Alla organisationer är någon gång under sin livslängd i behov av att utveckla verksamheten. Detta måste göras för att säkra företagets överlevnad. Om man inte hänger med i vad som sker inom organisationen och ute i världen finns risken att man missar stora brister som behöver åtgärdas.
Organisationsutveckling är enormt viktigt för en verksamhet och är det som driver den framåt. Speciellt i dagens moderna samhälle där väldigt mycket sker väldigt snabbt samt där stora och små förändringar kan vara en del av vardagen för ett företag eller en organisation.
Vad är Organisationsutveckling?
Organisationsutveckling är något varje verksamhet måste ägna sig åt kontinuerligt. Detta är enormt viktigt eftersom världen ständigt är i förändring, och då måste man hänga med om organisationen skall överleva. Organisationsutveckling innefattar en utveckling av bra processer som berör områden så som kommunikation, ledarskapsutveckling, kompetens och digitalt stöd. Det kanske inte räcker med att medarbetarna är kompetenta, det krävs att man även kan anpassa sig till hur företagets mål och ambitioner ser ut i framtiden. De åtgärder som man kan komma att behöva ta tag i för att utveckla organisationen är att utveckla nya sätt att samarbeta, utveckla nya kompetenser, etablera nya strukturer och även att ändra beteende som kommer leda till att företaget når målsättningen.
När man genomför en organisationsutveckling är det några punkter som är väsentliga och som står i centrum när man först ska sätta igång:
- Ta fram en målsättning för organisationsutvecklingen som är tydlig och som alla kan förstå.
- Ta fram individuella mål för alla medarbetare utöver de generella målen och strategierna.
- Chefen/ledaren gör uppföljning och stödjer sina medarbetare för att de ska uppnå målen.
- Ta fram individuella kompetensplaner som kan främja organisationens målsättning.
Kommunikationen
När det kommer till att rangordna de faktorer som är mest avgörande för hur en organisation fungerar är det kommunikationen som är bland de allra viktigaste och som lägger grunden för hur hela verksamheten fungerar. Just inom organisationsutveckling handlar det ofta om planerad kommunikation. Genom att hålla en öppen och tydlig dialog med de anställda ökar motivation och medarbetarskap på arbetsplatsen och genomsyrar arbetsmiljön med denna positiva trend.
När det gäller organisationsutveckling är det enormt viktigt att hela organisationen lär sig att kommunicera på ett effektivt och inkluderande sätt mellan alla avdelningar och instanser inom verksamheten. Om man upplever problem inom organisationen är kommunikationen det första man bör se över och utveckla, innan man går vidare och ser över andra områden.
Ledarskapsutveckling
Många gånger kan det stämma att en viss person är född till att leda och vara en chef, men oftast är ledarskap något som ständigt behöver uppdateras kompetensmässigt. Det är mycket att hålla reda på som chef, allt i från lönefrågor till personalfrågor och utvecklingssamtal. Många viktiga beslut måste tas samtidigt som det kan finnas mycket stress och press inblandat. En dynamisk värld innebär också nya förändringar, produkter och marknader, så en chef måste alltid hålla sig uppdaterad och vara insatt i det som sker och förändras.
Inom ledarskapsutveckling läggs stor fokus på självkännedom och att finna trygghet i sig själv. Den kooperativa förmågan, att kunna leda sig själv och sina anställda mot ett gemensamt mål är också den av stor vikt. Samtidigt måste en chef oftast kunna erbjuda en inbjudande och behaglig arbetsplats.
Det är även en bra ide att chefen kan bolla sina tankar med externa personer, helst med tystnadsplikt, för att få råd och stöd om ett yrke som kan vara väldigt ensamt många gånger. Oftast handlar det om en coach eller en mentor.
