Projektomfattning är allt det arbete som ingår för att genomföra och slutföra ett projekt. Det innefattar både vad projektet består av och vad som inte inkluderas i projektet.
Med andra ord är det ett sätt att definiera själva ramverket för projektet:
vad som finns inom projektets gränsdragning och vad som är utanför.
Ändringshantering under projektet
När man påbörjar ett projekt går det inte att förutse att inga förändringar kommer ske under projektets gång, och det behöver heller inte finnas ett egenvärde i att inte vara flexibel med att göra förändringar.
Tvärtom kan det vara vanligt förekommande att ändringar görs ju längre projektet kommer i sin process, i och med att mer information kring vad som behöver göras kan tillkomma och att detta i sin tur kan leda till nya förslag. Det väsentliga är egentligen inte att undvika att göra ändringar, utan att göra det som behövs för att kunna nå projektmålen.
Om förändringar görs är det dock viktigt att se hur dessa påverkar hela projektet, till exempel i avseende budget eller leveranstider.
Förändringarna som görs behöver dessutom alltid godkännas av både de som leder projektet och av beställaren, detta är en av de viktigaste delarna när det kommer till hanteringen av projektomfattningen.
I syfte att säkerställa den ekonomiska lönsamheten inom uppdragsbeskrivningen kan man använda sig av något som kallas för ändringshantering. I uppdragsbeskrivningen definieras projektets ramverk och övergripande omfattning vilket visar på ett samband mellan de ingångsvärden, processer, utfall, resultat och mål som finns för projektet.
En vanlig orsak till att projekt inte går som det var tänkt är just att projektplaneringen inte har varit tillräckligt välgjord, vilket inneburit en otydlighet beträffande projektets omfattning. Det kan ha flera olika anledningar.
Det kan bland annat bero på att projektets olika moment och arbetsuppgifter inte har definierats tydligt nog, att parterna som var involverade i projektet inte var överens om projektomfattningen eller felaktigheter när det kommer till budgetering eller arbetsinsatser.
För att kunna uppnå projektmålen kan det till exempel innebära att fler moment behöver ingå i projektet än vad som från början hade kommits överens om eller hade blivit specificerat. Det i sin tur innebär en ny projektomfattning som leder till högre kostnader och en oplanerad expandering av projektet med fördröjd leveranstid som följd.
Projektets omfattning och projektledarens roll
Projektledaren som är ansvarig för projektet kan utgå från vissa specifika steg i sin planering av projektet. Detta är exempelvis:
• Definiera projektomfattningen: Projektform och innehåll fastställs, arbetsuppgifter planläggs, vilka resurser som behövs och finns tillgängliga undersöks, ett slutdatum för leveranstid bestäms, etc.
• Fördela ut arbetsuppgifter: Baserat på vad som behöver göras fördelas arbetsuppgifterna ut så att varje person vet vem som ska göra vad och på vilket sätt.
• Fastställa projektomfattningen: Projektomfattningen ska fastställas både av projektledaren och av beställaren. Detta är för att alla beslutsfattande parter ska vara överens om vad det är som gäller.
• Anpassa projektomfattningen: Om någonting i projektomfattning behöver regleras eller omstruktureras ska omfattningen anpassas efter det. Det kan göras både innan projektet påbörjas eller under projektets gång. Vid varje tillfälle någon betydande förändring görs som påverkar projektet som helhet kommer projektledaren och beställaren vara tvungna att bekräfta projektomfattningen på nytt.
Projektets inputs, process och outputs
Projektet består av både inputs, processer och resultat. Hit hör saker som projektomfattning, gränsdragningar, metoder, tekniska aspekter, eventuella framgångar och uttalanden gällande projektet.
Till inputs hör bland annat information och dokument som rör det mest grundläggande i projektet, såsom uppdragsbeskrivningen, överenskommelser mellan organisationen och beställaren, det övergripande målet och syftet med projektet samt dess begränsningar. De inputs som finns kan sägas bestå av själva grunden för projektet som de andra delarna utgår ifrån.
Det logiska ramverket beskriver projektets inputs, resultat, utfall och objektiv information kring projektet. Hit hör även att göra en Work Breakdown Structure (WBS) och att fördela ut arbetsuppgifter.
