steget i kravhanteringen utgörs av själva insamlingen av de olika typerna av krav. För att kunna få fram så korrekta och användbara krav som möjligt är det viktigt att analytikern i fråga ställer de rätta frågorna, och sedan lyssnar ordentligt på svaren. Det finns flertalet olika tekniker och metoder som man kan använda sig av för att få fram kraven och ett och samma projekt kan behöva använda flera tekniker beroende på omständigheterna. Dessa tekniker inkluderar intervjuer, gruppdiskussioner, prototyper, frågeformulär och mer.

Steg 2 – Validering

Det är under valideringen man börjar analysera de insamlade kraven. Syftet med att validera kraven är att säkerställa att den information som de olika intressenterna gavs under insamlingen av kraven på ett korrekt sätt representerar behoven och förväntningarna som kunderna och intressenterna har. Det här arbetet involverar att man konsoliderar krav, rationaliserar dem samt säkerställer att det inte finns något glapp eller överlapp mellan kraven. Man kan också skapa modeller för att börja visualisera den aktuella processen.

Steg 3 – Specificera

I det här steget börjar analytikern eller den som ansvarar för kravhanteringen att formellt dokumentera samt prioritera de olika kraven i en rapport. Kraven numreras också för att på så sätt göra det möjligt att kartlägga och spåra dem under hela livscykeln. Slutligen kontrolleras kraven också för att säkerställa att de går att testa.

Steg 4 – Verifiering

Det sista steget i kravhanteringen är att verifiera att de kraven som har dokumenterats under processens gång definitivt och på ett korrekt sätt förmedlar de krav och förväntningar som samtliga intressenter har. Kraven utvärderas och godkänns.

Kravhantering under utförandet av ett projekt

Krav brukar vanligtvis inte hanteras inom enbart en avdelning på ett företag, utan är något som förekommer inom exempelvis strategisk planering, programledning, projektledning och olika typer av förbättringsarbete. Att göra kravhanteringen till en integral del av ens arbete så att det löper över hela projektets livstid har flera fördelar:

Det hjälper till att reducera kostnader
Det kan förbättra projektets kvalitet
Det hjälper till med att genomföra projektet snabbare
Det kan hjälpa till med riskhanteringen genom att minimera risker

Det är därför det är viktigt att man har en kravhanteringsplan på plats. I en sådan plan inkluderas vanligtvis följande aspekter:

Olika intressenters roller och ansvarsområden identifierade för projektets delar och uppgifter
Kravhanteringsprocessen
Definition av olika kravtyper, till exempel från olika aktörer, och funktionella eller icke-funktionella krav
Prioriteringar av de olika kraven, eftersom att inte alla krav är lika viktiga. Om ett krav till exempel är kopplat till många andra krav och på det sättet är avgörande för hur andra krav kommer hanteras så bör det prioriteras högt. Annars finns risken att det hindrar andra delar av ens projekt, helt i onödan.
Spårbarhet, vilket är en av de viktigaste aspekterna av en fungerande kravhantering. Att spåra kraven ger intressenter och medarbetare insikt om varför kravet existerar, vilka förändringar som har gjorts och om kravet är fullständigt.
En strategi för kommunikationen inom projektet och kravhanteringsprocessen. Det är viktigt att man är så transparent som möjligt och dokumenterar allting som görs. Det är till stor hjälp när man ska utvärdera arbetet. En kommunikationsstrategi kan också bistå i att hantera intressenterna förväntningar.

Komponenterna i en kravhanteringsplan

Den här planen är som sagt en viktig del i ens kravarbete och utgör ett nyckeldokument i många typer av projekt. Planen bör framför allt fokusera på hur man kommer att hantera förändrade krav, som kommer in efter att de ursprungliga kraven först har godkänts. En kravhanteringsplan brukar struktureras baserat på följande grundläggande komponenter som beskrivs här nedan.

Projektbeskrivning och översikt

Här beskriver man i korthet syftet med sitt projekt. Den här beskrivningen kan man till exempel ta från sin projektplan. Beskrivningen syftar främst till att informera de som inte varit en del av projektet från början om projektets målsättningar, omfattning och tillvägagångssätt. Här kan man också inkludera annan viktig info så som tidsram, budget med mera.

