Byggledning innebär att leda ett byggprojekt under genomförandefasen. Detta sker efter att byggprojektet antingen delvis eller helt har projekterats i tidigare skeden.
Det är byggledningen som ser till att det praktiska arbetet av bygget blir gjort och att det för projektet blir gjort på ett lämpligt sätt. Det är byggledningen som har hand om att organisera, administrera, planera, samordna och styra byggprocessen samt att ha kontakt mellan olika aktörer.
Vad är en byggledare?
Byggledare är med fördel med under både det inledande skede under byggprocessen, men framförallt under produktionsfasen för att efteråt kunna följa upp kontrakt. Den, eller de, personerna som är byggledare är bland annat närvarande när upphandlingar görs och är med och tar fram underlag för bygghandlingarna som behövs. Under själva byggskedet är de även med och sköter saker som organisering, administrering, planering, samordning, att styra byggprocessen, ha kontakt med olika personer och aktörer samt att följa upp kontraktet i efterhand för att se så att alla områden har säkerställts.
Hur många byggledare det är inom ett projekt beror främst på projektets storlek. I mindre projekt är det vanligt att det enbart finns en byggledare, medan i större, mer omfattande eller komplexa projekt kan det ofta behövas fler.
Det är inte ett krav att byggprojekt måste anställa en byggledare, varken vid nyproduktion eller vid ombyggnation, men i många fall kan det anses vara nödvändigt att ha just en byggledare tillgänglig. Detta beror bland annat på att byggledaren i många fall kan se till att kvalitetssäkringen underlättas på flera olika plan, vilket gynnar både projektet och dess slutresultat.
Byggledares arbetsuppgifter
Byggledarens arbetsuppgifter pågår kontinuerligt under byggprojektets gång. De kan variera beroende på i vilken fas projektet befinner sig, men byggledaren har ofta en aktiv roll i projektet. Några vanliga uppgifter för byggledaren:
Upphandlingar
Upphandlingar sker ofta i ett tidigt skede under byggprojektet. Byggledaren träffar då entreprenörer och intressenter för att gemensamt ta fram förfrågningsunderlag på bygghandlingar som används som underlag under projektet. På så sätt vet man vilka förväntningar som finns hos kunderna och vilket resultat de väntar sig.
Organisering
Organisering är en viktig komponent när det kommer till strukturering av människor. Övergripande handlar det om såväl planering, administrering, social interaktion och koordinering.
Administrering
Administrering handlar om att hantera relevant information i syfte att fatta beslut utifrån dessa. Inom organisationer kan det även syfta till de regler som finns inom organisationer och den struktur som skapas utifrån dessa.
Planering
Planering innebär att systematiskt arbeta mot ett uppsatt mål, och att genomföra de aktiviteter och moment som leder dit.
Samordning
Samordning innebär att sammanföra och anpassa olika faktorer till varandra. Samordningen kan både ske i form av mänsklig sammankoppling, såsom möten eller samarbeten, men också när det gäller arbetsuppgifter som ska genomföras inom projektet som kan behöva ske i en viss ordning – eller parallellt med varandra.
Att styra byggprocessen
Det är även byggledaren som är med och styr själva byggprocessen. Detta görs för att byggprocessen, precis som när det gäller planeringen av detta, ska kunna fungera på ett så bra sätt som möjligt och leda fram till ett så bra resultat som möjligt.
Byggmöten
Vanligtvis är det byggledaren som håller i byggmötena samt de konstruktionsgenomgångar som has, där bland annat olika funktioner kring bygget gås igenom såsom tillgången till bygghissar och liknande.
Även om det inte nödvändigtvis är byggledaren som styr upp byggmöten så kan hen ändå delta i dessa. Syftet med detta är att kunna följa projektet kontinuerligt och att kunna hålla sig uppdaterad kring vilka planer och kostnader det är som gäller, samt att vidarebefordra denna information till andra parter, såsom projektledningen och kunden.
Besiktning
Det är byggledarens uppgift att se till så att objektet besiktigas.
