Personalansvar: Lär dig mer om vad personalansvar innebär

Att veta vad din personal och dina medarbetare behöver för att må bra på en arbetsplats är A och O för en verksamhets överlevnad. När personalen inte är nöjd kommer detta att speglas i motivation och resultat.

Som ledare och chef över en verksamhet måste man ta sitt ansvar för personalen med allt vad det innebär. Om du inte själv har det ansvaret måste det finnas en eller flera andra personer i organisationen som ser till att personalen får sina rättigheter på arbetsplatsen.

I denna artikel fördjupar oss vi mer i vad personalansvar innebär.

Vad är Personalansvar?

Vad personalansvar är kan ibland vara lite otydligt. En chef på en arbetsplats har ansvar för sina anställda, för arbetet och resultaten, arbetsmiljön och hur de anställda mår. Många gånger kan arbetsgivaren och chefen vara två olika personer, men chefens personalansvar kan delas in i två kategorier;

1. Följsamhet och applicering av avtalen
2. Befattningens skyldigheter

Förutom att chefen ska följa det som beskrivs i avtalen måste en chef bland annat kunna lagen om anställningsskydd utantill, de anställdas rättighet att hantera beslut via sitt fackombud och lagar kring diskriminering och liknande frågor. Exempelvis kan det handla om

• Arbetstider
• Semestrar
• Studieledighet och
• Föräldraledighet

Inom personalansvar läggs fokus även på empati och sympati, chefen bör lära känna/förstå sin personal och exempelvis kunna stötta samt lyssna på dem under svåra tider i livet.

Regler och avtal på arbetsplatsen

Anställningsavtal hör till de vanligaste avtalen på en arbetsplats. Oavsett typ av anställning ska den som skall anställas få ett skriftligt kontrakt innan själva anställningen påbörjas. I anställningsavtalet beskrivs vad anställningen innebär och dess villkor. Om anställningen omfattas av ett kollektivavtal kan i vissa lägen tillämpning av andra villkor ske om dessa är bättre för den anställde. Det är viktigt att själva anställningsavtalet innehåller den anställdes:

• Tjänstetitel
• Lön
• Semester
• Arbetstid
• Arbetsuppgifter
• Anställningsform samt
• Ett eventuellt slutdatum

När det gäller uppsägning och avsked har en chef flera skyldigheter. Det kan många gånger vara bra att ta hjälp av en arbetsrättsjurist eller en arbetsgivarorganisation för att inte bryta mot något inom lagen om anställningsskydd. Vid både uppsägning och avsked gäller att chefen har saklig grund för sitt beslut. Det kan finnas många olika anledningar som gör att en chef väljer att säga upp eller avskeda en anställd, exempelvis personliga skäl (håller ej arbetstid, sköter ej jobb, dålig attityd eller liknande) eller så kan det exempelvis handla om arbetsbrist och har att göra med själva verksamheten och inte den anställde personligen. I många situationer har chefen förhandlingsskyldighet och måste diskutera ämnen som arbetsbrist eller omförflyttning av anställda med fackförbunden.

Andra lagar innehållandes avtal som en chef måste inkludera i sitt personalansvar är exempelvis

• Arbetstidslagen och semesterlagen
• Studieledighetslagen
• Jämställdhetslagen
• Föräldraledighetslagen
• Sjuklönelagen

Dessa lagar reglerar den anställdes olika rättigheter samt påpekar chefens (arbetsgivarens) skyldigheter.

