Projekteringsledning innebär att se till så att projektet når sina projektmål. Detta görs genom samordning och ledning av alla som jobbar med projekteringen samt genom att ta tillvara på alla de intressen som involverade aktörer har. Genom att fokusera på projektet utifrån ett helhetsperspektiv samt genom att kunna skapa en god kommunikation mellan alla parter som är delaktiga i projektet kan också projekteringsledningen bli väldigt framgångsrik!
Vad är en Projekteringsledare och vad gör denne?
Personen som är ansvarig över projekteringsledningen kallas för projekteringsledaren, och har till uppgift att vara insatt i projektet och dess gång för att kunna delge information samt uppföljning som rör projektet. Detta görs bland annat till beställare, intressenter, entreprenörer och projektörer. Projekteringsledaren är vanligen utbildad till antingen civilingenjör, högskoleingenjör eller byggnadsingenjör. En annan titel som ibland används är projektutvecklare.
I och med att projekteringsledares utbildning kan skilja sig åt innebär det även att deras arbetssätt och arbetsmetoder kan variera. Det är vanligt att deras metoder baseras på tidigare erfarenheter från föregående projekt samt baserad på eventuell praxis som kan finnas hos företaget de är anställda hos.
Projekteringsledaren anses i många fall vara en nyckelperson inom projektet. Detta beror på att personen jobbar nära såväl kunder som arbetsgruppen och har bra insyn i hur de olika delarna av projekteringen förhåller sig till varandra. På grund av sitt övergripande ansvar i projektet innebär det att projekteringsledaren är delaktig i projektet från dess start till dess slutförande; från idé och planering, till genomförande och avslut.
Det är även projekteringsledarens uppgift att analysera olika tekniska lösningar som kan bli aktuella att tillämpa i projektet och i det bygget som genomförs. Det kan innefatta allt från att analysera markförhållanden där bygget ska ske, till att göra ekonomiska bedömningar och komma fram till åtgärder som är nödvändiga att vidta.
Projekteringsledare och projekteringsledarskap
Det görs i vissa fall en åtskillnad mellan projekteringsledare och projekteringsledarskap, där projekteringsledaren är den aktör som har en förmåga att påverka och interagera med de olika parterna inom projektet i syfte att skapa effektiva arbetsrelationer såväl som att se till så att gemensamma projektmål uppnås. Det kan bland annat handla om att lösa problem som uppstår, göra förhandlingar, bygga samarbeten och att se till så att projektgruppen har det bra.
Projekteringsledarskap är den process där projekteringsledaren ägnar sig åt att utföra ditt inflytande. Det handlar om mer övergripande påverkan såsom inflytande över attityder, tänkande, inställningar samt beteende.
Några viktiga aktiviteter när det kommer till projektledarskap är följande:
Planering
Planering handlar om att försöka förutse framtiden och hur olika tillvägagångssätt och beslut kommer påverka projektets fortgång. Till detta hör ofta även att ta fram en handlingsstrategi som organisationen kan använda sig av.
Organisering
Organisering är hur de mänskliga och materiella faktorerna är strukturerade inom organisationen, och hur dessa delar byggs upp.
Problemlösning
Problemlösning handlar inte enbart om att lösa problem som är ett faktum, utan även om att hitta lösningar på problem som kan komma att uppstå i framtiden.
Informationsspridning
För att en organisation ska verka så platt och icke-hierarkiskt som möjligt krävs det att alla delaktiga parter har tillgång till samma information. Det är projekteringsledarens uppgift att se till så att informationen sprids till alla.
Tydliggörande
Om någonting är otydligt eller behöver definieras eller preciseras närmre är även detta projekteringsledarens uppgift att göra.
Motivering
Då organisationen och projekten inte enbart består av materiella faktorer, utan även mänskliga aktörer, är det viktigt att se till så att all personal hålls motiverad för att de ska kunna göra ett så bra jobb som möjligt. Med ökad motivation kommer ofta ökad prestation och produktion som följd, vilket är nyckeln.
Stöd
Stöd kan förekomma på flera olika sätt, både i form av underlag för arbetet men också för hjälp och support.
Delegering
Delegering handlar om att låta andra personer ur projekteringsgruppen ta ansvar över vissa specifika arbetsuppgifter. Det kan till exempel handla om att delegera personal att sprida viss information, eller att lösa vissa problem. På så sätt kan arbetet bli mer effektivt, då arbetsinsatsen inte är beroende av en person – projekteringsledaren – utan kan utföras av andra som blivit delegerade dessa uppgifter.