Beskrivning av processen

I den här delen beskriver man den process man kommer följa för att samla in, analysera och dokumentera projektets krav. Den här komponenten är ofta en av de större och längre, eftersom man vill beskriva kravhanteringsprocessen och de olika stegen man kommer ta så detaljerat som möjligt. Dessutom kan det som sagt vara så att man använder sig av flera olika metoder för att samla in sin data, vilket innebär en ännu längre beskrivning.

Roller och ansvar

Att tydligt definiera roller och ansvarsområden inom kravhanteringen är som sagt en viktig del av planen. Den här delen av planen listar de olika roller som är involverade i olika stadier av kravhanteringsprocessen. Roller kan till exempel vara projektledare, ansvarig analytiker, kunder, IT-ansvarig med flera. Projektledaren bör till exempel ha det övergripande ansvaret för hur man hanterar ändringar av redan godkända krav.

Verktyg

Här beskriver man alla de verktyg man har tillgång till och som man planerar att använda för att hantera sina insamlade krav. Det finns numera väldigt många olika verktyg, samt programvaror, vilka syftar till att hjälpa en med att dokumentera, hantera och spåra krav igenom processers och projekts livscyklar. Ett verktyg kan dock vara så pass simpelt som MS Excel eller Word, men kan också vara ett väldigt sofistikerat och avancerat datorprogram.

Hantering av förändrade krav

Det bör finnas en formell process inom projektet som anger hur man ska hantera förändringar av kraven, som bör användas av samtliga medarbetare. Om så är fallet bör den alltid tillämpas på förändringar av kraven. Om det inte finns någon formell och övergripande process för detta så ska en formell process dokumenteras nu. Att följa en specifik process hjälper projektgruppen att fokusera på de krav som har etablerats och upprätthåller integriteten av alla kraven under hela projektets livscykel.

Hur säkerställer man att kraven har blivit bemötta?

Det är viktigt att man utvärderar projektet ifråga med jämna mellanrum tillsammans med de olika intressenterna. Man kan granska projektet efter att det är färdigt genom att till exempel använda sig av en checklista. Man kan också ställa följande frågor till intressenterna för att på så vis också ta del av ny information:

Upplever du att projektprocessen har gått smidigt till?
Vad hade kunnat förbättras under processen?
Vad lärde du dig från processen?
Vad rekommenderar du att vi inkluderar i framtida projekt?

I slutet av projektet handlar mycket om spårbarheten. Om man ser tillbaka på ett krav och kan se alla ändringar som det gick igenom och hur kravet slutfördes, kan man tillsammans med sitt team mäta och utvärdera om kravet implementerades på det rätta sättet. Att förstå resultatet av projektet och dess krav handlar mycket om hur man hanterar spårbarhet under hela projektets livscykel, så att man kan granska arbetet efteråt.

Fördelar med digital kravhantering

Fördelarna med att inkorporera kravhantering i sina projekt är som sagt många, bland annat kan det sänka ens kostnader, förhindra defekter och fel, minimera risk, snabba på projekten och såklart öka sannolikheten för att den färdiga projekten gör alla intressenter nöjda och belåtna. Att sköta sin kravhantering digitalt medför dock ännu fler fördelar för ens projekt och företag. Programvaror för kravhantering gör att man kan hantera kraven på ett säkrare sätt. Detta stärker samarbetet, ökar insynen och spårbarheten, minimerar överlapp, samt gör kravhanteringen mer tillgänglig. En digital lösning ökar projektets smidighet samtidigt som det gör det lättare att följa standarder och regler. Det hjälper en att organisera relevant information logiskt och enkelt på ett sätt som alla medarbetare och intressenter förstår. Man kan exempelvis sortera krav efter prioritering, risk, status och kategori. Projektets medarbetare kan samarbeta i realtid från olika platser och dela information, dokument och data med varandra utan problem. Programvaran gör det också möjligt att återanvända samma krav utan att behöva omdefiniera det.

Slutsats

Med hjälp av kravhantering ser man till att ens projekt och produkter lever upp till kundens och andra intressenters förväntningar. Kraven som man inkluderar kan också komma inifrån det egna förteget i form av företagsmål och lösningsmål. Själva processen inom kravhantering går ut på att man samlar in, analyserar, reviderar, prioriterar och dokumenterar kraven. När man samlar in kraven är det viktigt att man vänder sig till alla berörda parter och intressenter, vilket kan inkludera allt ifrån kunder, samarbetspartners och leverantörer till chefer och medarbetare.