Inom de flesta verksamheter, företag och organisationer – där samarbeten av olika slag förekommer – är det vanligt att göra en SWOT analys.
Grunden för SWOT analysen är att studera den egna verksamheten och dess styrkor och svagheter, samt eventuella möjligheter och hot som kan finnas i specifika situationer.
Det finns flera olika metoder för hur du bäst genomför en SWOT-analys, och i den här artikeln kommer vi gå igenom allt du behöver veta om SWOT-analysen.
Ladda ner Gratis: SWOT Analys Mall
Swot Analys mall (word) | (pdf) | (powerpoint)
Vad är en SWOT-analys?
SWOT är en sammanslagning av de engelska orden
• Strengths
• Weaknesses
• Opportunities
• Threats
(Swot analys på svenska: styrkor, svagheter, möjligheter och hot)
Detta är själva kärnan i analysmetoden. SWOT-analysen används för att definiera vad dessa fyra delar består av, och hur en verksamhet ska fortskrida utifrån dessa faktorer. SWOT-analyser kan vara ett kraftfullt verktyg både när det gäller att planera och utvärdera såväl projekt som den egna verksamheten.
SWOT-analysen kan bland annat användas:
1. För att hitta nya lösningar på problem som uppstår inom verksamheten eller projektet
2. För att optimera de positiva delarna av verksamheten och minimera de negativa
3. För att få större inblick i hur olika riktningar inom projektet påverkar dess effektivitet eller annat som strävas efter
4. Som ett sätt för att öka kommunikationen mellan medarbetarna eller
5. För att få en ökad förståelse för verksamhetens roll ur ett större perspektiv
I vilka typer av verksamheter lämpar sig SWOT-analyser?
Det går att tillämpa analysen både på ett helt företag eller inom en organisation, men det fungerar lika bra att använda den på en specifik avdelning eller för ett specifikt projekt. När analysen används i större sammanhang är det främst för att se huruvida företaget ligger i linje med sina förväntade målsättningar. Den kan också användas för att undersöka hur framgångsrikt ett särskilt projekt har varit, till exempel en marknadsföringskampanj. SWOT-analysen kan utformas på lite olika sätt beroende på vilken verksamhet det handlar om, men kärnan i den är alltid densamma.
Var Konkret, istället för Generell
Oavsett var SWOT-analysen används är det viktigt att komma ihåg att formuleringarna som görs av styrkorna, svagheterna, möjligheterna och hoten ska vara så konkreta som möjligt, och allra helst ge exempel utifrån verkliga situationer – istället för generaliseringar. Detta gör så att det framgår tydligare vad olika personer egentligen syftar på, och gör så att alla som är med och gör SWOT-analysen kan utgå från samma referensram. Det blir också en metod för att se vilka uppfattningar som finns i gruppen, till exempel om folk är överens eller har uppfattat saker på olika sätt.
Vilka olika element består en SWOT-analys av?
De fyra faktorerna som SWOT står för, som tidigare nämnts, är: styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Mer specifikt kan de förklaras på nedanstående sätt:
Styrkor
Till styrkorna hör sådant som den egna verksamheten gör bra. Det kan röra sig om såväl materiella som immateriella saker. Det materiella kan exempelvis vara hur produktionen sker, hur företaget kännetecknas och vad som produceras. Det immateriella kan vara saker som hur medarbetarna samarbetar, hur socialt och tekniskt skickliga individerna är och hur bra kollegorna trivs i arbetsmiljön.
Styrkorna kan vara sånt som frånskiljer just ert företag från andras, till exempel resurser, kunskaper, skicklighet, intellektuell förmåga, kapital, verktyg och teknologier.
Svagheter
När styrkorna har identifierade är nästa steg att gå igenom svagheterna, och vad som håller företaget eller projektet tillbaka. Det kan både vara utmaningar som finns inom organisationen, såsom personalbrist, men också finansiella eller resursmässiga begränsningar. Det kan också vara företagets relation till andra företag, kollegornas relation till varandra och liknande.
Svagheterna kan vara brister i det egna företaget, saker som andra företag gör bättre, begränsade resurser och otydlig eller bristfällig riktning i försäljningen eller marknadsföringen.
