Allt fler företag och organisationer ser fördelarna med att arbeta tvärvetenskapligt, det vill säga med medarbetare med många olika utbildningsbakgrunder. För att kunna hantera komplexa problem så måste man titta på situationen från flera perspektiv och vinklar, vilket är möjligt först när man sätter ihop en diversifierad arbetsgrupp som tacklar utmaningen tillsammans. För att en arbetsgrupp ska fungera optimalt och göra sitt jobb så bra som möjligt så behövs det en bra och skicklig arbetsledare, och för att arbetsledaren ska kunna göra sitt jobb så behöver personen ha kunskap om hur en grupp utvecklas. Om man saknar kunskap om hur en arbetsgrupp och dess arbetssätt utvecklas och förändras så är det väldigt svårt att i praktiken använda metoder eller starta aktiviteter inom gruppen vid rätt tillfälle. Ifall en grupp till exempel befinner sig i ett tidigt skede i sin utvecklingsfas, för alla grupper utvecklas, så kan det vara viktigare att fokusera på att stärka kommunikation och relationerna än att hoppa rakt in i ett komplext projekt.
I syfte att bättre förstå sig på gruppdynamiker så kan man vända sig till modeller som syftar till att beskriva hur det går till när en grupp utvecklas. Susan Wheelans Integrated Model of Group Development (IMGD) är en sådan modell som man då kan använda sig av, vars främsta syfte är just att hjälpa ledare att identifiera rätt tillfällen att introducera aktiviteter i sin arbetsgrupp som kan driva gruppen framåt både vad gäller effektivitet och prestation. IMGD är en modell som är forskning- och evidensbaserad och grundar sig i Susan Wheelans 30-åriga studerande av olika grupper. Wheelan menar att en grupp endast kan uppnå ett så kallat ”moget stadie” med hög tillit och produktivitet genom att arbeta tillsammans, samt att det finns ett tydligt samband mellan hur länge en grupp jobbar ihop och de beteende som uppstår och utvecklas inom gruppen. Det är dessa tankar som har lagt grunden för hennes IMGD modell och de fem faser som utgör själva modellen.
Att gå igenom alla faser av grupputveckling för att nå det högre stadiet av mognad och produktivitet och bli en högpresterande arbetsgrupp brukar ta som minst ett halvår. Även om det kan kännas som en lång tid så är det värt att gå igenom den här processen, eftersom att det kommer löna sig i slutändan både för själva arbetsgruppen och för den större organisationen. Det kan göra att processen känns enklare när man har kännedom om de olika stadierna som gruppen kommer att gå igenom under sin utveckling, och att samtidigt veta om att en del av stadierna kommer kännas tuffa och utmanande.
Konflikter kommer att uppstå och en del av arbetet kan kännas oklart, framför allt till en början. Men man bör ha tålamod under processens gång, och låta det ta den tid det tar att till exempel komma fram till arbetsgruppens målsättning, hur man ska uppnå den och vem i gruppen som har ansvar för att göra vad. Det är viktigt att man ger varandra feedback och uppmuntrar varandra, samt att man med regelbundna mellanrum stämmer av med varandra hur gruppens utveckling känns och hur arbetet går.
Vad är Susan Wheelan IMGD modell?
Teorierna som Susan Wheelans IMGD modell bygger på kommer ända ifrån 1800-talet, och hennes modell bygger till en viss del på Tuckmans modell från 1960-talet som också utgörs av olika faser, nämligen de fyra faserna forming, norming, storming och performing. De tre faktorerna som Wheelan framför allt har fokuserat på i sin forskning kring gruppers utveckling är tiden som en arbetsgrupper funnits, hur kommunikationen sker inom gruppen och hur arbetsgruppens deltagare uppfattar gruppen själva. Det är således främst dessa faktorer som avgör och indikerar hur gruppen förändras med tiden allt eftersom att den utvecklas. I sina undersökningar och studier märkte Wheelan till exempel att fler deltagare från äldre arbetsgrupper tenderade att märka av de slags kännetecken som karaktäriserar grupper som befinner sig i de senare stadierna av IMGD modellen.
