Förändringsledning: Metod när företag implementerar förändringar

Affärsvärlden förändras idag med snabb takt.

Teknologin utvecklas ständigt, kundtrenderna växlar, nya regleringar träder i kraft på en regelbunden basis och därtill måste företagen hantera globala och lokala kriser.

De företag som inte kan anpassa sig eller ta tillfällen i akt för att växa när dessa presenterar sig löper hög risk att bli utkonkurrerade av de mer agila konkurrenterna och i värsta fall försvinna från marknaden.

Därför bör alla företags främsta prioritet vara att förbereda sig för förändring, eftersom det är något som med säkerhet kommer drabba de allra flesta.

När ett företag arbetar med förändring kallas det för förändringsledning, det vill säga att visa vägen för företagets förändringsarbete.

Förändringsledning är en systematisk arbetsprocess som innebär att man hanterar en övergång eller en transformation av ett företags målsättningar, kärnvärderingar, processer, struktur eller teknologier.

Syftet med de flesta initiativen inom förändringsledning är att framgångsrikt implementera strategier och metoder för effektiv förändring och att hjälpa människor (ofta de anställda) att acceptera och anpassa sig till förändringen.

Det är viktigt att ett tydligt ledarskap är en del av förändringsprocesserna, och att man ser till att förändringens resultat verkligen implementeras i praktiken efteråt.

Utan det tydliga ledarskapet riskerar även de allra mest välbehövliga förändringarna att misslyckas och resultera i ett slöseri av både tid och pengar.

Den här texten tittar närmre på förändringsledning, varför förändring kan vara svårt, förändringsmodeller man kan använda sig av, samt utmaningar man ofta ställs inför när man försöker förändra ett företag.

Vad är förändringsledning?

Förändringsledning definieras som de metoder och sätt som används när ett företag beskriver och implementerar förändringar, både när det gäller interna och externa processer. Det inkluderar arbetet med att förbereda och stötta de anställa, att etablera de nödvändiga stegen för förändring samt att övervaka företagets verksamhet och aktiviteter både innan och efter själva förändringen är implementerad. Det gör man för att säkerställa att förändringen fick en lyckad utgång. En storskalig typ av förändring kan ofta kännas utmanande, för chefer såväl som de anställda. Det kräver ofta samarbete över flera organisatoriska nivåer och kan också inkludera flera olika avdelningar inom en organisation. Att utveckla ett strukturerat tillvägagångssätt för förändring är avgörande för att se till så att en smidig övergång sker samtidigt som eventuella störningar förhindras.

Nä förändringsarbete misslyckas gör det ofta det på grund av den mänskliga faktorn. Framför allt brukar det ha att göra med att de som står bakom initiativet till förändring inte tar hänsyn till de naturliga reaktioner som de flesta människor tenderar att visa upp när de blir störda i sina vanor och rutiner. Effektiv och lyhörd kommunikation är en av de viktigaste faktorerna för att skapa framgångsrik förändringsledning. Alla individer som är inblandade i eller som kan bli påverkade av förändringen måste på förhand få en chans att förstå processen och transformationen steg för steg, samt se de resultat man når allt eftersom.

När behövs förändringsledning?

Med all den förändring som sker hela tiden inom affärsvärlden så har förändringsledning bivit ett av de viktigaste prioriteringsområdena inom de flesta företag. Några av de vanligaste situationer när förändringsledning är nödvändigt för att kunna implementera förändring inom en organisation inkluderar följande:

Implementering av ny teknologi
Sammanslagningar och uppköp av företag
Nytt ledarskap inom ett företag
Ny organisationsstruktur
Vid olika typer av kriser

Svårt att acceptera förändring

Forskning har visat att knappt 40 % av anställda tycker om eller kan tänka sig att lämna sin komfortzon. När den här typen av människor ställs inför en förändring har de ofta inställningen att det känns spännande med något nytt. De positiva tolkningarna av förändring resulterar i sin tur i positiva känslomässiga reaktioner så som glädje och nöjdhet, vilket i sin tur tenderar att leda till en högre produktivitet på jobbet. De andra 60 % känner dock ofta raka motsatsen, nämligen känslor av rädsla och obehag, när de ställs inför samma situation. Ofta grundar sig deras känslor i en rädsla för det okända, till exempel att de ska förlora jobbet eller att förändringen kommer påverka deras karriär eller arbetsuppgifter på ett negativt sätt.