Arbetsmiljö

Arbetsmiljö omfattar precis allt på en arbetsplats. Det kan handla om allt ifrån ljudnivån, luften, stämningen, utrustning och verktyg, till relationer och medarbetarskap samt mycket annat. Arbetsmiljölagen är en lag som reglerar arbetsmiljön och som påverkar alla oavsett ålder eller kön samt anställningsform. Då arbetsmiljölagen är en ramlag innehåller den inte så många precisa regler utan istället finns allmänna krav och grundläggande bestämmelser. Vidare uttrycker arbetsmiljölagen eftersträvan av ett systematiskt arbetsmiljöarbete på alla arbetsplatser och en sund arbetsmiljö. Lagen är även tydlig med att både anställda och ledning ska hjälpa till med inrapportering av säkerhetsrisker på arbetsplatsen. Vidare skall varje arbetsplats med minst fem anställda ha ett skyddsombud som verkar för de anställdas fackliga rättigheter samt det som rör arbetsmiljön.

För att kunna erbjuda en arbetsplats med god arbetsmiljö bör dessa olika faktorer tas med i beräkningarna:

• Att det råder bra stämning
• Bra ledning och chefer
• Nya inlärningsmoment
• Anställda som är nöjda med sina arbetsinsatser
• Tydligt uppsatta mål
• Förena fritid och arbete
• Sund inflytande
• En bra och säker fysisk miljö
• Fokus på jämställdhet och mångfald
• Stresshantering
• Låg frånvaro
• Högt i tak

En verksamhet som har brist på god arbetsmiljö känns igen ganska snabbt genom exempelvis dessa punkter:

• Buller och ljud
• Stressig arbetsplats
• Dålig luft
• Dålig stämning bland de anställda
• Smutsigt och stökigt
• Mobbning och diskriminering
• Skyddsutrustning som saknas

En anställd som vill tala med någon angående dålig arbetsmiljö på sin arbetsplats bör vända sig till sitt skyddsombud och chef, alternativt till facket eller Arbetsmiljöverket.

Olika former av ledarskap och dess påverkan på arbetsmiljön

Vilken form av ledarskap man har på arbetsplatsen har en stor inverkan på hur personalen mår. Den auktoritära ledaren fattar beslut utan att diskutera eller involvera sina anställda eller övrig personal inom ledningen. Den auktoritära ledaren uttrycker vad som skall göras samt hur och när. Företagets eller organisationens vision är inte så tillgänglig för de anställda och den auktoritära ledaren ger oftast negativ feedback och mycket sällan positiv feedback. Denna typ av ledning kan ha en negativ påverkan på medarbetarskapet och arbetsmoralen som båda är viktiga inom begreppet arbetsmiljö.

Till skillnad mot den förstnämnda ledarstilen inkluderar den demokratiska chefen eller ledaren hela sin grupp vid beslutsfattning. Denna typ av ledare uppmuntrar och uppmanar till delaktighet samt konsulterar och rådfrågar sina medarbetare rörande olika frågor och beslut. Denna typ av ledning bidrar oftast till en sund arbetsmiljö genomsyrad av medarbetarskap och motiverade medarbetare.

Laissez-faire ledaren är ännu mer passiv när det kommer till brukande av sin makt som chef. Denna typ av chef ger sina medarbetare full frihet för att planera sitt arbete, sätta upp mål och bestämma vilka verktyg som krävs för att utföra uppgiften. Denna ledarstil ger oftast ingen feedback alls utan fungerar som en hjälpande hand för sina anställda genom att bidra med information samt agera som mellanhand. Denna typ av ledning kan ibland leda till förvirring om inte de anställda har hittat sina roller och uppgifter och på det sättet kan arbetsmiljön påverkas negativt.

Den coachande ledaren ger också mycket frihet till medarbetaren och agerar mer som ett stöd och ett bollplank för tankar och idéer. Denna ledare ger dock inga färdiga svar till sina anställda utan uppmuntrar dem till att tänka själva och utnyttja sina egna egenskaper och kompetenser. Vid ett coachande ledarskap måste den anställde ta mycket ansvar själv för själva målet. Men den coachande ledaren finns med vid sidan av och uppmuntrar och bekräftar medarbetaren. Denna form av ledarskap är också ofta bra för arbetsmiljön så medarbetarna får känna att de har den kompetens de behöver inom sig, men kanske endast behöver lite uppmuntring och hjälp att vinkla tankarna i rätt bana.

