Organisationsförändring: Interna & Externa förutsättningar kan ha ändrats

Saker förändras konstant, vare sig man vill det eller inte.

Ibland uppfattar man förändring när egentligen ingenting har ändrats, och ibland märker man inte ens av förändringen.

Ändå är många av oss lite rädda inför förändring, en del är skeptiska och andra mer positiva.

Organisationsförändring

Det uppfattas ibland som en svaghet att ändra sig, något som visar att man hade fel.

Men det blir vanligare med en mer positiv syn på förändring, i en värld där vi är mer rörliga på gott och ont.

I sin yrkesroll förväntas man vara pålitlig, men framförallt flexibel och agil.

I den här artikel ges exempel i vad organisationsförändring kan innebära i olika situationer.

Vad är organisationsförändring?

En organisation förändras av olika anledningar.

Det kan bero på interna beslut eller händelser, som att människor slutar och nya kollegor börjar.

Omvärlden, eller externa händelser, kan också uppmuntra eller tvinga fram en förändring i en organisation.

Det kan till exempel handla om ekonomi, teknik, klimat eller attitydförändringar.

Vad betyder förändring?

Forandring

Att förändra handlar om att något blir annorlunda än det har varit tidigare.

När man tänker på framtiden så kan man fråga sig om den kommer att vara likadan som nu eller annorlunda.

För en del människor är förändring något hoppfullt, något som innebär möljigheter och kan leda till att saker blir bättre än vad de är idag.

För andra människor är förändringen något skrämmande och hotfullt.

När man har ett jobb eller en position som man känner sig bekväm med kan förändringen kännas onödig.

Men utan förändring hade man förmodligen aldrig hamnat på den positionen.

Vad betyder organisation?

En organisation är en struktur som får ett visst samarbete att fungera.

Organisationer i sig kan se olika ut, men de syftar till att få människor att arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål, vilket kan vara en utmaning.

Hierarkisk organisation exempel

Vissa organisationer är hierarkiska eller toppstyrda.

Det betyder att besluten, även om de gäller för alla, fattas och diskuteras i en liten grupp högst upp i organisationen.

Sedan några decennier har organisationer haft en tendens att bli mer platta.

Platt organisation

En platt organisation lägger många positioner på samma nivå och det blir inte lika stor skillnad mellan de som är högst upp och de andra.

Idag strävar många företag mot att bli en agil organisation.

Det betyder att organisationen är mer rörlig och flexibel.

I en agil organisation arbetslaget eller teamet viktigt och personer i många olika positioner kan ta en ledarroll beroende på vilka interna och externa utmaningar och möjligheter som finns.

Förändringsledarskap

Förändringsledning

En organisation måste alltid vara beredd på förändring.

I en frisk och stabil organisation är förändringen inget hot utan ett naturligt tillstånd, men det behövs alltid ett ledarskap för förändring.

Utmaningen för en ledare är att skapa vilja, engagemang medvetenhet om förändring i de olika teamen.

Det är viktigt att varje person i organisationen ser att man är en del av förändringen, och att varje position behöver vara smidig och resurseffektiv.

Om andra organisationer, eller personer internt i organisationen, lyfter frågor om hälsa och miljö, kan det innebära en grundläggande förändring av en organisation som vill vara uppdaterad och attraktiv.

Det är naturligt att ett företag vill uppfattas som tidsenligt och modernt.

Här pratar man om bilden av företaget.

Anledningar till förändring

De flesta förändringar drivs på av interna och externa faktorer som kan vara ekonomiska, klimatmässiga, hälsomässiga eller visionära.

Exempelvis den ekonomiska situationen kan kräva förändring på grund av att organisationen antingen expanderar eller minskar.

En organisation som expanderar kan behöva förändras i grunden, det är inte bara att bygga på med samma som förut.

När det handlar om en tillbakagång eller minskning av organisationen är förändringen kanske mer påtaglig och drabbar tydligare de anställda.

Omvärlden förändras hela tiden och det betyder att organisationen inte bara påverkas av konkurrens och ekonomi.