Historisk data kan vara vilka liknande projekt som har gjorts tidigare och vilka lärdomar som kan fås från dessa. Vad projektet har uppnått kan sedan ställas i proportion till detta.
Det kan också vara bra att få expertråd (från en såkallad sakkunnig, exempelvis teknisk sakkunnig) beträffande specifika faktorer och tekniska aspekter som är relevanta för just projektet i fråga. Utifrån detta skapas information som kan användas för att anpassa projektet, och om några förändringar har gjorts kan omfattningen uppdateras utefter detta.
Projektgruppen använder sig sedan av de ovanstående punkter för att skapa outputs i form av tre dokument som är viktiga för projektet:
1. Uttalande gällande projektomfattningen
2. WBS, Work Breakdown structure
3. Kontrollplan vid omfattningsförändringar/gränsdragningslista
Att definiera projektomfattningen
Att definiera projektomfattningen handlar om att identifiera allt som innefattas i projektet och som behöver göras för att kunna slutföra det.
Detta steg innehåller bland annat saker som:
• uppbyggnaden av projektgruppen
• Definiera beställare
• att se till så att projektet uppfyller de förväntningar som finns samt
• alla resurser som kommer användas inom projektet
Syftet med dokumentet för projektomfattningen är bland annat att skapa och bekräfta att det finns en gemensam förståelse för vad projektet innebär, både för projektmedlemmarna och för intressenterna. I projektomfattningen bör det ingå bland annat projektförklaring, en kortfattad beskrivning av det förväntade resultatet, dess fördelar och begränsningar eller hinder. Även antaganden som görs bör framgå, samt eventuella beroenden som finns till andra projekt eller externa faktorer.
Dokumentet används bland annat som ett verktyg för att kunna kommunicera om saker som rör projektet, såsom vid kontakt med intressenter eller om projektgruppen skulle ha olika uppfattning om vad som innefattas i projektet. Det kan också användas när förändringar inom projektet görs, så att alla vet vad som gäller med de nya idéerna.
Projektförklaringen syftar till att beskriva vilket problem projektet tar sig an att hitta en lösning på, och varför det finns ett behov av att projektet genomförs. Det kan bland annat röra sig om saker som att öka den ekonomiska inkomsten för en specifik målgrupp, eller vilka fördelar olika personer kan få genom projektet.
Den kortfattade beskrivningen ska bestå av en sammanfattning av de konkreta eller mätbara resultat som projektet kommer innebära. Det kan till exempel handla om hur många personer som får tillgång till förmånerna av projektet.
Projektets begränsningar eller hinder handlar om de faktorer eller omständigheter som kan försvåra saker under projektets gång. Det kan till exempel innefatta saker som de lokala förutsättningarna och de specifika lägesomständigheterna. Det kan också innebära begränsningar i budgeten eller tidsramen som beställaren har satt upp. I vissa fall kan det även handla om att saker som att arbetarna inte jobbar under högtider eller under vissa perioder under året.
Antaganden som gjorts berör ofta saker som förväntade tillstånd eller tendenser som kan påverka projektet och dess framgång. Ofta är antaganden sånt vi tar för sant trots att det inte behöver vara det. Med andra ord finns det inga bevis på att antagandena är sanna, men trots detta anses det vara rimligt att göra vissa specifika antaganden gällande sakers beskaffenhet. Det kan till exempel handla om att resurserna som behövs kommer finnas tillgängliga för att projektet ska kunna slutföras och liknande – men kan även handla om andra saker som rör exempelvis marknaden som sådan eller beroendeförhållanden av olika slag.
Beroendeförhållanden kan vara både interna och externa. Det kan bland annat handla om relationen mellan projektet och andra organisationer som samarbetar eller konkurrerar med varandra. Det kan till exempel vara leveranser, tjänster, rumslig tillgänglighet eller resurser.
Det förväntade resultatet handlar om vad som förväntas åstadkomma, och vilka premisserna är för att detta ska lyckas. Det kan både vara konkreta saker och mer abstrakta, men det är generellt bra att uttrycka sig så konkret som möjligt i denna typ av beskrivningar.