När människor känner rädsla för det okända så utgör de känslorna ett motstånd till förändring. Källan till motståndet är ofta individer eller grupper av anställda, men kan också utgöras av system eller processer som är föråldrade eller på något sätt inte klarar av att leva upp till de förväntningar och krav som dagens affärsvärld ställer på dem.

För att bemöta de anställdas rädsla för det okända och hantera motståndet till förändring så är det viktigt att man tar ett steg i taget. I början är det viktigt att skapa en gemensam förståelse för att en förändring är nödvändig, det vill säga skapa ett gemensamt behov. Det är också viktigt att man skapar och delar den idé av vad förändringen kommer leda till med de anställda, och på så sätt börjar forma en vision för framtiden tillsammans. Under förändringsarbetets gång måste det finnas sätt för att följa och mäta förändringens utveckling, och man måste se till så att det finns tillräckligt med resurser tillägnat förändringsledningen. Man ska helst utse en person eller ett team som är ansvarigt för att kontrollera att förändringsarbetet når sitt mål. Ofta är det samma personer som är ansvariga för förändringsledningen. Från början till slut måste förändringen backas upp av företagets ledarskap och chefer.

Så går förändringsledning till

Hur förändringsledning går till skiljer sig åt mellan olika typer av organisationer, och också beroende på vilken typ av förändring det gäller och hur behovet ser ut. För att underlätta företagets förändringsledning kan man använda sig av en så kallad förändringsmodell, några av vilka beskrivs i avsnittet undertill. Här följer en kortare beskrivning av en generell förändringsprocess:

Definiera förändringen som behöver äga rum så tydligt som möjligt, samt skälen till förändringen.
Utse ett team som är ansvarigt för förändringsarbetet. Det här teamet sköter förändringsledningen.
Sök uppbackning hos management och chefer för att säkra deras stöd och engagemang för förändringen. Det är viktigt att deras stöd för förändringen är synligt för företagets anställda.
Utveckla en plan för förändringsarbetet.
Implementera förändringen, gärna i flera mindre steg om det är möjligt.
Samla in och analysera den mätbara datan under förändringsarbetets gång.
Modifiera och anpassa planen vid behov och gå tillbaka till steg 5 för implementering.
Utvärdera förändringen.

Förändringsmodeller

Det finns numera en stor mängd förändringsmodeller att ta till hjälp under företagets förändringsledning. Här beskrivs de tre vanligaste modellerna Kotters teori för förändringsledning, ADKAR-modellen och Lewins modell för förändringsledning.

Kotters teori för förändringsledning

Den här förändringsmodellen är en av de populäraste och mest använda modellerna runt om i världen idag. Den är uppdelad i åtta stycken faser, där var och en av de åtta faserna fokuserar på en nyckelprincip i taget som associeras med människors svar och reaktion på förändring.

En växande känsla av brådska: Den här fasen handlar om att skapa en känsla av brådska hos de anställda, eller de människor som berörs av förändringen i fråga, för att på så sätt motivera dem till att fortsätta arbeta framåt i riktning mot förändringens målsättningar.
Sätt ihop ett team: Identifiera de rätta individerna för förändringsarbetet genom att välja ut de personerna som har de relevanta expertiserna, kunskaperna och ett starkt engagemang.
Finslipa visionen: När man formar visionen är det viktigt att man också inkluderar kreativitet, de känslor som associeras med förändringen samt målsättningarna.
Kommunicera: Det är viktigt att kontinuerligt och regelbundet kommunicera förändringsarbetet och dess konsekvenser till berörda individer och parter.
Sätt arbetet i rörelse: Leta efter stöd, eliminera blockeringar och motstånd och implementera feedback på ett konstruktivt sätt.
Fokusera på de kortsiktiga målen: Sätt upp mindre och kortsiktiga mål som är enkla att uppnå. Det är ett bra sätt att uppmärksamma framsteg utan att skapa för mycket press.
Ge inte upp: Var konsekvent i förändringsledningen, även när det känns svårt och tungt.
Implementera förändringen: Gör förändringen till en viktig del av organisationen och arbetsplatsen.