Överlämnande av objektet
När projektet är färdigbyggt ska det ofta överlämnas till förvaltningspersonal och driftpersonal. Detta är byggledarens ansvar att göra.
Kontakt
Det är byggledaren som ser till att hålla kontakt med olika parter under projektet. Hit hör allt från kunder, entreprenörer, hyresgäster, myndigheter, projektledningen och eventuella projektörer. Kontakten has vanligtvis direkt på byggarbetsplatsen, men det kan så klart variera.
Uppföljning av kontrakt
Att följa upp kontraktet innebär bland annat att säkerställa att kontraktet har levt upp till de krav som funnits, beträffande miljö, arbetsmiljö, kvalitet, ekonomi och tid. Kontraktet som åsyftas här är det avtal som har tecknats mellan kunden och byggherren.
Byggledningens roll i byggprocessen
Byggledningen både styr projektet och är ansvarig för att organisera, administrera och planera arbetet, samt att koordinera de olika arbetsinsatserna. Konkret kan det handla om att genomföra undersökningar innan byggnationen påbörjas, men också under byggets gång. Det är byggledningen som ska se till att byggnationen blir gjord på ett tillfredsställande sätt utifrån det som byggherren har beställt och sett till det som har avtalats. För att möjliggöra detta krävs ofta att det finns en god kommunikation mellan beställaren och utföraren och det är bland annat byggledningens roll att se till så att denna kommunikationen är bra och att samarbetet mellan dessa parter fungerar som det ska.
När resurser såsom material, arbetskraft, maskiner och utrustning ska samordnas så är det byggledningens uppgift att se till så att detta görs. Det är även byggledningen som har kontinuerlig kontakt med myndigheter, och håller dessa uppdaterade om saker som berör byggprocessen gällande saker som ekonomi, tekniska specifikationer och tidsplanering.
Byggverksamheten idag förutsätter många gånger såväl snabbhet, hög kvalitet och kostnadseffektivitet – samtidigt som lagar och regler behöver följas. Detta sätter en ökad förväntning på byggledningen och dess ansvar vad gäller bland annat beslutsfattande. När ett projekt påbörjas finns det en idé om hur slutresultatet ska bli, baserat på skisser och ritningar, och utifrån denna ska byggledningen se till så att visionen materialiseras och förverkligas.
Egenskaper för att lyckas med byggledning
För att lyckas med byggledning är några fördelaktiga egenskaper följande:
Samarbetsförmåga
I och med att byggledning till stor del handlar om kommunikation mellan olika parter är det viktigt att ha en god samarbetsförmåga. Detta på grund av att alla personer på ett eller annat sätt behöver jobba tillsammans för att kunna slutföra projektet. Utan samarbetsförmåga kan det lätt uppstå friktion, vilket inte i sig behöver vara någonting enbart negativt – dock förutsätter det en förmåga att kunna reda upp de konflikter som uppstår, vilket även det är en situation där samarbetsförmåga blir en viktig egenskap.
Stresstålighet
Inom projekt finns det ofta flera deadlines att ta hänsyn till, och det är inte alltid tidsperioden räcker till för det arbete som ska utföras. För vissa kan det innebära en upplevelse av brådska, eller en rädsla för att inte hinna klart i tid, medan personer som är mer stresståliga ofta kan hantera den typen av situationer mer lösningsorienterat.
En lugn byggledning kan ha en positiv inverkan på de andra arbetarna som även de kan hålla sig lugna, även om tiderna är bråda. Stresståligheten kan också komma väl till pass vid beslutsfattande där det är bra att besluten som fattas har gjorts efter medvetna överväganden, snarare än av impuls.
Lyhördhet
Lyhördhet innebär inte bara att vara uppmärksam, utan även att vara öppen för andras inputs och idéer. Genom att vara lyhörd inför andras förslag kan det innebära ett positivt inflytande för medarbetarna i projektet och ledningen utav detta, vilket både kan driva projektet framåt samtidigt som arbetarna kan känna att deras potential tas tillvara på.