Att studera andra och andras misstag är ett annat viktigt inslag inom ledarskapsutveckling och hjälper till att tydliggöra vad som är bra att göra och vad som skall undvikas. Det finns även mycket litteratur, böcker och tidningar för att en chef enkelt ska kunna hålla sig informerad och uppdaterad om detta. Förutom detta är det viktigt att ledaren har balans i sitt liv. Det är viktigt att kunna balansera sitt arbetsliv och privatliv och att kunna separera dessa för att både ha tid för sitt företag och anställda, samt för sig själv och sin familj. För de personer som vill finns det många olika ledarskapskurser att välja på, både individuellt men även i ett team med andra personer med samma yrke och befattning.
Kompetens
Genom ledarskapsutveckling kan en ledare öka sin kompetens inom olika områden och bidra stort till organisationens utveckling. Det kan antingen handla om en nyligen tillsatt chef som behöver sätta sig in i arbetet eller så kanske företaget ska ge sig in i en ny sorts marknad med nya produkter. I och med förändring krävs det nästan alltid att man ökar sin kompetens och kunskap om man vill leda sitt företag på bästa sätt. Inte nog med att en chef bör ha tillräcklig kunskap om det företaget arbetar med, utan en chef ska även försöka verka som en förebild för sina anställda. Dels för motivationens skull dels för arbetsmoral- och arbetsmiljöns skull.
Kompetens kan även omfatta olika typer av ledarstilar, så som en demokratisk ledarstil eller en auktoritär. Det krävs även rätt kompetens för att utveckla företaget samt att följa upp och återkoppla med sina anställda. Med detta sagt är det bevisligen inte lätt att leda ett företag eller en organisation alla gånger men till sin hjälp kan en chef eller ledare välja bland en mängd olika ledarskapsutbildningar, individuell och i grupp med andra med samma befattning. Det kan handla om enstaka kurser till hela utbildningar. Det går även att anlita en coach eller mentor som finns tillgänglig vid behov eller vid kontinuerliga avstämningar.
Det är även viktigt att hela tiden erbjuda personal och ledare fortbildning och kompetensutveckling av olika slag för att se till att organisationen inte stagnerar. Det kan handla om utbildningar i nya system och digital teknik, men även om ledarskapsutbildningar för chefer och ansvariga.
Det är också viktigt att medarbetarna känner att de har möjligheten att öka sin kompetens inom företaget och att det inte finns en företagskultur som vill förhindra detta av olika anledningar.
Digitalt stöd
När det kommer till tekniska verktyg och hjälpmedel i det dagliga arbetet är det viktigt att man är uppdaterad inom organisationen. Alla medarbetare måste få förutsättningarna för att göra ett bra arbete, vilket det digitala stödet är en stor del av i dagens moderna samhälle. Här gäller det alltså att hålla koll på utvecklingen inom detta område för att kunna erbjuda sin personal det allra bästa stödet.
Det kanske finns system och verktyg inom organisationen som i dag inte fungerar efter förväntan eller som är svår att förstå sig på. Då måste man leta efter andra bättre alternativ och implementera dessa istället. Här gäller det att vara lyhörd på vad medarbetarna rapporterar och lyssna på detta. Det kan nämligen vara enormt frustrerande att arbeta med digitala lösningar som inte fungerar, och det blir mycket svårt att genomföra olika arbetsuppgifter och projekt på grund av detta, och det kan vara en riktig tidstjuv för en verksamhet när tekniken inte fungerar.
Eftersom den digitala tekniken går så fort framåt idag måste även alla företag hänga med i denna utveckling för att inte hamna efter och missa potentiella kunder eller samarbeten. Det kan vara bra att minst en gång varje år se över vilka system och applikationer det är man använder sig av och hur dessa fungerar för verksamheten.
Nulägesanalys
Första steget av en förändringsprocess kallas för en nulägesanalys och utförs för att få en välgrundad bild av organisationen samt att lokalisera de områden som behöver utvecklas och förbättras. Det kan ofta handla om individer som behöver agera annorlunda. Det gäller även att identifiera var, hur och vem som åstadkommer bäst resultat. Det kan många gånger handla om att gå utanför ramarna för att få bäst resultat. Därefter gäller det att inkludera och motivera de inblandade på ett sätt som känns uppmuntrande och ärligt och får de att känna passion för sitt fortsatta arbete inom organisationen.
