En viktig del av en arbetsledares eller en chefs jobb och roll är att ge feedback till sina anställda och sina medarbetare. Feedback hjälper till att förbättra de anställdas prestation och höja produktiviteten inom organisationen. Samt att kommunicera organisationens målsättningar till de anställda och att säkerställa så att standarder möts. Feedback kan ses som en form av pågående och kontinuerlig träning och utbildning. Detta eftersom feedback hjälper de anställda att förstå vad det är som de förväntas göra samt hur de förväntas göra det.
Feedback kommer framför allt i två olika varianter, nämligen positiv feedback och negativ feedback. Att regelbundet få feedback är viktigt för ens personliga utveckling och när man strävar efter att göra sitt allra bästa. Studier har kunnat visa att feedback är en drivande faktor bakom ett bra ledarskap och högpresterande medarbetare. Medan positiv feedback för det mesta känns trevligare att ta emot, kan negativ feedback ofta vara mer användbart när det kommer till att förfina sin teknik, prestation eller på annat sätt prestera på topp. Den negativa feedbacken kan vara värdefull på grund av att den hjälper en att övervaka sin prestation och sina resultat. Den hjälper till att uppmärksamma när någonting behöver förbättras eller när det finns förändringar att göra eller anpassa sig till. Ledare som ofta ber om att få kritisk feedback anses många gånger vara mer effektiva i sina chefers, medarbetares och arbetsgivares ögon, medan de som framför allt söker efter positiv feedback anses vara mindre effektiva i sitt arbete. Många menar att en jämn balans mellan de två typerna av feedback, det vill säga positiv och negativ feedback, är den bästa lösningen.
Vad är Negativ Feedback?
Att ge någon negativ feedback innebär i stort sett att man påpekar någonting som personen i fråga har gjort mindre bra samt ofta också föreslår hur personen kan göra det annorlunda. Det kan också innebära att säga till någon att deras beteende eller attityd är opassande eller att de på ett eller annat sätt orsakar problem. Negativ feedback kan ges till någon oavsett om personens handlingar som resulterade i den negativa responsen var avsiktliga eller inte. En studie från 2009 visade att anställda som fick negativ feedback från sina arbetsledare eller chefer var uppemot tjugo gånger mer engagerade i sitt arbete än de anställda som inte fick någon feedback alls. Studien visade dock också att de som fick positiv feedback var trettio gånger mer engagerade. Positiv feedback, till skillnad från negativ feedback, fokuserar på en persons styrkor istället för svagheter och förmedlar information angående vad som har gjorts bra och berömmer för god prestation. Teorin bakom positiv feedback är att när man säger till någon att de har gjort något bra och förstärker det beteendet så är chansen stor att personen i fråga kommer att upprepa det beteendet för att på så sätt säkerställa fortsatt berömmande.
Att ge feedback
De flesta experter inom feedback uppmuntrar för det mesta chefer och arbetsledare att använda sig av positiv feedback oftare än negativ feedback. Arbetsledare som gör det till en vana att dela ut positiv feedback regelbundet under en arbetsvecka har större chans att skapa ett motiverat arbetsteam. Bland annat där medarbetarna presterar med ett gott självförtroende och även är självgående till en hög grad. Men negativ feedback är som sagt ofta ett väldigt användbart verktyg för att rätta till och hantera problem, ineffektiva beteenden eller dåliga attityder. Det är ibland nödvändigt att påpeka när någonting görs på fel sätt, för att på så vis ge personen som feedbacken gäller en möjlighet att förbättra sig och sitt beteende. När det är möjligt så bör man följa feedbackens grundregel, vilken säger att man bör ge positiv feedback offentligt inför andra men negativ feedback i enrum med den personen som det gäller.
Sandwich-metoden
Den så kallade sandwich-metoden går ut på att man ger negativ feedback mellan två positiva kommentarer av beröm. När en chef använder sig av den här metoden så inleder chefen konversationen med att att berätta för den anställde om någonting som personen i fråga har gjort eller presterat bra, eller något specifikt som chefen uppskattar. Därefter så levererar chefen den negativa feedbacken, vilket sedan följs av mer positiv feedback. Även om den här metoden kan fungera ibland så har den också nackdelar. Det är nämligen ganska vanligt att de anställda börjar att förhålla sig misstänksamt till positiv feedback på grund av att de nervöst väntar på den negativa feedbacken. Istället så är det bättre att sikta på att skapa en balans mellan den positiva och negativa feedbacken men det är inte nödvändigt att alltid leverera de två typerna av feedback vid exakt samma tidpunkt.