En empirisk modell
I sina empiriska studier och efterforskningar så undersökte Wheelan som sagt sambandet och relationen mellan den tid som en viss arbetsgrupp har existerat, de verbala beteendemönstren mellan gruppens medlemmar samt medlemmarnas egna uppfattningar av hur gruppen utvecklas. Studiernas resultat indikerade att det finns ett signifikant samband mellan tiden som gruppen hade träffats och hur den verbala kommunikationen mellan deltagarna såg ut. Deltagare från grupper som hade existerat en längre tid upplevde att deras arbetsgrupper var mer produktiva. De fem olika faserna som tillsammans bygger upp modellen och som representerar de fem faser som en arbetsgrupp går igenom när den utvecklas påminner till en stor del om människans livscykel och stadier som hon går igenom:
- Barndom: känslor som kännetecknar människans livscykels första stadie är beroende och tillhörighet
- Tonår: tonåren brukar generellt vara mer konfliktfyllda än andra perioder i livet
- Tiden som en ung vuxen: under de här åren ligger det mesta av ens fokus på familjeliv och relationer men också till en viss del på karriären
- Vuxen: Under vuxenlivet läggs mycket av ens tid på arbete och karriär
- Ålderdomen och pensionen: nu börjar arbetslivet avta och livet saktar ner.
Modellens första faser av grupputveckling är associerade med mer specifika problem och beteendemönster vilka bland annat grundar sig i låga nivåer av tillit. Dessa situationer tar upp en stor del av arbetstiden och mindre fokus ligger därför på de faktiska arbetsuppgifterna i de tidigare stadierna. När en arbetsgrupp når de senare stadierna av utveckling så hanterar gruppen desto mera arbete och därför ökar också produktiviteten. De fem faserna i Susan Wheelans IMGD modell, varav de fyra första representerar nivåer av utveckling och den femte fasen markerar arbetsgruppens upplösning, är:
- Tillhörighet och trygghet
- Opposition och konflikt
- Tillit och struktur
- Arbete och produktivitet
- Upplösning och avslut
De fem faserna
Att gå igenom alla de fyra faserna av utveckling tar som sagt ofta minst ett halvår. Man bör se den tiden som en investering, eftersom att arbetsgruppen kommer nå högre nivåer av effektivitet och produktivitet när den är fullt utvecklad och mognad. När man vet hur de olika stadierna ser ut och vad som karaktäriserar dem så är det lättare, som arbetsledare, att anpassa arbetsbördan så att aktiviteterna passar arbetsgruppens nivå av utveckling.
Fas 1 – Tillhörighet och trygghet
När en arbetsgrupp bildas så ligger fokus framför allt på att bygga tillit och lojalitet mellan medarbetarna och att skapa en stabil grund för det vidare arbetet och utvecklingen. Ofta så tenderar deltagarna att vara något trevande och nervösa i början, och ingen vill trampa någon annan på tårna. Det förekommer knappt några konflikter alls eftersom att alla gör sitt bästa för att helt enkelt bara passa in i gruppen så gott det går.
Det är viktigt att alla medlemmar börjar känna en tillhörighet till den gruppen som de är en del av och det är arbetsledarens uppgift och ansvar att se till så att alla känner sig så trygga som möjligt och att börja leda gruppen i rätt riktning. Ledaren förklarar vad gruppens målsättningar är och förtydligar hur man planerar att nå dem. Man vill skapa en miljö där det är högt i tak och alla vågar yttra sina åsikter och komma med förslag, varför det är viktigt att ge mycket positiv feedback för att motivera och uppmuntra deltagarna.