Under nulägesanalysen analyseras även den nuvarande marknaden, vilka konkurrenter som existerar samt omvärlden. Hela analysen är en del av organisationens marknadsplan och genom att skriftligen visualisera organisationens uppbyggnad kan man skapa sig en bild av hur verksamheten ska se ut längre fram. Nulägesanalysen bör alltid vara en del av en organisations marknadsplan eller företagets affärsplan. Det är dock av stor vikt att utföra analysen på så ärligt och objektivt sätt som möjligt för att kunna sätta och uppnå ett realistiskt mål. För att efter nuläget fastställa det framtida önskade läget kan GAP-analysen vara ett effektivt verktyg.
SWOT-analys
Ett bra verktyg att ta till när det kommer till organisationsutveckling är en så kallad SWOT-analys, och SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats. Analysen går ut just på att identifiera dessa. Genom att utföra denna analys kan man identifiera:
- De styrkor och svagheter, hot och möjligheter som kan ha en påverkan på/för organisationen
- De material som används vid diskussions- och informationsunderlag
- De underlag som skall användas för formuleringen av organisationens kommunikationsbudskap
- Frågor från journalister samt övriga
Analysen belyser även:
- Hur organisationen ska hitta nya lösningar på problem
- Hur organisation ska optimera de positiva delarna av verksamheten och minimera de negativa
- Hur organisationen ska få större inblick inom verksamhetens olika riktningar
- Hur öka kommunikationen mellan medarbetarna och även deras förståelse
SWOT-analysen kan tillämpas inom väldigt många områden och analyserna kan skilja sig något åt men de vilar på samma grund. Det är dock viktigt att alla analyserna utförs konkret och inte generellt.
PDSA-cykel
En metod som många organisationer använder för systematiskt och kontinuerligt arbeta med små modifikationer för att utveckla samt förbättra verksamheten är PDSA-cykeln. Denna metod används som ett verktyg inom företag och organisationer inom många olika typer av verksamheter.
Metoden tillåter att organisationen eller företaget kan pröva de nya ändringarna innan man gör valet om man vill fortsätta som man gjort eller utveckla på det sätt som analysen utfärdat. PDSA-cykeln består av fyra olika faser; Planera, Göra, Studera, Agera. Den kallas för en cykel på grund av att en organisation kan gå runt och runt flera gånger genom de olika faserna. Oftast väljer man att upprepa cykeln ända tills önskat resultat är uppnått.
Planera
Den här fasen handlar om att identifiera problemet, analysera det, samt föreslå en eller flera förändringar. Man planerar här för hur processen ska komma att se ut. Om man kommer fram till att förändringar behöver ske är det bäst att implementera dessa sakta och inte för många förändringar på en gång.
Göra
Under göra fasen ska man utföra det som planerade under planera-fasen. Nu testar man i liten skala och samlar samtidigt in data för att se hur arbetat har gått och för att kunna utvärdera om det fungerar.
Studera
Under studera-fasen går man igenom all data som samlats in i den tidigare fasen och utvärderar denna. Här ska man jämföra den insamlade datan med de förväntningar man haft på förändringarna som implementerats. Man kan använda sig av olika former av diagram och modeller för att tydliggöra datan och lättare kunna läsa av den. Om man konstaterar att denna lösning är bra och fungerar, då kan man gå vidare till agera-fasen. Men om inte får man helt enkelt backa ett steg och gå tillbaka till planera-fasen.
Agera
Om de förändringar man kommit fram till i de övriga faserna fungerar och är en bättre lösning än tidigare, kommer detta att bli den nya standarden inom organisationen fram över. Men om lösningen inte fungerar är det bäst att låta den gamla lösningen ligga kvar.