Att hantera negativ feedback
Att ta emot och sedan agera på den negativa feedbacken man får av någon är inte så enkelt alla gånger. Negativ feedback kan ofta göra att personer börjar uppträda defensivt, blir arga eller ohälsosamt självmedvetna vilket i sin tur har en negativ inverkan på prestation och effektivitet. Här följer fem stycken tips på vad man kan göra för att hantera den negativa feedback som man tar emot så öppet och lugnt som möjligt, och för att kunna implementera den i sitt liv utan att ens självförtroende tar stryk.
Vänta lite med att reagera
Människor har en tendens att reagera väldigt starkt på negativ feedback, särskilt när man låter känslorna ta över. När man får höra negativ feedback som strider mot ens egna självbild och i princip känner att ens existens är hotad så händer det lätt att man upplever ett virrvarr av känslor inombords och något som experterna kallar för psykologisk anarki.
Oavsett hur bra man känner sig själv och hur bra man än är på personlig utveckling så finns det inte många som tycker om att få negativ feedback och höra att de inte är perfekta. Men medan många människor tenderar att pressa sig själv igenom sina känslor och svara på den negativa feedbacken direkt, så visar studier att de som är tränade i att ta emot feedback brukar ge sig själv flera dagar och ibland till och med veckor innan de helt har smält kritiken och är redo för att bestämma hur de ska använda sig av den.
Det bästa är att aktivt arbeta för att helt enkelt ändra hur man ser på feedbacken och försöka se på feedbacken, som vid första anblick verkar upprörande och överraskande, som hjälpsam och produktiv information. Man kan också börja med att sätta ord på sina känslor efter att man har tagit emot den negativa feedbacken. En annan teknik är självbekräftelse, det vill säga att ta några minuter för att påminna sig själv om någon annan viktig aspekt av ens identitet. Det kan göra att man har lättare för att se helheten, och att sätta in feedbacken i en större kontext. Det är först då som man borde bestämma hur man ska agera på feedbacken som man har fått.
Skaffa mer information och data
Det kan vara förvirrande att inse att andra människor inte alltid ser på en på samma sätt om man ser på sig själv, särskilt om den negativa feedbacken man får beskriver en person som är raka motsatsen till ens egen självbild. Men det går inte att agera på feedback förrän man har en fullständig förståelse av vad den betyder. Speciellt när man får höra feedback som man aldrig har hört förut så är det en bra idé att fråga några andra trovärdiga källor om de också har märkt av det beteende som den negativa feedbacken påpekade. Det kan ge mer detaljerad information om ens beteende samtidigt som det kan hindra en från att göra överdriva korrigeringar av ens beteende endast baserat på en personens intryck och åsikt. Feedback är trots allt subjektiva åsikter och inte ren fakta. Det är viktigt att man frågar sådana personer som man litar på och som man vet kommer vara helt ärliga mot en. Det måste dock inte vara en person som man står särskilt nära.
Skapa ett exempel
Även när man har gjort ordentliga förbättringar i sitt beteende så finns det ingen garanti som säger att människorna runt omkring kommer att märka det. Det kan ibland nämligen vara svårare att ändra på en uppfattning av ett beteende än själva beteendet i sig. Om man lägger tid och energi på att göra de förbättringar och ändringar som baserades på den negativa feedbacken så kan det vara nedslående om ens kolleger och chefer inte ens märker det. Experter menar därför att det kan vara en bra idé att välja ut en aspekt av den mottagna negativa feedbacken som är märkbar och vars förbättring fungerar som en symbolisk handling och på så sätt visar för kollegerna hur allvarligt man tar på deras feedback.
Var inte en ensam martyr
Att ta emot negativ feedback kan kännas som en övning i isolering. Inte bara på grund av att det känns högst obekvämt i just det ögonblicket som man får feedbacken, utan också på grund av att man tenderar att undvika personer efter att de har gett en negativ feedback. Även om det kan kännas enklare att betrakta sig själv som den stackars kränkta individen så är det ett stort misstag att avskärma sig från personer som berättar sanningen för en. Studier har nämligen visat att människor som gör det tenderar att uppleva en minskad produktivitet och sämre prestationsförmåga. Istället så bör man sträva efter att försöka hålla de personerna som är ärliga mot en så nära som möjligt.
Kom ihåg att förändring endast är ett av alternativen
De flesta framgångsrika och ambitiösa människor tror antagligen att när ett visst beteende begränsar deras framgång så borde de jobba för att förändra det beteendet. Men det bästa sättet att hantera sina svagheter är inte alltid självklart eller tydligt. Ibland är den bästa responsen till negativ feedback att erkänna sina egna brister, först till sig själv och sen till andra. När man släpper taget om de saker och aspekter som man inte kan förändra så frigör man energi till att fokusera på de områden som man faktiskt kan påverka.