Driv
Projektet ska alltid drivas framåt, för att nå sitt tänkta resultat. Detta gäller både när projektet flyter på bra och när det går lite trögare. Det finns flera olika sätt att påverka projektets riktning, och ett sätt kan vara att se till så att arbetarna ständigt hålls motiverade och vet vad de ska göra, så att projektet inte tillstannar av de skälen.
I vissa fall kan projektet behöva gå på sidospår, till exempel om någon leverans inte kommit in när det var tänkt, vilket innebär att man får rikta om projektet och fortsätta driva det i en riktning som ändå innebär att man närmar sig slutmålet.
Förmåga att fatta beslut
Förmågan att fatta beslut är en bra egenskap att ha när man är byggledare. Det gäller både i själva situationen av beslutsfattande, men också när det gäller att ge andra aktörer rätt information utifrån vilken de ska fatta beslut.
Social kompetens
Social kompetens handlar inte bara om att vara trevlig eller att kunna föra sig professionellt i olika sociala sammanhang, utan framför allt om att kunna kalibrera sig på rätt nivå när man möter personer.
Om en byggledare ska hålla i ett möte där alla närvarande kommer från branschen är det bäst att använda de branschtermer de är vana vid. Om ett möte has med en byggherre kan även denne vara insatt i aktuella termer, vilket innebär att det inte finns någon anledning att förenkla saker. Var lyhörd och anpassa språket efter situationen och efter personerna som samtalen sker med.
Förtroendeingivande
Då byggledaren många gånger är delaktig under hela, eller större delar, av projektet är det viktigt att denne är förtroendeingivande. Både för att hen har kontakt med en mängd olika personer, men också för att medarbetarna ska kunna förlita sig på att hen kommer göra ett bra jobb, då byggledarens insats kommer påverka många andra personer på olika sätt.
Transparent byggledning
När man använder sig av en bra byggledning kommer man också få en ökad inblick i den pågående byggprocessen. I och med att byggledningens jobb är – eller bör vara – transparent innebär det att man kan lägga märke till både det som görs bra, men också upptäcka om något misstag skulle ske.
Det kan bland annat handla om att vara noggrann med att teckna avtal mellan alla parter som är med i projektet, såväl med beställaren som med utförarna. Skriftliga avtal är alltid att rekommendera, då det är ett konkret dokument som kan vara bra att ha, både som referens under projektets gång men även om det skulle uppstå några tvetydigheter, konflikter eller tvister. Trots att muntliga avtal även de kan vara juridiskt bindande, kan det vara svårt att bevisa dem efteråt. Så se till att alltid teckna alla avtal skriftligt också. Hur omfattande och detaljerade avtalen som tecknas är kan variera, och kan bland annat handla om vad det är som regleras i dem. Ju mer som finns nedtecknat i dem, desto lättare är det att utgå ifrån dem om någon oomtalad fråga skulle komma på tal vid ett senare skede.
Det är också viktigt att se till så att förfrågningsunderlagen som görs är tydliga och detaljerade beträffande vilka krav beställaren har och hur utförarna ska göra för att uppfylla dessa. Ett utförligt underlag gör det lättare för utförarna att genomföra bygget, men det blir också ett sätt för beställaren att se så att förfrågningen har mottagits på det sättet som hen förväntade sig, och så att slutprodukten blir det som önskades.
Det gäller också för byggledningen att ha bra koll på alla kostnader och ersättningar som projektet innebär. Det kan vara komplicerat med tanke på att man i vissa fall utgår från flera olika tabeller och olika ersättningsmetoder, vilket gör det svårt att vid första anblick avgöra vad slutpriset faktiskt kommer bli. Av den anledningen är det extremt viktigt att hålla koll på alla utgifter hela tiden för att försäkra sig om att budgeten inte överstigs.
Effektiv byggledning
Även fast ett byggprojekt i teorin kan se ut att vara välplanerat och borde flyta på som tänkt finns det alltid faktorer som kan rubba på detta. Det kan ske både i större och mindre byggprojekt. Det finns ofta en möjlighet att drabbas av förseningar, att saker går fel eller att det uppstår missförstånd. Det är inget konstigt att det sker, men däremot finns det vissa saker som kan göras för att minska sannolikheten för att det inträffar.