Ju mer bekväma deltagarna blir, desto mer börjar de att testa gruppens gränser för att på så sätt lista ut vilka regler och strukturer som gäller och vad alla har för olika roller. Det är först när gruppens deltagare har skapat en känsla av tillhörighet och deras beteenden och interaktioner är någorlunda förutsägbara som gruppen går vidare till nästa fas i IMGD modellen. Faktorer och situationer som ofta kännetecknar den första fasen i modellen är:
- Det råder en rädsla bland gruppens medlemmar om att bli avvisad eller opopulär vilket gör att att man tenderar att vara väldigt artiga mot varandra
- Deltagarna känner sig beroende av att ledaren ska visa vägen och ge tydliga direktiv
- Deltagarna brukar inte ifrågasätta sin arbetsledare i den här första fasen
- Det råder generellt ett outtalat konsensus kring gruppens målsättningar fastän de ofta är otydliga i det här tidiga skedet
Fas 2 – Opposition och konflikt
Fas två i modellen påminner som sagt om människans pubertet och tonår, där ledaren representerar föräldrarna vilken tonåringen blir allt mindre beroende av, och i praktiken så är makt, inflytande och medlemmarnas olika roller i centrum. När gruppens medlemmar har blivit mer bekväma med varandra så vågar de också vara mer ärliga och tydliga med vad de faktiskt tycker och tänker, vilket kan skapa konflikter dem emellan.
När konflikter uppstår så är det vanligt att de som har liknande åsikter skapar mindre subgrupper. Men att konflikter uppstår är i det långa loppet någonting positivt, eftersom att när man lyckas hantera konflikterna också bidrar till gruppens utveckling och att det byggs upp en slags grundtrygghet. Konflikterna kan ses som en indikation på att gruppens medlemmar är mogna nog för att börja ta mer ansvar och att de anser gruppens arbete och mål vara viktiga.
Ledaren kan till exempel hantera konflikterna genom att istället styra deltagarnas fokus mot gruppens målsättningar och de arbetsuppgifter som ligger framför dem. Innan gruppen går vidare till nästa fas så bör alla mål, värderingar, strategier och roller vara införstådda hos samtliga deltagare och allt eftersom att deltagarna känner sig mer trygga, självständiga och självgående så kan ledarens roll gå från att vara framför allt styrande till att ha ett större inslag av coachande. Faktorer och situationer som ofta kännetecknar den andra fasen i modellen är:
- Deltagarna börjar ifrågasätta både mål och metoder
- Diskussioner och konflikter uppstår, till exempel kring mål och rutiner
- Subgrupper uppstår mellan de som har liknande åsikter
- Deltagarna börjar utmana varandra och även arbetsledaren
- Fasen avslutas när alla deltagare är överens kring målsättningar och hur arbetsuppgifterna är fördelade
Fas 3 – Tillit och struktur
När gruppen har lämnat konflikterna bakom sig och når det här stadiet av utveckling så har man alltså kommit överens om viktiga och grundläggande saker så som målsättningar och arbetsroller, vilket gör att ett lugn börjar infinna sig i gruppen. Arbetsgruppens struktur känns också mer stabil än tidigare och gruppens medlemmar litar på varandra och känner sig bekväma i varandras sällskap. Effektiviteten inom gruppen börjar öka allt eftersom att man börjar ta till vara på varandras expertis, kunskaper och resurser.
Ledarens roll har förvandlats till att istället fungera mera som en expert eller strateg, eftersom att deltagarna nu är så pass självgående i sitt arbete med varandra att ett styrande ledarskap inte är lika nödvändigt. Men samtidigt som arbetet fortskrider så är det viktigt att deltagarna fortsätter att utvecklas tillsammans så att oönskade beteendemönster inte får fäste i gruppen. Sådana beteendemönster kan till exempel vara en obalans i inflytande eller att någon tar för sig mer av arbetsuppgifterna än andra.