Projektets fördelar kan bestå av en mängd olika saker. Det kan både vara formella saker som hur pass väl projektet lyckades nå upp till det förväntade resultatet, om projektet levererades i tid och om budgeten efterlevts.
Men det innefattar även saker som kan vara svårare att styra över, som till exempel om resultatet som blev var önskvärt, vilka effekter som fanns och liknande. Huruvida projektet anses vara framgångsrikt definieras av intressenterna i allmänhet och beställarna i synnerhet.
Att skapa ett tydligt dokument för projektomfattningen är en av de viktigaste verktygen när det kommer till att definiera projektets ramverk, innehåll och de faktorer som påverkar det. Det bidrar till en transparens och är fördelaktig vid kommunikation kring projektet.
WBS
När projektomfattningen har fastställts är nästa steg att bryta ner det till konkreta och hanterbara bitar. Detta kan till exempel göras genom att skriva en lista på varje arbetsuppgift och -moment som kommer vara en del av projektet. Listan används sedan för att kunna se vilka resurser som kommer behövas, såsom tidsmängd, kostnader och arbetsinsatser. Den går även att använda som ett mätverktyg för att se hur långt projektet har kommit i sina processer:
• vad som har gjorts och
• vad som är kvar att göra
WBS:en är ett resultatinriktat analysverktyg och beskriver projektomfattningen på ett mer konkret plan, i avseende vad som behöver göras. Det kan ses som ett grundläggande dokument när det gäller att planera och genomföra ett projekt. I dokumentet kan saker som tidplan, budget, förändringsförfrågningar och eventuella avvikelser från grundplaneringen finnas.
Vanligtvis skapas WBS:en visuellt som en omvänd trädstruktur, vilket gör det enklare att få en helhetsbild av projektet och dess olika komponenter. Att bryta ner arbetet på det sättet är en teknik som används både för att definiera och organisera projektets omfattning som en helhet.
Strukturen är hierarkisk och de första två nivåerna av den består av olika förväntade resultat och representerar 100 procent av projektomfattningen. Varje efterföljande led i strukturen har ett mönster där det underordnade leden kollektivt representerar 100 procent av det som innefattas i deras överordnade led. En välgjord struktur fokuserar på de planerade resultaten istället för planerade händelser.
En av de viktigaste principerna när det gäller utformningen av WBS:ens struktur kallas för ”100 procentsregeln”. Regeln handlar om att 100 procent av det som har definierats i projektomfattningen är sådant som ska göras för att kunna slutföra projektet – såväl internt som externt och interimistiskt. Till detta hör även projektledningen som sådan.
Den hierarkiska strukturen delar upp uppgifterna vertikalt och går från projektets mål till primära uppgifter till sekundära uppgifter. Detta blir ett sätt att få en tydlig uppfattning om det slutliga projektschemat och vilken budget som kommer behövas för att kunna genomföra projektet. Det visar också på de olika arbetsuppgifterna som behöver göras. Förenklat kan det säga att WBS:en består av mellan tre och fyra olika nivåer:
1. Projektets mål
2. Projektets objektiv
3. Projektets aktiviteter, samt
4. Beskrivning av projektets uppgifter
Huruvida den fjärde nivån finns med eller inte beror på projektets komplexitet. I mer komplexa projekt är det ofta nödvändigt – eller åtminstone fördelaktigt – att ha med beskrivningar av uppgifterna som ska göras, medan i enklare projekt kan det ibland bli överflödigt.
Kontrollplan vid omfattningsförändringar
En viktig del när det kommer till projektomfattning är att ha en kontrollplan vid omfattningsförändringar. Denna används för att:
• specificera processen
• presentera samtliga förändringar som görs
• identifiera personerna som är ansvariga för att godkänna dessa och rollen som projektledaren har vid att fastställa tidsplanen och budgeten vid förändringarna som har gjorts
Anledningen till att kontrollplanen är viktig handlar om att det fungerar som ett verktyg för att minska risken att kryphål uppstår. Om det finns otydligheter kring de förändringar som görs kan det också leda till att gränserna för projektets omfattning förflyttas successivt, vilket kan leda till negativa konsekvenser för de parter som är involverade i projektet.