Bekräftelse
När projektmedlemmarna får erkännande för det arbetet de gjort innebär det inte bara att de får bekräftelse på att deras arbete och arbetsinsats har uppmärksammats, utan även en respons och återkoppling på vad som anses om detta. Positiv respons i form av erkännande brukar ofta göra så att personerna blir mer motiverade.
Belöning
Belöning kan innebära flera olika saker, bland annat att i form av att arbetet och projektet är uppskattat och leder till kommande arbetstillfällen. Det kan också innebära mer specifika saker som ekonomisk vinst, medial publicitet och uppskattning från externa källor.
Konflikthantering
Om det uppstår konflikter eller motstridigheter under projektets gång behöver dessa hanteras. Konflikter kan bland annat innebära att arbetsuppgifterna, arbetsmiljön, verksamheten och medarbetarna påverkas negativt.
När det gäller att hantera konflikter som uppstått kan man bland annat använda sig av konflikttriangeln som består av delarna relationer/attityder, beteende och sakfråga. Med hjälp av denna kan man identifiera hur de olika partnerna i konflikten upplever denna, hur konflikten drivs av samtliga parter samt vad kärnan för konflikten och sakfrågan i sig består i.
Det är alltid bättre att ta tag i konflikter så snabbt som möjligt efter att de har uppstått, då de annars har en förmåga att bli infekterade och mer invecklade över tid. Genom att hantera konflikten i ett tidigt skede kan man också se till så att relationerna på jobbet, attityderna, arbetsmiljön, verksamheten och medarbetarna förblir goda.
Konsultation
Konsultation handlar om att undersöka och rådfråga, vilket bland annat kan appliceras på saker som ska fattas beslut om eller olika lösningsalternativ.
Nätverksbyggande
Att bygga ett nätverk handlar om att skapa band mellan olika aktörer och att bredda sitt sociala och arbetsmässiga nätverk. Det kan både handla om samarbetspartners men också att främja relationen till medarbetare, potentiella medarbetare, intressenter och kunder.
Förbättring
Förbättringar kan göras både på detaljnivå och mer övergripande nivå. Det finns flera olika sätt att definiera förbättring på: i vissa fall kan det vara synonymt med effektivisering av olika slag, i andra fall är det mer synonymt med noggrannhet.
Vägledning
Om projektet skulle hamna i ett läge där det tycks ha fastnat på en viss position kan det behövas vägledning för att fortsätta driva projektet framåt. Det kan både ske genom konkreta förslag på lösningar, men också genom att skapa utrymme för medarbetarna att själva skapa en väg mot det uppsatta målet.
Övervakning
Övervakningen handlar om att följa projektet och att se till så att de olika momenten genomförts på rätt sätt och vid rätt tidpunkt. Den här delen kan många gånger vara automatiserad, men det kan även vara positivt att ha en mänsklig part som kollar så att systemet som kollar detta fungerar som det ska och stämmer överens med det som genomförts i projektet.
I grund och botten handlar projekteringsledningen alltid om att effektivisera projektet på olika sätt: genom mer effektiv arbetskraft, kostnadseffektiva lösningar och effektiv organisering.
Vad innebär projekteringsledning mer konkret?
När det gäller byggprojekt, både när det rör sig om nybyggnationer och ombyggnationer, är det vanligt förekommande att det finns många intressenter för projektet. Dessa kan i sin tur ställa olika krav och ha olika förväntningar baserat på bland annat vad deras syfte med en eventuell investering i projektet är, och beroende på vilken typ av verksamhet de tänkt använda byggnaden till. Av den anledningen underlättar det ofta väldigt mycket när det finns en projekteringsledare med i bilden som kan kalibrera mellan de olika intressenterna och i hur de kan orientera sig i förhållande till projektet och dess olika beståndsdelar, faser och målsättningar.
Centrala delar när det kommer till projekteringsledning är bland annat att samla in information vad gäller aktuella krav, att definiera projektet, dess styrning och projektets omfattning. Dessa delar är viktiga både när det gäller planeringen, genomförandet och slutförandet av projektet.
Projekteringsfasen har ofta en viktig betydelse när det gäller hur byggnadsprojekt utformas och hur slutresultatet blir. Det innebär både att kunna driva projektet i en specifik riktning och att utforma riktlinjer för att möjliggöra detta, men också om att skapa förutsättningar som gör det möjligt att genomföra en god projekteringsledning. När projekteringsledningen fungerar bra innebär det både att relationer vårdas, att idéer tas tillvara och att ett så bra resultat som möjligt för kunden eftersträvas och uppnås.