Möjligheter
Därefter är det dags att kolla vilka möjligheter som finns. Det kan både handla om att förbättra det som redan är bra, optimera det som är sämre och att komma med nya potentiella idéer om hur projektet, samarbetet eller företaget kan förbättras i olika avseenden. Det kan till exempel vara att öka försäljningen eller att utöka företagets syfte och roll. Det är dock vanligt att det handlar om situationer som möjliggör olika möjligheter för verksamheten.
Möjligheterna kan till exempel vara att det finns en växande efterfrågan på produkterna eller tjänsterna som företaget erbjuder, att media får upp ett positivt intresse för er så att vetskapen om er verksamhet sprids, att det finns en större marknad för produkterna eller tjänsterna än ni tidigare vetat om eller att det finns få konkurrenter i området vilket gör att folk primärt vänder sig till er.
Hot
Den sista delen i en SWOT-analys består av att kartlägga hoten som kan finnas. Det kan både vara hot som drabbar företaget som sådant, men även dess eventuella framgång inom vissa specifika projekt. Det kan också vara sånt som går att påverka, men även om yttre faktorer som inte går att påverka.
Hoten kan till exempel vara att nya företag inom samma bransch startar och påverkar utbudet av produkten eller tjänsten som ni också erbjuder, lagförändringar som påverkar hur ni kan bedriva er verksamhet, ekonomiska risker och andra saker som kan ha eventuell negativ inverkan på företaget eller projektet.
Interna och externa faktorer
De fyra olika elementen som SWOT-analysen består av kan förstås som interna och externa faktorer. Om man hårdrar det kan styrkorna och svagheterna ses som interna faktorer, medan möjligheterna och hoten ofta kopplas samman med yttre faktorer på olika sätt. I realiteten handlar det snarare om en flytande skala där det finns inslag av både interna och externa faktorer, fast i olika utsträckning och på olika sätt.
Interna faktorer – saker du kan påverka
Det som kan räknas som internt – och är anledningen till att både styrkorna och svagheterna räknas som interna faktorer – är att det ofta berör hur organisationen fungerar rent praktiskt, de beslut som fattas inom den och hur samarbetet mellan personalen fungerar. Samtidigt är organisationen alltid underordnad externa faktorer, såsom lagar och regler kring hur organisationer och verksamheter ska drivas och fungera. De interna faktorerna kan helt enkelt sägas beröra de faktorer du kan påverka, inom ramen för verksamheten.
Externa faktorer – saker du inte kan påverka
Externa faktorer är det som betraktas som sånt som du inte kan påverka. Det kan till exempel vara att ett annat konkurrerande företag finns eller startar, eller att lagarna kring verksamheten förändras vilket gör att er verksamhet behöver genomföra vissa förändringar för att vara i linje med dessa beslut.
IE-matris
När faktorerna analyseras utifrån interna och externa roller kan det kallas för att göra ”IE-matriser”, vilket helt enkelt står för ”interna och externa matriser”. I IE-matriser kan man se hur interna och externa positiva och negativa aspekter överlappar och samverkar med varandra. Det handlar främst om att kunna se vilka alternativ som finns, genom att reflektera över olika möjligheter och handlingssätt.
Rent konkret kan det handla om
• att fundera på hur styrkorna kan användas för att maximera möjligheterna som finns;
• att fundera på hur svagheterna kan reduceras utifrån möjligheterna som finns tillgängliga;
• att fundera på hur styrkorna kan användas för att minska hoten som har lokaliserats och
• att fundera över hur svagheterna kan minskas för att på så sätt undvika hoten.
Det behöver inte vara någonting grundläggande att kategorisera faktorerna på dessa sätt, däremot kan det i vissa fall underlätta när man till exempel ska utvärdera vilken grad av inflytande och kontroll man har av olika delar av projektet, ett problem som uppstår eller en potentiell möjlighet som finns.
Hur genomför man en SWOT-analys?
Det finns flera olika sätt att göra en SWOT analys på, avseende användningsområde, struktur och innehåll. En sak som kan vara enkelt att börja med är dock att ställa olika frågor kring de fyra olika faktorer som SWOT står för. Frågorna som ställs ska vara kopplade med de enskilda elementen, och kan rikta sig både till interna och externa funktioner. Svaren på frågorna används sedan som en riktlinje för att förstå företagets roll och funktion, både internt och externt.