Byggledarens roll är ofta att se till så att byggprocessen och relationen mellan styrelsen och byggarbetarna går smidigt. Till beställaren kan byggledaren bidra med bland annat teknisk information och förklara juridiska delar i regelverk och avtal, och till byggarbetarna kan byggledaren delge information kring avtalen som har beslutats om. Byggledaren kan även hjälpa byggherren med beslutsfattande genom att lägga fram för- och nackdelar med olika alternativ, utifrån vilka beslut kan fattas.
Några saker som kan göra byggledningen mer effektiv kan vara följande:
Involvera byggledaren
Det är ofta fördelaktigt att involvera byggledaren i byggprocessen i ett så tidigt skede som möjligt. Detta beror på att beslut som fattas i ett tidigt skede kan få väldigt omfattande konsekvenser ju längre det går. Med hjälp av byggledare kan man förebygga detta, då hen kan ha förmåga att förutse vad olika alternativ kommer att leda till i framtiden och föreslå vilka beslut som lämpar sig bäst utifrån detta. Detta kan göra att byggprocessen både kan gå framåt snabbare då personen ofta har kunskaper inom såväl vad som är praktiskt genomförbart och ekonomiskt hållbart utifrån den givna budgeten.
God kommunikation
En god kommunikation är många gånger väldigt fundamentalt när det kommer till att genomföra ett byggprojekt. Det innebär inte bara att kommunicera med de olika parterna som är delaktiga i projektet, utan även att se till så att all information alltid når alla personer och att informationen når dem i tid.
Trots att kommunikation kan låta väldigt enkelt många gånger, kan det i praktiken ibland upplevas vara svårt. Det rekommenderas att hålla kommunikationen så rak och öppen som möjligt för att på så sätt undvika missförstånd.
Byggledaren är ofta en central person när det kommer till kommunikationen. Det kan både ske allmänt, men också genom att hen organiserar och leder möten regelbundet under byggprocessen. Det är också byggledarens uppgift att se till så att all information kring projektet och eventuella förändringar som beslutas om når fram till de parter som berörs av detta.
Dokumentering
Dokumentering är en del som kan användas i flera olika fall. Det kan bland annat innebära i syfte att verifiera information som har beslutats om, men också för att återkoppla till vid exempelvis besiktning. Allt som sker under byggprocessen måste kunna gå att spåras inom dokumentationen för att på så sätt kunna kontrolleras i efterhand beträffande bland annat de miljökrav och kvalitetskrav som ställs. Utöver att det är praktiskt för projektgruppen själv att ha tillgång till detta finns det även lagstadgat att vissa saker måste dokumenteras. Detta går att läsa om i Plan- och bygglagen, vilket är den lag som reglerar byggande samt planläggning av mark och vatten.
Ekonomisk avstämning
Det är viktigt att göra ekonomiska avstämningar kontinuerligt under byggprojektet för att se så att utföraren håller sig till den budget som har bestämts. Detta görs genom att jämföra kontraktet och offerter med de fakturor som finns. På så sätt ser man både vilka utgifter som finns och vad dessa utgifter består av; vad som betalats och vad som återstår. Genom att göra regelbundna avstämningar kan man upptäcka om någonting inte går enligt planen, till exempel om det finns utgifter som inte borde finnas – och har då möjlighet att åtgärda detta direkt och återgå till den riktning som var tänkt från början.
Redovisning
Redovisningen för bygget kan göras på lite olika sätt. Ett sätt är att använda sig av beställarens eget redovisningssystem, då det kan underlätta både för dem och för utförarna. Detta gäller särskilt om det finns tillgång till färdiga mallar och dokument som kan tillämpas för att kolla bland annat miljöplanen och kvalitetsplanen. Större beställare, till exempel de tillhörandes allmännyttan, har ofta tillgång till mer exklusiva system bestående av grafiska profiler av olika slag och färdiga informationsmallar.