Svåra samtal

Många gånger kan en chef eller ledare behöva ha ett ”svårt samtal” med en anställd, det är en del av personalansvaret som följer med en högre befattning inom en verksamhet. Samtalet präglas ofta av något som känns jobbigt att tala om, både för ledaren och för medarbetaren. Det är därför viktigt som chef att kunna föra ett sådant samtal utan att själv påverkas negativt och utan att trampa på den anställdas tår eller gå över gränsen. En del av personalansvaret är att du inte kan undvika dessa samtal om det är så att andra anställda eller organisationen i sin helhet påverkas negativt av det beteende som har lett upp till det svåra samtalet.

Exempelvis kan dessa situationer nedan leda till att svåra samtal måste hållas på en arbetsplats:

• Dåligt utfört arbete
• Negativ inställning gentemot arbetet och dålig attityd i övrigt
• Olika typer av konflikter samt konflikthantering
• Dålig hygien hos den anställde som påverkar andra i omgivningen
• Uppsägning och omplaceringar samt lönesamtal
• Återkopplingar med negativt inslag
• Kritik från medarbetare
• Anställd som inte håller sin del av en överenskommelse
• Personliga problem, exempelvis alkohol- eller drogmissbruk eller skilsmässa och dödsfall

För att som chef lättare kunna hantera svåra samtal kan dessa punkter exempelvis vara av värde:

• Den egna attityden – hur du är och vad du säger
• Var förväntansfull
• Håll dig till målet med samtalet
• Var väl förbered
• Ta ej saker personligt, försök istället att hjälpa motparten att hitta rätt inom samtalet
• Planera och avsätt bra med tid
• Förvänta dig inte att motparten ser på saken ur samma synvinkel som dig själv
• Var medveten om känslor och hur dessa kan svalla över
• Eventuellt öva med en vän eller liknande innan det svåra samtalet
• Visualisera samt öva mentalt inför samtalet

Feedback och motivation

Feedback är en oerhört viktig hörnsten inom en verksamhet på ett företag eller inom en organisation. Det är också en del av personalansvaret att aktivt ge feedback till sina anställda.

Feedback kan vara antingen positiv eller negativ. Positiv feedback består av återkoppling, beröm och uppskattning. Exempelvis kan en chef under ett samtal återkoppla till det arbete som den anställda har utfört, ge beröm för ett väl utfört arbete som höll sig inom tidsramen och samtidigt visa sin uppskattning genom att exempelvis tacka. Många gånger kan någon form av bonus vara på sin plats som ett extra förtydligande av uppskattningen.

Den negativa feedbacken kan antingen vara ren kritik eller konstruktiv kritik. Den förstnämnda rekommenderas att undvikas i de allra flesta fall. Den konstruktiva kritiken ges för att den anställde ska utvecklas, för sin egen skull och för verksamhetens. Ofta måste man använda sig av konstruktiv kritik till en individ när det finns problem som påverkar andra medarbetare eller verksamheten i sig. Anledningen till att man ger just konstruktiv kritik är att utfallet ofta blir mycket dåligt om man endast kritiserar den anställde utan förslag på hur hen kan göra bättre. En chef som är kunnig och vet hur hen ska ge den konstruktiva kritiken brukar ofta vara tydlig med hur exempelvis ett dåligt beteende påverkar arbetsplatsen, och hur den anställde kan göra istället. Sedan kommer man gemensamt fram till en överenskommelse och en handlingsplan för framtiden.

Feedback som ges bör även ges för att motivera den anställda. Många gånger kan en chef behöva ge både positiv och negativ feedback under ett samtal. En av dessa metoder kallas för Sandwich-metoden och går till på det sätt att chefen börjar med positiv feedback, sedan negativ feedback och lindar sedan in konversationen med positiv feedback. Utan motivation blir det svårt att bibehålla en sund arbetsmiljö, och av just den anledningen är feedback inom en organisation eller ett företag så otroligt viktigt och en del av personalansvaret.