Vilka av dessa frågor som är lättare och svårare att svara på kan variera från fall till fall, bland annat beroende på
• hur länge företaget har funnits,
• hur känt företaget är och
• hur mycket respons som har fåtts från kunder i form av recensioner och dylikt.
Hur lång tid det tar att besvara alla frågeställningar – eller andra frågeställningar ni själva kommer på som är relevanta – finns inget svar på, utan det varierar.
I vissa fall kan det också vara svårt att ge definitiva svar på hur saker ”är”, och då utgår vissa istället från antaganden som görs. Det är dock viktigt att ha i åtanke att det i dessa fall är just antaganden och inget allmängiltigt.
Identifiera externa faktorer
När man ska identifiera de externa faktorerna kan det vara viktigare att ha reell data att basera sina slutsatser på. Anledningen till detta är för att det handlar om saker som ofta ligger bortom det du kan påverka, och därav fungerar på ett lite annorlunda sätt. Det kan till exempel röra sig om att genomföra mer djupgående undersökningar av sina konkurrenter, deras verksamheter och kundkrets – eller att studera olika trender som finns inom den ekonomiska och affärsmässiga sfären generellt. Allt detta är saker som kan påverka ditt företag på olika sätt, vilket gör att det kan vara bra att ha vetskap om det.
Är de interna eller externa faktorer?
I vissa fall kan det visa sig att vad man förut tänkt varit externa faktorer egentligen kan betraktas som interna faktorer, och vice versa, vilket kanske gör det extra viktigt att ha förståelse för hur de olika faktorerna faktiskt fungerar.
SWOT – identifiera Styrkor
Några frågor som kan ställas för att identifiera företagets eller projektets styrkor kan exempelvis vara:
• Vad brukar företagets kunder uppskatta med företaget, dess produkter eller tjänster?
• Vad skiljer ert företag från andra inom samma bransch? Vad gör ni bättre och på vilket sätt?
• Vilka positiva saker har ert företag gjort sig kända för?
• Vad är anledningarna till att kunderna återkommer eller rekommenderar er till andra?
• Vilka relevanta resurser har ni till ert förfogande, och på vilket sätt kan de nyttjas?
SWOT – identifiera Svagheter
Samma frågor kan, med lite modifikation, ställas även för att kunna identifiera företagets eller projektets svagheter:
• Vilken kritik har kunder gett företaget, dess produkter och tjänster?
• Vad är de främsta anledningarna till att kunder inte återkommer eller är missnöjda?
• Vad kan företaget göra för att förbättras?
• Vilka negativa saker har ert företag gjort sig kända för?
• Vilka relevanta resurser saknar ni?
SWOT – identifiera Möjligheter
Exempel på frågor som kan ställas kring eventuella möjligheter är följande:
• Vad kan företaget göra för att förbättra sin kundsamverkan, såsom kundservice, försäljning och liknande?
• Vilken slags marknadsföring lämpar sig bäst för den tänka målgruppen?
• Kan resurserna fördelas annorlunda eller mer effektivt? I såna fall: hur?
• Går det att använda budgeten och verktygen på något annat sätt som gör att de används maximalt?
• Genom vilka kanaler når ni kunderna, och är det någon av dessa som har haft större positiv inverkan än ni hade föreställt er?
SWOT – identifiera Hot
Frågor som kan ställas kring hoten hör ofta samman med ovanstående frågor, fast ur dess andra dimension:
• Vilka konkurrenter finns? På vilket sätt utgör de ett hot?
• Hur stor är sannolikheten att lagförändringar kommer göras som påverkar verksamheten?
• Hur ser marknaden ut för just era varor och tjänster?
• Hur ser det ut med personalen, och hur är utbudet på potentiell personal att anställa?
• Finns det någonting som hindrar företaget från att förändras på sätt som anses vara önskvärt för det?
Att använda SWOT-analys i företag och affärssammanhang
Det kan vara fördelaktigt att använda sig av en SWOT-analys i företag och affärssammanhang av olika slag. Det kan till exempel vara att man får en bättre uppfattning om vad det faktiskt är som underbygger dessa, och på så sätt göra det möjligt att förbättra verksamheten både individuellt och på en kollektiv nivå.