ADKAR-modellen

ADKAR är en målfokuserad förändringsmodell. På så sätt gör modellen det möjligt för förändringsledningen att fokusera på aktiviteter som på ett direkt sätt är relaterade till företagets övergripande mål. Modellen kan användas av förändringsledare för att ta reda på vilka utmaningar som en förändring innebär, så att rätt och effektiv utbildning och stöd kan erbjudas till de anställda.

ADKAR är ett engelskt akronym som står för:

Awareness (medvetenhet): En medvetenhet om behovet av och kraven för förändring
Desire (önskan): En önskan om att skapa förändring och att vara en del av förändringen
Knowledge (kunskap): En kunskap om hur förändringen kan ske
Ability (förmåga): En förmåga att kunna implementera förändringen
Reinforcement (förstärkning): Att säkerställa att förändringen kvarstår och förstärka den senare vid behov.

Lewins modell för förändringsledning

Lewins förändringsmodell är en av de populäraste, mest accepterade och effektivaste modellerna. Den gör det möjligt för företag att förstå organisatorisk och strukturell förändring. Modellen består av tre stycken steg vilka är unfreeze, change och refreeze (det vill säga tina upp, förändra och frys igen):

Tina upp: Det första steget i förändringsprocessen handlar om att förbereda för själva förändringen. I det här steget måste de anställda förberedas och informeras om varför en förändring är nödvändig. Då en majoritet av människor som sagt tenderar att vara negativt inställda till förändring överlag, så hjälper den här förberedande fasen till med att bryta upp ett företags status quo.
Förändra: I det här steget sker själva förändringen. Ett bra ledarskap och effektiv kommunikation till de anställda är avgörande faktorer i det här steget.
Frysa: I det sista steget har förändringen blivit allmänt accepterad bland de berörda människorna. Vid den här punkten börjar de anställda att gå tillbaka till sitt vanliga tempo och rutiner. I slutet av förändringsprocessen är det viktigt att ledarna säkerställer att förändringen blir antagen och använd även efter att man har uppnått målsättningarna för förändringsarbetet.

Utmaningar med förändringsledning

Förändringar är som sagt inte alltid något som uppfattas som något positivt och ofta är många anställda motståndskraftiga till en förändring inom deras företag. Därför handlar förändringsledning till stor del just om att få de anställda ombord förändringsplanerna och att se till att de nya rutinerna, strukturerna eller beteenden verkligen inkorporeras på arbetsplatsen. Här listas några av de allra vanligaste utmaningarna som man tenderar att stöta på i förändringsledning.

Att definiera målen i tid

De flesta sorters förändringar blir implementerade med ett mål om att förbättra företagets processer, produkter, tjänster eller organisationskultur. Att vara allt för bred i sin målformulering kommer göra förändringsledningen svår och istället är det viktigt att man är så tydlig som möjligt när man identifierar målen och milstolparna för arbetet. Några av de vanligaste målsättningarna för förändringsarbetet inkluderar:

Att bygga en organisationskultur kring kreativitet och innovation
Förändra eller uppdatera ett företags rutiner och policies
Implementera nya teknologier och metoder
Etablera nya program för incitament
Implementera nya initiativ för kunskapsutbyte
Rikta arbetet mot nya målkunder

Dåligt ledarskap och brist på anpassning

Ledarskapet inom ett företag har en stor inverkan på nivån av de anställdas engagemang. Om inte ens ledarna är övertygade om fördelarna med en förändring kommer det bli väldigt svårt att övertyga de anställda och att implementera förändringen. Dåligt eller otydligt ledarskap är en av de främsta anledningarna till att organisatoriska förändringsinitiativ misslyckas. Samtidigt har duktiga ledare en förmåga att engagera en hel arbetsplats och få de anställda till att välkomna en förändring.