Teambuilding

Teambuilding handlar om att integrera och foga samman individer på ett social och psykologiskt plan inom en grupp för att erhålla bättre samarbete och resultat. Teambuilding bör finnas inom de flesta verksamheter och oftast anlitas någon utifrån för att sköta detta. Det är dock chefen över verksamheten som måste fatta beslutet om att applicera teambuilding internt. Oftast sker teambuildingen under avslappnade former innehållandes övningar och liknande moment. Mycket handlar om att lära känna varandra inom gruppen och skapa gemenskap.

Teambuilding har således stor påverkan på arbetsmiljön. Ju mer gemenskap och samarbete som finns, ju mer medarbetarskap och motiverade medarbetare genomsyrar verksamheten. Just därför är teambuilding ett viktigt inslag inom personalansvar även om det inte är ett tvång. Däremot är det ett viktigt verktyg för att eftersträva en balanserad tillvaro för de anställda och hela verksamheten i sig.

Chefens vanligaste misstag

Det är inte alltid lätt att vara felfri i livet. Detta gäller även i arbetslivet och inom sin befattning som chef. Många gånger är chefen direkt ansvarig för både personalen, medarbetarskapet, verksamhetens resultat och arbetsmiljön inom en verksamhet. Det gäller för en chef att känna sig själv och hur hen hanterar sin roll som ledare. Dessa punkter nedan hör till de vanligaste misstagen en chef gör när det kommer till personalansvar:

• • Klarar ej förändringen mellan att vara anställd till att bli chef inom samma arbetsplats.
  • Kan ej redovisa tydliga mål eller förväntningar
  • Kan ej delegera arbetsuppgifter
  • Visar inte uppmärksamhet för de anställda och deras arbete
  • Dålig på att kommunicera
  • Bry sig inte om att avsätta tid för sina anställda
  • Satsar på kortsiktiga lösningar framför långsiktiga
  • Har ingen plan eller tidsram för dagens arbete
  • Är stökig och har ingen ordning och reda
  • Struntar i att ta en lunchrast
  • Dålig balans mellan arbetsliv och privatliv
  • Förkastar förändringar
  • Tar saker för allvarligt och personligt

Sammanfattning

Chefens skyldigheter kan sammanfattas inom begreppet personalansvar. Chefen på en verksamhet har ansvar inte bara för arbetet och resultaten utan även för de anställda och arbetsmiljön. Personalansvar delas in i två kategorier:

1. Följsamhet samt applicering av de rådande avtalen
2. Befattningens skyldigheter (de ansvar och skyldigheter en chef har)

En chef måste följa avtalen samt de lagar och regler som reglerar verksamhet och personal. Det rör sig om lagen om anställningsskydd, arbetstidslagen och semesterlagen, studieledighetslagen, jämställdhetslagen, föräldraledighetslagen och sjuklönelagen. Samtidigt måste chefen följa de riktlinjer som finns kring diskriminering och mobbing.

När det gäller anställningsavtal ska den anställde alltid erhålla ett skriftligt kontrakt där det framkommer vilken typ av anställningsform anställningen består av, arbetstider och arbetsuppgifter, arbetstitel, lön, semester samt ett eventuellt slutdatum för anställningen.

När det kommer till uppsägning och avsked är det viktigt att en chef är varsam och agerar med hänsyn till de lagar och regler som finns. Det bör alltid finnas en saklig grund till en uppsägning eller ett avsked. Det kan exempelvis röra sig om personliga skäl, det vill säga att individen i fråga inte har skött arbetet som hen borde ha gjort, inte passat tider eller haft dålig attityd och en negativ inställning. Men ibland kan det handla om arbetsbrist, det finns helt enkelt inget arbete att utföra under en viss period. I detta fall måste en chef engagera sig i omförflyttning av personal och samverka med fackförbunden om det föreligger förhandlingsskyldighet.