Omvandla negativ feedback till något positivt
Ingen tycker som sagt om att få negativ feedback. Om den negativa feedbacken dessutom levereras på ett dåligt eller bristfälligt vis så kan det i värsta fall leda till att personen som tar emot feedbacken blir sänkt och ibland kan det till och med leda till att man säger upp sig. Men negativ feedback behöver i själva verket inte alltid vara något negativt, speciellt inte om den presenteras på rätt sätt. Negativ feedback bör presenteras på ett sätt som är instruerande och fungera som en språngbräda till nästa nivå av prestation och steg i karriären. Det är helt enkelt viktigt att inse att det finns betydligt fler fördelar än nackdelar när negativ feedback och kritik levereras på ett korrekt sätt. Här följer några olika knep för att se till att mottagaren ska kunna skörda de positiva effekterna av negativ feedback.
Främja en miljö som inte är fylld med negativ feedback
En miljö och atmosfär på arbetsplatsen som är fylld med klagomål och onödig kritik kan snabbt bli kontraproduktiv och ha en negativ inverkan på företagets effektivitet. Istället bör man arbeta för att skapa en arbetsplats där både positiv och negativ feedback ges och se till att varje högkvalitativ kommentar verkligen räknas. Man ska inte bara kasta ut sina kommentarer, det är viktigt att förklara misstagen och att föreslå lösningar för hur man kan verka förebyggande i framtiden.
Sluta klä in negativ feedback i falska positiva kommentarer
Som tidigare nämnts så är den så kallade sandwich-metoden inte alltid särskilt effektiv utan kan istället ha motsatt effekt. Bland annat när den positiva feedbacken känns påhittad och den negativa feedbacken mister sin betydelse. Man bör istället fokusera på att ge konkret, hjälpsam och konstruktiv kritik så att mottagaren inte går miste om den viktiga poäng som man vill göra med sin feedback. En bra tumregel när det gäller alla former av feedback är att ärlighet alltid är det bästa alternativet.
Kritisera inte bara för att kritisera
På samma sätt som man inte ska hitta på eller linda in sin feedback så är det heller inte någon bra idé att bara säga till någon ”du gör ett dåligt jobb”. Det är vagt och innehållslöst och hjälper inte personen i fråga att förbättra sitt beteende på något sätt, vilket är målet med alla sorters feedback. All negativ och konstruktiv feedback ska alltid vara så detaljerad som möjligt så att mottagaren vet precis vad han eller hon gjorde för fel.
Negativ feedback är för enbart för mottagarens öron
Det finns inte många saker som kan kännas så demoraliserande och nedlåtande på sitt jobb som att få höra vad man är dålig på inför sina kolleger och chefer. Man bör se till att negativ feedback sparas men också att den är konfidentiell och privat. Även om ett misstag görs av en hel grupp anställda så är det ändå bäst att prata med dem var för sig och levererar den negativa feedbacken i enrum.
Man ska alltid ta sig tid till att lyssna
Att ge feedback ska inte vara en enkelriktad monolog utan är en form av dialog. En del misstag sker på grund av faktorer som ligger utanför personens kontroll och därför så bör man alltid ge människor en chans att förklara sig själva och situationen. Det är många gånger också ett viktigt steg i inlärningsprocessen både att göra sin röst hörd och att lyssna på andra människor och försöka sätta sig in i deras situationer. Då blir det också enklare att hjälpa personen i fråga att komma på lösningar för framtiden.
Slutsats
Feedback är en drivande nyckelfaktor bakom ökad prestation, personlig utveckling och en ledares effektivitet. Negativ feedback, där man tittar på vad någon har gjort dåligt och föreslår förbättringar, kan vara ett särskilt värdefullt och användbart verktyg eftersom att det ser till att övervaka prestation och framsteg som görs samtidigt som det uppmärksammar när man behöver förbättra eller förändra någonting.
Men att hantera kritiska och negativa kommentarer kan vara läskigt, obekvämt och svårt. Just därför är det viktigt att man tänker på hur man levererar och presenterar negativ feedback och på hur man bäst kan ta emot negativ feedback för att den ska kunna bli så användbar som möjligt i praktiken. Till skillnad från positiv feedback så bör negativ feedback aldrig presenteras öppet utan alltid i enrum tillsammans med den person som feedbacken gäller. Andra saker som man bör tänka på när man ger negativ feedback är att:
- Balansera mängden negativ och positiv feedback med varandra.
- Undvika sandwich-metoden.
- Vara så detaljerad som möjligt när det gäller ens kritik så väl som ens lösningar på problemet i fråga.
Medarbetare som regelbundet får feedback av sina kollegor och sina överordnade chefer och arbetsledare löper en mycket högre chans att känna sig engagerade i sina arbetsuppgifter, vilket i sin tur leder till en ökad produktivitet och effektivitet. Positiv feedback har dock en starkare inverkan än vad negativ feedback har, vilket är anledningen till att det är viktigt att ge både positiv och negativ feedback.