Justera
Justera-fasen är den fas där man har möjlighet att fixa till små förbättringar utan att ändra på hela lösningen. Den här fasen används när man redan har kört igenom PDSA-cykeln ett antal gånger och man redan har tillräckligt med information och data. Just därför är PDSA-cykeln ett utmärkt verktyg för kontinuerlig förbättring istället för väldigt stora förändringar som kommer hastigt inpå.
Sammanfattning
Organisationsutveckling består av ledarskapsutveckling, kommunikation och kompetens och är ett väldigt viktigt inslag inom ett företag eller en organisation. I en dynamisk värld där marknader svänger och ändras är det väldigt viktigt att ett företag eller en organisation kan anpassa sig samt inneha den kompetens som krävs för att utvecklas positivt. Dessa punkter är av stor vikt gällande organisationsutveckling:
- Ta fram en målsättning för organisationsutvecklingen som är tydlig och som alla kan förstå.
- Ta fram individuella mål för alla medarbetare utöver de generella målen och strategierna.
- Chefen/ledaren gör uppföljning och stödjer sina medarbetare för att de ska uppnå målen.
- Ta fram individuella kompetensplaner som kan främja organisationens målsättning.
Kommunikationen inom organisationen är bland det viktigaste för att arbetsplatsen ska vara välmående. Inom organisationsutveckling handlar det om planerad kommunikation och består av en öppen och tydlig dialog med de anställda. Den öppna kommunikationen för med sig motivation och medarbetarskap och bidrar till en sund arbetsmiljö för organisationens anställda. Ofta när en organisation stöter på problem är orsaken en bristande kommunikation och därför är det av stor vikt att alla olika instanser har en rak och tydlig kommunikation mellan sig.
Ledarskapsutveckling är till för att en chef ska utveckla sig inom sin befattning och med detta leda sina anställda på ett bra sätt. Stor fokus läggs på självkännedom och den egna självbilden. Ledarskapsutveckling handlar även till stor del om att öka sin kompetens och att vara en förebild som motiverar och engagerar de anställda. Eftersom det är mycket press och stress som en chef utsätts för är det många gånger väldigt bra att rådfråga och bolla tankar med externa personer. Detta kan ske individuellt eller i grupp med likasinnade och bestå av kurser och utbildningar eller anlitade coach- och mentorer. En viktig punkt inom ledarskapsutveckling är bland annat att studera andras erfarenheter och misstag och applicera detta på sig själv och sitt sätt att sköta sitt arbete.
Inom ledarskapsutvecklingen är införskaffning och ökning av kompetens en viktig hörnsten. Exempelvis måste en chef vara uppdaterad och insatt i organisationens verksamhet, marknaden, andra aktörer och sina anställda. Detaljerad kunskap om produkter och varor krävs i de situationer där organisationen är aktiv. Kompetensen kan många gånger handla om ledarstilar och dess olika sätt att leda ett företag eller en organisation. Det kan då exempelvis handla om att inta en mer demokratisk ledarstil eller kanske en mer auktoritär för att ge några exempel.
Två viktiga verktyg inom ledning och hantering av organisationer är SWOT-analys och PDSA-cykeln. I den förstnämnda identifieras hot och möjligheter, styrkor och svagheter och målsättning och tillvägagångssätt etableras därefter. PDSA-cykeln består av fyra faser; Planera, Göra, Studera, Agera. PDSA-cykeln kan börja om tills önskat resultat är uppnått. Ofta är det väldigt viktigt att göra en nulägesanalysen där den befintliga situationen undersöks och konstateras, samtidigt som en framtidsplan konstrueras och vägar för att nå de önskade resultaten planeras.
En annan viktig punkt organisationsutveckling är digitalt stöd. Det gäller att verksamheten kan erbjuda det digitala stöd som krävs för att utföra arbetet. Om de tekniska verktygen är utdaterade behövs införskaffning och implementering av nya för att organisationen skall kunna utvecklas.