Kontrollplanen brukar innefatta följande delar:
• Ansökan om projektförändring: När man ansöker om att göra projektförändringar används ett formulär, där projektomfattningsförändringarna som har gjorts presenteras. Vanligtvis kommer ansökan från intressenter eller beställare. I ansökningen ska det finnas en motivering till varför förändringarna ska göras, vem det är som efterfrågar förändringarna samt en beskrivning av varför förändringarna behövs.
• Analys av omfattningsförändringar: Analysen görs för att få en uppfattning om hur projektförändringarna kommer påverka projektet som helhet. I vissa fall kan en förändring innebära att helt nya arbetsinsatser behövs eller att förändringen kommer påverka de andra delarna av projektet beträffande projektets varaktighet, budget eller tidsplan. I andra fall har förändringar som görs ingen, eller liten, påverkan på resten av projektet i dessa avseenden. En förändring bör aldrig göras utan att det först har gjorts en analys av vilka effekter detta kommer ha på projektet.
• Godkännande av omfattningsförändringar: För att genomföra omfattningsförändringar krävs det att det finns ett godkännande från nyckelintressenterna eller beställarna. Det de behöver godkänna är förändringarna som gjorts i budgeten eller tidsomfattningen.
Det behövs även ett godkännande från organisationen gällande förändringar som rör saker som strategier, metoder eller saker som direkt påverkar organisationen på något sätt. Utöver det behöver även dessa parter godkänna förändringar som kan påverka överenskommelser eller förväntningar som finns i projektet.
Samtliga godkännanden måste finnas innan arbetet kan påbörjas.
• Uppdaterat uttalande om projektomfattningen och projektplanen: När omfattningsförändringarna har blivit godkända måste dokumenten om projektomfattningen och projektplanen uppdateras. Detta görs genom att relevant information förs in, vilket innefattar information gällande projektplanen, tidsplanen, budgeten, uttalande om projektets omfattning, de logiska ramverken och WBS:en.
Om det finns brister eller otydligheter i det uppdaterade uttalandet kan det leda till att informationen inte når ut till alla berörda parter, och att folk av den anledningen fortsätter att utgå från den tidigare projektomfattningen och projektplanen.
• Kommunikation gällande omfattningsförändringen: När alla dokument och planer gällande projektet har uppdaterats ska projektledaren delge information till projektgruppen och intressenterna om förändringarna som gjorts. Hur mycket information och kommunikation som behövs beror på hur betydande förändringarna är för projektet.
I vissa fall kan dessa dokument uppdateras flera gånger under projektets gång. Av den anledningen är det bra om kontrollplanen är balanserad, genom att både vara öppen för ytterligare förändringar såväl som att fortsätta enligt planen.
Om processen kring att göra omfattningsförändringar är för svår kan det innebära att man undviker att göra vissa förändringar då det upplevs som omständligt, eller att förändringarna görs utan att det finns dokumenterat eller godkänt. Om processen är för enkel kan det istället leda till att många förändringsförslag godkänns utan någon djupare tanke på vilka konsekvenser det kan komma att få.
Tilldela arbetsuppgifter
När allt förarbete kring projektet har gjorts är det dags att tilldela arbetet till personerna som är ansvariga för det. Till detta hör bland annat att skapa en tidsplan för när varje aktivitet eller uppgift bör göras, samt vilka kunskaper som behövs för att kunna utföra dessa. Hit hör även WBS, projektets tidsplan och en matris över vilka resurser som behövs.
Verifiering av arbetet
Arbetsverifiering syftar till att kolla så att projektets slutprodukt överensstämmer med de specifikationer som har gjorts om projektet. Verifieringen används som ett sätt att försäkra sig om att arbetet har den kvalitet som har utlovats.
Anpassning av omfattningen
Att anpassa omfattningen syftar främst till att internalisera de förändringar som har gjorts i projektet, vilket kommer bidra till förbättringar av projektet och öka sannolikheten för dess framgång. Förändringar ska inte genomföras om de inte tillför något värde till projektet eller om de inte har blivit godkända av samtliga parter som de ska godkännas av.