Att kommunicera förändring

Kommunikationsmodeller

Att förändring är någonting som ständigt pågår är ett faktum.

Huruvida förändringen uppfattas som skrämmande eller stimulerande kan bero på hur den implementeras, men också hur den kommuniceras.

Om ett företag har skapat en bild av att vara agilt och i ständig förändring, är förmodligen de anställda mer beredda och positiva till förändring.

Den kan få motsatt effekt om organisationen bygger på konservativa grunder där strukturen sällan eller aldrig ifrågasätts eller justeras.

I det sistnämnda fallet är det sannolikt att de anställda kommer att motsätta sig förändring, oavsett om den är fördelaktig för dem på längre sikt eller inte.

Kommunikation och transparens är nyckelfaktorer

Vid en förändring är det viktigt att få med sig medarbetarna och här har kommunikation en viktig funktion.

Kommunikationen behöver vara strukturerad och väl planerad, med ett tydligt mål att få medarbetarna att se förstå och bidra till förändringen.

För att underlätta kommunikationen är transparens och tydlighet viktiga grundstenar.

När alla förstår vad som händer och vad som är på gång, blir det enklare för anställda att delta och engagera sig.

Då kan de anställda se sin roll i det hela.

När det uppfattas som ett ledningen döljer sanningen kan det skapa en situation av stress, rädsla och irritation.

Då är det vanligt att det uppstår rykten och felaktig information.

I en sådan negativ cirkel blir det svårt att avancera med förändringen på ett effektivt sätt.

Därför är det både korrekt och effektivt att lägga korten på bordet direkt.

Kommunikation är dialog

Kommunikationsprocessen 1

Även om man inte kan påverka allt, är det viktigt att vara överens om hur förändringsarbetet ska se ut.

Här är dialog och samtal grundläggande.

Samtalen kan tydliggöra för varje medarbetare hur förändringen påverkar och vad som kan göras för att skapa en positiv utveckling.

Det är viktigt att notera att även potentiella negativa följder bör diskuteras.

De här samtalen måste koordineras så att hela organisationen har en gemensam bild av vad som är på gång.

När det finns delaktighet är det enklare att känna motivation och vilja.

Delaktigheten handlar inte bara om att förstå intellektuellt, utan också känslomässigt.

Målet är att medarbetarna ska må bra under förändringen.

Det betyder inte att allt kommer att bli som alla vill.

En del medarbetare kommer att förlora sin position eller sitt team.

Här måste man stärka individen att hitta lösningar för framtiden, antingen inom eller utanför organisationen.

Oavsett hur man påverkas av förändringen är alla en viktig del av den.

Det är ett budskap som behöver kommuniceras med hjärna och hjärta.

Förmågan att kommunicera förändring

Chef eller ledare

Chefen eller ledaren har en central roll i förändringsarbetet.

Det är viktigt att varje ansvarig har rätt förutsättningar för att arbeta med sitt team eller avdelning.

Det handlar om såväl vardagliga samtal och problemlösningar som visionära planer tillsammans med gruppen.

Ledaren behöver redskap och befogenhet att inkludera alla medarbetare i processen.

Det är viktigt att ha i åtanke att förändringar vanligtvis inte sker utan motstånd – även positiva förändringar kan skrämma och uppröra.

Många har vant sig vid ett visst arbetssätt eller rutiner.

Människor är till stor del vanedjur och känner sig trygga i det som upprepas.

Därför kan reaktionerna bli starka och negativa, där oron och rädslan behöver tas på allvar.

Därför är det viktigt att en ledare har stöd i sitt arbete, så att man kan hantera oron och kritiken som uppstår.

Det handlar om att skapa trygga individer men också om att förändringen blir till det bättre.

Sammanfattning

Organisationer står i ständig förändring.

Förändringen kan bero på interna och externa förutsättningar som ändras.

Det är en uppgift för ledare och ansvariga att kommunicera förändring så att medarbetarna har den medveten och vilja som behövs.

På så sätt kan man skapa en agil organisation där flexibilitet har ett positivt värde.