SWOT individuellt
Individuellt kan det handla om att man får en ökad förståelse för, och insyn i, vilka förmågor och egenskaper som behövs i det specifika sammanhanget. På så sätt skapas en möjlighet för en att förbättra sin karriär och låta ens kunskaper komma till nytta. Detta kan vara svårt att veta själv, och av den anledningen kan det vara konstruktivt att få reda på det genom att personalen pratar om företagets starka och svaga punkter.
SWOT kollektivt
Kollektivt handlar det helt enkelt om hur den samlade individuella arbetskraften uttrycks och hur det påverkar företaget i olika riktningar. Om varje person inom företaget når sin fulla potential kommer det med stor sannolikhet också gynna företaget eller affärssammanhangen som sådana. Det kan till exempel handla om att företagets riktning blir tydligare, att dess marknadsmässiga hållbarhet ökar och att verksamheten inte blir lika sårbar.
Inifrån- och utifrånperspektiv
Att använda sig av SWOT i dessa sammanhang kan också innebära att man kan betrakta sin verksamhet både från ett inifrån- och utifrånperspektiv. Det handlar både om att kolla på företaget i sig själv, men också på företaget i relation till andra företag.
• Hur är företaget beskaffat?
• Vad är själva kärnan i det?
• Vad gör företaget framgångsrikt?
• Vilken lärdom kan fås från andra företag inom samma bransch, vad har de gjort bra och mindre bra?
• Vilken lärdom kan dras utifrån företagets egna tidigare erfarenheter, vad har gjorts bra och mindre bra – och under vilka premisser gjordes detta?
Det finns egentligen inget specifikt sätt som SWOT-analysen ”ska” användas på, utan dess tillämpning är helt upp till den egna verksamheten. Inom vissa företag används det som en rolig grej under exempelvis en kick-off inför att skapa en mer formell strategi, och andra använder det som ett genuint verktyg för att analysera verksamheten. Det kan med andra ord tillskrivas olika roller beroende på sammanhang och verksamhet.
Att använda SWOT-analys inom projektledning och marknadsföring
SWOT-analysen kan även användas inom projektledning och marknadsföring. I dessa fall kan det ofta innebära ett mer seriöst förhållningssätt till analysmetoden – men det behöver så klart inte göra det. Om man däremot ämnar använda analysen som ett konkret och användbart verktyg kan det vara bra att ha några saker i åtanke.
Konkreta och precisa
Det kan till exempel handla om att formuleringarna som görs ska vara så konkreta och precisa som möjligt, vilket också innebär att abstraktioner och diffusa eller klyschiga uttryck bör undvikas. Det som skrivs ska kunna vara mätbart och ha förankring i verkliga händelser, företeelser och situationer.
Rangordna
När de olika faktorerna har skrivits ner kan vissa tycka det är hjälpsamt att rangordna dem, för att på så sätt kunna prioritera dem efter hur relevanta eller viktiga de är. Om detta görs kan det vara bra att tänka på hur detta kommer påverka utfallet och slutresultatet.
En annan sak att ha i åtanke när SWOT-analysen används inom specifika projekt eller sammanhang är att komma ihåg att det är just detta som åsyftas – och inte hela företaget eller organisationen som sådan. Vissa kan tycka det är bra att kombinera SWOT med andra verktyg såsom USP-analys och kärnkompetensanalys, då det ger en övergripande uppfattning om situationen. Men det finns så klart andra verktyg att kombinera med också, och vissa använder sig enbart av SWOT-analysen. Det är upp till den egna verksamheten att besluta om vad som passar bäst för just dem.
Frågor & Svar
Vad är en SWOT Analys?
En SWOT Analys är en metod för att fastställa dina Strengths Weaknesses Opportuinties och Threats. SWOT-analysen kan tillämpas på hela organisationen, eller individuella projekt inom en enskild avdelning
Vad är fördelarna med en SWOT Analys?
SWOT-Analysen är en enkel men användbar metod för att analysera din organisations Styrkor och Svagheter, samt Möjligheter och Hot. Det hjälper dig att fokusera på era styrkor, minimera hot och tillvarata de största möjliga möjligheterna för din organisation.
Vad skriver jag i en SWOT Analys?
SWOT-analysen står för Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot. Styrkor och Svagheter är interna faktorer medans Möjligheter och Hot är externa faktorer. Ett SWOT-diagram analyserar ett projekts eller företags genom att fokusera på var och en av dessa faktorer.
