Projektportfölj: En gruppering av projekt eller program

Ett mål för många som vill klättra i karriären är att en dag bli projektledare. Medan det finns flera olika typer av projektledning, roller och metoder så överlappar de flesta med varandra på något sätt. Alla projektledarroller kräver en relativt hög nivå av organisatoriska kunskaper, och en erfarenhet av att möta deadlines, ta fram budgetar och fördela resurser. Det gäller också för de projektledare som jobbar med projektportföljer.

Projektledning i form av en projektportfölj innebär en centraliserad organisering av processer, metoder och verktyg för att analysera och gemensamt utföra pågående och planerade projekt. En sådan analys är baserad på flera olika nyckelaspekter för att kunna möta ett företags strategiska och övergripande målsättningar. Medan projektledning handlar om att utföra projekt rätt, så handlar projektportföljen om att utföra de rätta projekten. Att arbeta med en projektportfölj innebär ofta att prioriteringar baseras på företagsledarnas gemensamma mål och att man sedan väljer program och projekt att genomföra baserat på vad som ger optimalt affärsvärde. Den här texten tittar närmre på projektportföljen, jämför den med vanlig projektledning, utforskar de olika rollerna som är involverade och går också in på själva processen bakom projektportföljen.

Vad är en Projektportfölj?

En portfolio är i grunden ett generiskt begrepp som används för att gruppera olika saker och ting. Beroende på vilken kontext och industri som begreppet används inom så kan det handla om en gruppering av exempelvis tillgångar, produkter, investeringar, eller projekt. När begreppet portfölj används inom projektledning så handlar det om att gruppera olika projekt, eller ibland program. Portföljen kan också inkludera andra aktiviteter eller ansvarsområden som är relaterade till projekten. Syftet med en projektportfölj är att etablera en centraliserad projektledning och översikt över många olika projekt eller program samtidigt. En portfölj kan också hjälpa till att etablera en standardiserad ansvarsfördelning inom ett företag. Syftet med att skapa och att sköta en projektportfölj för ett företag är att säkerställa att företaget väljer ut de rätta projekten samt att säkerställa att projekten är i linje med företagets värderingar, strategier och målsättningar.

Projektportföljen är ett sätt att överbrygga gapet mellan strategi och implementering. Här är några exempel på mer specifika användningsområden för projektportföljen inom projektledning:

• Projektportföljen används vanligtvis av företag för att identifiera den potentiella avkastningen i ett projekt. Det gör det möjligt för företag som vill investera i nya projekt (och ofta konkurrerande projekt) att förutspå risker i varje projekt och fatta ett välgrundat beslut.
• Projektportföljen underlättar också kommunikationen inom ett arbetsteam och säkerställer att alla parter befinner sig på samma blad.
• När projektportföljen sköts ordentligt så är det ett värdefullt verktyg för att samla in åsikter från alla intressenter i ett företag eller projekt. Det gör det möjligt för samtliga inblandade att se situationen från ett bredare perspektiv och få en helhetsuppfattning. På så sätt blir det också enklare att förstå, hantera och förhindra risker. Konflikter reduceras, vilka annars tenderar att stå i vägen för framgångsrik projektledning. Projektportföljen förbättrar också öppenhet, styrning och ansvarighet inför intressenterna.

Fördelar med att jobba med projektportföljer

Att gruppera sitt företags projekt i projektportföljer har visat sig ha många fördelar:

• En större framgång med leveransen av projekt
• Bättre och effektivare beslutsfattande
• En starkare förmåga att prioritera projekt
• Undvika att gå över företagets budget
• Hantera förändring och risk säkrare och mer effektivt
• Eliminera resursslöseri och dubbelarbete

Målen med projektportföljen i projektledning

Det primära målet med att använda en projektportfölj för företagets projekthantering är att maximera de fördelar som ett företag får från de projekt det leder. Det innebär att man endast väljer de projekt som erbjuder rätt värde. För att kunna bedöma det tar man hänsyn till de resurser som ett projekt behöver tilldelas och ställer dem mot de resurser som finns tillgängliga. Man vill också kontrollera att projekten passar företagets strategier och målsättningar. Andra mål med projektportföljer inkluderar att uppnå balans bland företagets olika projekt genom att säkerställa en lämplig blandning av hög- och lågriskprojekt och lång- och kortsiktiga projekt. Genom att skapa en optimal mix av projekt säkerställer projektportföljen att ett företag har bättre förutsättningar att uppnå sina operativa och finansiella mål.