Identifiera vilka resurser som behövs för att lyckas med en förändring

Innan man börjar förändringsprocessen är det viktigt för framgången av förändringen att först identifiera de resurser och individer som kommer att underlätta processen och leda förändringen. Det kan dock vara svårt att identifiera dessa resurser och att sätta budgeten innan processen börjar.

Att få alla ombord planerna

Att se till att ha alla ombord och informerade före och under genomförandet av förändringsprocessen kan ibland utgöra en utmaning. Detta gäller särskilt för de större företaget som har många olika kontor och avdelningar över hela världen. Då behöver kommunikation mellan länder, kontor och avdelningar bli en prioritet.

Brist på ett agilt ledarskap och långsam godkännandeprocess

Företag som inte är särskilt agila brukar kämpa med att implementera en förändring. En långsam process för att godkänna förändringen kan försena hela arbetet och implementeringen. I sådana lägen är det extra viktigt att se till att alla berörda parter är både ombord och välinformerade så att processen kan flyta på och förändringen bli implementerad i tid.

Rädsla och konflikter

Den rädsla som förändring ofta kan skapa hos de anställda kan göra så att de anställda tar ut sin frustration på varandra. Då är det ledarnas ansvar att reda ut meningsskiljaktigheter och lösa konflikterna som uppstår. En aktiv ledare bör alltid vara redo att dyka djupare ner i ett problem som uppstått för att reda ut det, samtidigt som förändringsarbetet fortskrider.

Dålig kommunikation på arbetsplatsen

Tydlig kommunikation och öppna kommunikationskanaler är avgörande för lyckad förändringsledning och priset man kan behöva betala för dålig kommunikation kan bli högt. De flesta arbetsgivare som har ett framgångsrikt team för förändringsarbetet brukar uttrycka ett behov av konstant kommunikation under processen.

Att uppdatera alla

För att det ska bli enklare att uppdatera samtliga anställda bör förändringar alltid dokumenteras och dessa dokument ska sedan förvaras så att de är lättillgängliga och kan delas med de anställda vid behov. Det är en bra idé att utse en central plats där alla viktiga dokument och information förvaras, på så sätt blir efterarbetet av förändringen mera effektivt. I genomsnitt spenderar en anställd omkring 2,5 timmar varje dag med att leta efter information. När det kommer till förändringsledning, såväl som inom ett företag generellt, så kan det kännas väldigt frustrerande och avskräckande för de anställda.

Hur man kommunicerar förändringsledningen under en kris

När det kommer till förändringsledning spelar som sagt kommunikationen av nyckelroll, och ju mer komplex situation man befinner sig i desto mer stämmer det. När olika typer av kriser sker måste företagen hitta effektiva sätt att kommunicera plötsliga förändringar på så att de anställda kan förstå de nya strategierna och anpassa sitt arbete därefter. När förändringsledning sker under en krissituation är det viktigt att man:

Förklarar för de anställda de förändringar man implementerar samt de olika stegen som förändringsplanen innehåller
Redogör för skälen till varför man behöver implementera just de här förändringarna och vilken påverkan det kan ha på de anställda
Uppmuntrar och motiverar de anställda till att ställa de frågor de kan tänkas ha och viktigast av allt att man gör sitt bästa för att besvara deras frågor. På så sätt kan man bygga upp förtroendet som de anställda känner för ledningen och företaget.

Slutsats

Förändringsledning är ett strukturerat tillvägagångssätt för att skapa, vägleda och implementera nödvändiga förändringar inom ett företag. Förändringen kan gälla ett företags processer, produkter, tjänster, strukturer eller organisationskultur. Det viktigaste när man står inför en nödvändig förändring är att förmedla behovet och konsekvenserna av förändringen till de anställda, samt att ta itu med de känslor av rädsla och motstånd som en förändring ofta kan orsaka. För att lyckas med förändringsledningen måste man ta fram tydliga mål och ha en gemensam vision för vad förändringen ska leda till.