För att arbetsgruppen ska kunna utvecklas fullt ut och nå det fjärde stadiet i modellen så är det viktigt att kommunikationen fungerar väl mellan deltagarna och att man fokuserar på uppgifterna som ska skötas när man kommunicerar samtidigt som det måste finnas utrymme för att vädra sina åsikter och känslor. Faktorer och situationer som ofta kännetecknar den tredje fasen i modellen är:
- Alla inom arbetsgruppen har godkänt arbetets målsättningar och arbetsfördelning
- Ledaren blir allt mer coachande och fungerar mer som en strateg som är en del av gruppen
- Deltagarna känner tillit och tillhörighet vilket gör att de kan tänka sig att anpassa sig och sitt arbetssätt för att arbeta effektivare och nå de gemensamma målsättningarna
- Subgrupper existerar fortfarande men det råder mer tolerans för att de finns, och de kan dessutom ses som en fördel ibland
Fas 4 – Arbete och produktivitet
När gruppen når det här stadiet så läggs i princip all tid och energi på att lösa arbetsuppgifterna istället för att lösa konflikter. Kommunikationen mellan deltagarna är fortfarande öppen, det råder högt i tak och ingen känner längre att de behöver hävda sig mot någon annan i gruppen. Rollerna inom gruppen faller sig naturligt när de anpassas efter deltagarnas olika nivåer av kompetens, alla arbetar lösningsorienterat, effektivt och det sker ett kontinuerligt utbyte av både idéer och konstruktiv feedback. Deltagarna trivs både med varandra och med sitt arbete och arbetsplats.
När gruppen befinner sig i den här fasen, vilket inte sker så ofta i praktiken eftersom att det tar minst sex månader att nå hit, så är det viktigt att förvalta den gruppdynamik som man har arbetat så hårt för att bygga upp. Samtidigt måste man vidareutveckla och förnya sig så att varken arbetet eller deltagarna riskerar att stagnera. Då kan gruppen ta sig an nya, komplexa och spännande utmaningar och sätta upp nya mål. Ledaren, som nu nästan har rollen som konsult istället, måste dock vara uppmärksam på om nya deltagare ansluter till gruppen. Då kan nämligen beteenden och situationer från de tidigare faserna komma att uppstå. Faktorer och situationer som ofta kännetecknar den fjärde fasen i modellen är:
- Det som gruppen lyckas åstadkomma tillsammans bygger på gott samarbete snarare än på varje persons individuella jobb
- När ledaren tar rollen som strateg eller konsult så börjar samtliga deltagare istället att dela på ledarskapet
- Kommunikationen sker enkelt och naturligt mellan deltagarna
- Att förnya och att utveckla arbetet inom gruppen är nu centralt, vilket innebär att man lägger mycket energi på att utvärdera det som görs samt testar och planerar olika sorters förbättringar och alternativ
- Det råder hög produktivitet i gruppen
Fas 5 – Upplösning och avslut
Det är de fyra första faserna som utgör själva utvecklingen av en grupp. Det är inte alla grupper som når den femte och sista fasen utan det är framför allt tillfälliga arbetsgrupper som arbetar mot en tydlig deadline där ett naturligt avslut finns. Fas fem är nämligen mycket tillfällig och det är där som arbetet i gruppen avslutas och arbetsgruppen löses upp.
IMGD i korthet
Susan Wheelans Integrated Model of Group Development (IMGD) hjälper arbetsledare och ledare av andra slag att öka sin förståelse för hur en grupp fungerar och framför allt hur den utvecklas. När man vet hur en grupp utvecklas så är det enklare att leda gruppen och att anpassa rätt sorters aktiviteter och uppgifter som man delegerar till arbetsgruppen. Enligt Wheelans IMGD modell så går en grupp igenom fyra stycken steg av utveckling innan den når full utveckling, varpå det femte och sista steget följer vilket utgörs av gruppens upplösning.
De första faserna i gruppens utveckling handlar mycket om att lära känna varandra, sätta upp mål som alla kommer överens om och få oundvikliga konflikter ur vägen. De senare faserna når gruppen när den är mer samordnad och strukturerad. Då läggs en majoritet av gruppens arbetstid på att utföra de faktiska arbetsuppgifterna istället för att hantera konflikter och situationer inom gruppen. Då kan gruppen nå höga nivåer av produktivitet och effektivitet. Att nå de senare faserna av IMGD modellen kan dock ta en lång tid, oftast mer än sex månader.
För att modellen ska vara effektiv så måste man alltid utgå ifrån det utvecklingsstadie där den specifika gruppen i fråga befinner sig och åtgärderna och insatserna måste anpassas efter situationen som gruppen befinner sig i.