Vilka industrier och företag lämpar sig projektportföljen för?

Vilken industri som helst som jobbar med flera olika projekt på samma gång kan dra nytta av projektportföljsledning. Det betyder således att projektportföljen lämpar sig för väldigt många sorters industrier och företag. Några av de industrier och områden som är som flitigast med att använda sig av projektportföljer är:

• IT-branschen
• Datorprogramvara
• Sjukhus och sjukvård
• Bygg- och bilindustrin
• Icke-statliga organisationer
• Banker och andra finansiella institutioner
• Servicebranschen
• Rekrytering
• Försäkringar

Projektledning med och utan projektportfölj

I företagsvärldens hierarkiska struktur är projektportföljen och dithörande projektledning länken mellan ett företags projektledning och företagsledning, vilken hanterar saker som övergripande vision, uppdrag och strategier. För att förstå hur projektledning med och utan projektportfölj skiljer sig åt är det en bra idé att först definiera de två olika typerna och sedan utforska inom vilka områden som de skiljer sig åt.

Projektledning utan projektportföljer handlar rätt och slätt om att leda och sköta ett visst projekt. Ett projekt kan definieras som ett tillfälligt åtagande eller ansträngning som i slutändan resulterar i en produkt eller en tjänst. Det har en tydlig början och slut. Ett projekt har väldefinierade målsättningar, och uppgifter och ansvarsområden är uppdelade mellan projektets deltagare. Kostnader utreds och budget bestäms, resurser är fördelade och intressenter och andra viktiga aktörer rapporteras till.

Projektledning med projektportfölj, å andra sidan, är en approach på en högre nivå som organiserar,  prioriterar och analyserar det potentiella värdet av de olika projekten som ingår i en viss portfölj. Målet är att hantera och utnyttja hela livscykeln för investeringar, initiativ, program, projekt och resultat för att bäst nå ett företags övergripande mål. På så sätt är projektledning i sin enklaste form (där man fokuserar på ett enda projekt) en del av projektportföljhantering.

Roller och hierarki inom projektportföljshantering

Den person inom ett företag som är ansvarig för hanteringen av projektportföljen är den så kallade projektportföljsmanagern. En sådan manager kan vara ansvarig för en eller flera portföljer samtidigt. De arbetar med olika finansiella algoritmer och modeller för att styra sina beslut, i syfte att hålla portföljen inom begränsningarna för organisationens strategiska mål. De övervakar och hanterar ett team av projektmedarbetare och projektledare, vilka i sin tur rapporterar tillbaka till projektportföljsmanagern om metodik, tillämpning och ekonomi.

Följande är en hierarkisk lista över de roller som på ett eller annat sätt är involverade i att hantera och genomföra en projektportfölj:

• Styrelsemedlem: Styrelsens medlemmar är ansvariga för att sköta hela företaget och att bära ansvaret för företaget. Deras kunskap och erfarenhet hjälper till att vägleda ett företag för att uppnå dess vision.
• Projektportföljsmanager: Den här personen hanterar och sköter planerna, utvecklingen och implementeringen av en projektportfölj, och säkerställer att portföljen har de resultat som förväntas. Managern spelar en avgörande roll för utförandet och implementeringen av företagets olika strategier. Portföljsmanagern utvecklar ofta standarder för styrningen av portföljen och de har en hög överblick över allt som sker inom portföljens projekt.
• Programmanager: Programmanagerns roll är lik den roll som portföljmanagern har, genom att de också koordinerar flera stycken projekt för att se till så att samtliga projekt fungerar bra och att de tillsammans uppnår de gemensamma målsättningarna.
• Projektsponsor: En projektsponsor kan vara en person, en grupp, en chef eller en VD som på något sätt förser projekt med sponsring. Ofta är det den överordnade chefen som är ansvarig för avdelningen som projektet i fråga tillhör.
• Projektägare: Den här personen arbetar ofta tillsammans med projektsponsorn och är ansvarig för projektets implementering. På grund av det så är projektägare för det mesta någon som kommer från den avdelning som är mottagare för projektets slutgiltiga produkt eller resultat.
• Projektledare: Projektledaren är ansvarig för att planera, schemalägga, övervaka och rapportera ett projekt. De är också ansvariga för att samla ihop och leda ett team som i sin tur är ansvariga för att utföra projektets plan.
• Projektkoordinator: Koordinatorn jobbar under projektledaren och avlastar projektledaren genom att sköta en del av dess uppgifter. I praktiken innebär det oftast att en projektkoordinator sköter de mer administrativa uppgifterna i ett projekt.
• Medarbetare i projektteamet: Teamets medarbetare väljs ut att ingå i ett projekt baserat på de kunskaper och erfarenheter som de har och som är relaterade till projektet i fråga. Medarbetarna tilldelas uppgifter och ansvarsområden. De möts regelbundet med koordination och projektledaren, vilka de uppdaterar om projektets framfart.