Arbetsmiljön inom en verksamhet är av största prioritet och omfattar allt som har med arbetet och verksamheten att göra i relation till de anställda. Det kan röra sig om för hög ljudnivå och buller, för stressigt på arbetsplatsen, dålig luft, säkerhetsbrister, dålig stämning och konflikter som gror till mycket annat. Arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen och som en ramlag består den av grundläggande bestämmelser och allmänna krav och fokuserar på ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Både anställd och ledning har skyldighet att rapportera säkerhetsbrister inom verksamheten och arbetsplatser med minst fem anställda skall även ett skyddsombud finnas tillgängligt för att representera de anställdas fackliga rättigheter och annat som rör arbetsmiljön.

Dessa faktorer är viktiga för en god arbetsmiljö:

• Att det råder bra stämning
• Bra ledning och chefer
• Nya inlärningsmoment
• Anställda som är nöjda med sina arbetsinsatser
• Tydligt uppsatta mål
• Förena fritid och arbete
• Sund inflytande
• En bra och säker fysisk miljö
• Fokus på jämställdhet och mångfald
• Stresshantering
• Låg frånvaro
• Högt i tak

En arbetsplats med bristande arbetsmiljö kan kännas igen på detta sätt:

• Buller och ljud
• Stressig arbetsplats
• Dålig luft
• Dålig stämning bland de anställda
• Smutsigt och stökigt
• Mobbning och diskriminering
• Skyddsutrustning som saknas

Olika typer av chefer och ledare har olika påverkan på arbetsmiljön. Deras val av feedback, positiv som negativ har även den en påverkan på arbetsmiljön samt om en chef inte alls engagerar sig med återkoppling och att visa tacksamhet för sina anställda. Användning av teambuilding är också viktigt för att genomsyra arbetsmiljön med gemenskap och samarbete.

Många gånger måste en chef hålla svåra samtal med sina anställda, exempelvis när:

• Dåligt utfört arbete
• Negativ inställnings gentemot arbetet och dålig attityd i övrigt
• Olika typer av konflikter samt konflikthantering
• Dålig hygien hos den anställde som påverkar andra i omgivningen
• Uppsägning och omplaceringar samt lönesamtal
• Återkopplingar med negativt inslag
• Kritik från medarbetare
• Anställd som inte håller sin del av en överenskommelse
• Personliga problem, exempelvis alkohol- eller drogmissbruk eller skilsmässa och dödsfall

Inför dessa situationer kan det vara bra att ha dessa punkter i åtanke:

• Den egna attityden – hur du är och vad du säger
• Var förväntansfull
• Håll dig till målet med samtalet
• Var väl förbered
• Ta ej saker personligt, försök istället att hjälpa motparten att hitta rätt inom samtalet
• Planera och avsätt bra med tid
• Förvänta dig inte att motparten ser på saken ur samma synvinkel som dig själv
• Var medveten om känslor och hur dessa kan svalla över
• Eventuellt öva med en vän eller liknande innan det svåra samtalet
• Visualisera samt öva mentalt inför samtalet

De allra vanligaste misstagen en chef kan göra är:

• • Klarar ej förändringen mellan att vara anställd till att bli chef inom samma arbetsplats.
  • Kan ej redovisa tydliga mål eller förväntningar
  • Kan ej delegera arbetsuppgifter
  • Visar inte uppmärksamhet för de anställda och deras arbete
  • Dålig på att kommunicera
  • Bry sig inte om att avsätta tid för sina anställda
  • Satsar på kortsiktiga lösningar framför långsiktiga
  • Har ingen plan eller tidsram för dagens arbete
  • Är stökig och har ingen ordning och reda
  • Struntar i att ta en lunchrast
  • Dålig balans mellan arbetsliv och privatliv
  • Förkastar förändringar
  • Tar saker för allvarligt och personligt