Projektportföljens fem nyckelområden

Att leda en projektportfölj kräver att man kan balansera tid, kompetenser, budgetar, riskhantering och att sköta projekten på ett sätt som inte påverkar dess kvalitet negativt. Managers gör det på fem stycken huvudsakliga sätt:

• Förändringshantering: Identifiera och prioritera förfrågningar om ändringar inom projekten. Dessa kan vara förfrågningar angående projektens funktioner, budgetar, regelverk med mera. Prioriteringarna baseras på efterfrågan, samt finansiella och operativa begränsningar.
• Riskhantering: Identifiera risker i de projekt som bygger upp portfolion och utveckla planer för dels oförutsägbara situationer och dels kända risker, för att på så sätt minska mängden osäkerhet inom produktportföljen.
• Finansiell förvaltning: Hantering av ekonomiska resurser relaterade till projekten i portföljen och uppvisande av det finansiella värdet av portföljen i förhållande till företagets strategi och mål.
• Pipeline management: Säkerställa att projektförslagen i företagets pipeline är värda att utföra.
• Resurshantering: Effektivt använda företagets resurser, från material och utrustning till personal, kunskaper och tid.

Processen att leda en projektportfölj

En strategisk ledning av en projektportfölj kräver en viss nivå av struktur. I praktiken innebär det ofta en stegvis process, vilken inkluderar de steg som beskrivs nedan.

Steg 1 – Skapa en inventarie och etablera en strategi

Det första man behöver göra är att identifiera alla projekt i företagets pipeline, inklusive potentiella projekt. Syftet är att kategorisera projekten och ta reda på var de olika projekten befinner sig i sin livscykel. Man vill också identifiera företagets strategiska och affärsmässiga målsättningar, och avgöra om de olika projekten stöttar de målen och i så fall vilka projekt som gör det. Det är nämligen företagets målsättningar som ligger till grund för ledningen av projektportföljen och därför är det viktigt att man redan från början har en strategi i åtanke. Här börjar man också utforma en passande process för att kunna prioritera de olika projekten.

När man har en strategi att arbeta mot så är det dags att sätta ihop ett arbetsteam. Arbetsteamet bör inkludera medarbetare från olika områden och även gärna med en del teknisk kunskap om det är första gången man skapar en projektportfölj. Det beror på att man då ofta behöver installera nya system och mjukvaror.

Steg 2 – Analysera

Nästa steg är att analysera projektportföljens styrkor och svagheter. Man bör utvärdera varje projekt individuellt och titta på faktorer så som milstolpar i projektet, resursfördelning och tidsåtgång. Efter att man har samlat in den här typen av data är det en bra idé att organisera datan i olika kategorier. När man analyserar och utvärderar projekten bör man undersöka om det till exempel sker dubbelarbete någonstans, eller om olika projekt borde slås ihop för att göra arbetet mer effektivt. Man bör också bedöma den övergripande risken för projektportföljen som helhet. Det är viktigt att ha en bra kommunikation på plats så att alla nyckelvariabler diskuteras grundligt.

Steg 3 – Säkerställ balansen i projekten

Nästa steg är att göra en analys av projekten för att ta reda på om ens viktigaste resurser används till de viktigaste projekten, och säkerställa att de projekt som man har prioriterat verkligen är i linje med de strategiska initiativ som företaget i fråga är intresserat av. Några vägledande principer är:

• Graden av den strategiska passformen mellan portföljen och företaget. Det behöver finnas en balans mellan kortsiktiga tillväxtmöjligheter, långsiktiga mål och strävan efter långsiktig innovation.
• Att säkerställa att distributionen av projekt, inklusive dess antal och kategori, är i linje med olika strategiska mål på ett sätt som verkar logiskt ekonomiskt sett.
• Sannolikheten att slutprodukten i ett projekt kommer leda till den förväntade avkastningen.
• En utvärdering av associerade risker. Det är viktigt att använda sig av en bred och inkluderande approach när man utvärderar risker och inte enbart tittar på ekonomin utan också på schema, omfång, resurser och teknologiska risker.

Steg 4 – Management

Nu är man framme vid själva ledningen av processen. Vid denna tidpunkt behöver man granska projektportföljen och fatta nödvändiga beslut om omfördelningen av budgetar och resurser. Man kan också behöva omprioritera projekten på nytt baserat på den information man upptäckte under de föregående stegen. Processer att överväga under denna fas är resurshantering, riskhantering och förändringshantering.

Man kan också behöva planera om projekt som man har bestämt sig för att behålla. Först bör man dock säkerställa att den ny planeringen anpassas till ens övergripande strategi. Självklart är samarbete en viktig faktor när sådana här beslut ska tas. I slutändan bör ens projektportfölj ha en balanserad blandning av risk och belöning.

Steg 5 – Testa och anpassa

Till sist är det dags att testa projektportföljen för att kunna göra eventuella anpassningar av den. Det är ofta en självklar och kontinuerlig del av arbetet med en projektportfölj att anpassa och uppdatera portföljen allt eftersom. Vad en anpassning innebär mer exakt kan skilja sig åt markant mellan olika företag, men det är vanligtvis en bra idé att låta portföljen löpa på ett tag och sedan samla in feedback från berörda parter och intressenter. Projektportföljsledning kan vara en rätt komplex process och särskilt till en början. Numera finns det dock många programvaror utvecklade just för projektportföljer som man kan ta till hjälp.

Tips för framgång

När man väl har skapat sin projektportfölj kan det kännas oklart att veta hur man fortsätter framåt. Här kommer några värdefulla tips:

• Tillförlitlig och korrekt identifiering av risker och associerad riskhantering är viktiga delar av ledningen och bör alltid prioriteras
• Man ska inte vara rädd för att avbryta projekt om man anser att de inte längre är i linje med företagets strategi
• Man bör förenkla tid- och ansvarsfördelning för projektteamets medarbetare, för att se till så att de har tillräckligt mycket frihet och flexibilitet för att kunna sköta sitt jobb effektivt
• Se till att använda de rätta verktygen för att förenkla arbetsprocessen. Det kan till exempel inkludera att digitalisera en stor del av arbetet i projekten
• Undvik att styra medarbetarna på detaljnivå.

Slutsats

En projektportfölj är en gruppering av projekt eller program som ett företag arbetar med. Att dela in ett företags projekt i kategorier, det vill säga portföljer i det här fallet, innebär att man organiserar och strukturerar företagets processer på ett sätt som ofta leder till mer framgångsrika och kostnadseffektiva projekt. Varje projektportfölj leds av en manager, vilken kan leda en eller flera portföljer på samma gång. Under den managern jobbar projektledarna, som är ansvariga för att planera och leda företagets projekt tillsammans med medarbetarna. Projektledarna är också ansvariga för att övervaka sina projekt och rapportera hur det går till projektportföljens manager, vilken då kan göra de anpassningar av portföljen som krävs.

Syftet med att gruppera projekten i portföljer är att bättre kunna prioritera bland företagets projekt, så att man väljer ut dem som potentiellt sett har högst avkastning men samtidigt kräver minst mängd resurser. Projektportföljen underlättar också för dess manager att säkerställa att projekten är i linje med företagets strategiska och affärsmässiga målsättningar.