Faktorer och områden som ofta är betydelsefulla när det gäller att skapa en så bra projekteringsledning som möjligt är bland annat följande:
Helhetsperspektiv
När det kommer till projekteringsledning är ofta ett helhetsperspektiv en viktig och central del, då det ger en bra uppfattning om hur olika processer samverkar med varandra och hur olika moment påverkar projektet och de förutsättningar som finns för detta.
Tid
Vanligtvis finns det tidsplaner att förhålla sig till inom projekteringen. Dessa behöver dock inte nödvändigtvis ses som någonting definitivt, utan kan i vissa fall gå att rubba på – både genom att flytta dem framåt och bakåt i tiden. Att ha en tydlig tidsbild kan både vara positivt, då alla vet vilka tidsramar som finns att förhålla sig till, men dessa kan i vissa fall vara felaktiga då det både går att överskatta och underskatta hur lång tid olika saker kommer ta. Ofta är det resultatet som är det viktigaste.
Gruppens sammansättning
Även gruppens sammansättning är ofta betydelsefull, både när det gäller hur arbetet kommer ske, hur samarbetet kommer fungera och hur slutprodukten kommer bli. Ju bättre medarbetarna trivs med varandra, och ju bättre förutsättningar det finns för dem att kunna samarbeta med varandra – desto bättre kommer också processen gå.
Målformulering
En tydlig målformulering, gällande vad det är som ska byggas och hur detta ska ske, brukar även det vara en del som anses viktig när det kommer till projekteringsledning. När målformuleringen är bra gjord blir det också lättare att kunna använda den som ett slags mätinstrument för det arbete som har utförts, och se huruvida man lever upp till de förväntningar och resultat som önskats.
Teknisk kompetens
Teknisk kompetens utgör på ett sätt en viss del av grunden för hur projektet kan genomföras och för de möjligheter som finns tillgängliga.
Hänsyn till miljöfrågor
Miljöfrågor kan både handla om arbetsmiljön och röra frågor kring miljö och hållbar utveckling. Arbetsmiljöfrågor kan handla om saker som hur olika fysiska, psykologiska och sociala aspekter påverkar trivseln på jobbet. Socialt handlar det om relationerna på arbetet, såsom relationerna mellan medarbetarna och relationerna till intressenter och kunder.
Det kan till exempel röra sig om hur kollegorna trivs med varandra, sina arbetsuppgifter och huruvida miljön är inkluderande eller exkluderande. Psykologiskt kan det bland annat handla om huruvida jobbet innebär mycket stress eller andra påfrestningar. Fysiskt kan det handla om hur lokalerna på jobbet är, vilka maskiner det finns tillgång till och hur säker eller osäker arbetsplatsen är generellt. Sammanfattningsvis handlar det om att ingen ska skadas på sitt arbete, varken fysiskt, psykiskt eller socialt.
Det är inte helt ovanligt att en projekteringsledare inte finns inom byggprojekt, och att personer inom branschen inte besitter kunskaper beträffande vad projekteringsledning innebär. Det är dock ofta fördelaktigt om kunskaper inom detta finns, då det kan gynna både projektet som sådant, de som jobbar inom med det och för kunderna. På så sätt kan projekten genomföras både bättre, mer effektivt och säkrare; omkostnader kan minskas och produktionsbrister och -fel kan upptäckas i tid och därmed förebyggas och förändras i ett tidigt skede.
Då projekteringen består av flera olika faser är det mycket som kan hända under tidens gång. För varje process som blir framgångsrik kommer man också ett steg närmre ett lyckat slutresultat, vilket i sin tur kan förstås som att kunden är nöjd med det som har levererats. Om något fel skulle uppstå under processens gång är det alltid bäst – både ekonomiskt och arbetsmässigt – att rätta till detta i ett så tidigt skede som möjligt, då det annars både blir mer kostsamt och kräver en större arbetsinsats att fixa till det efterhand.
Att skapa en god projekteringsledning
För att kunna skapa en god och fördelaktig projekteringsledning behövs flera olika faktorer finnas närvarande. Det handlar både om:
• Övergripande organisationssätt
• Fungerande samarbeten
• Tidsmässiga aspekter
• Förutsättningarna som finns
• Helhetsperspektivet
• och att det finns tillräckligt tidsutrymme för de olika momenten.
Helhetsperspektivet är viktigt för att det innebär en förståelse för både projektet på ett övergripande plan, men också dess olika moment och beståndsdelar. Tidigare erfarenheter är inte alltid nödvändiga, även fast de kan vara fördelaktiga i de situationer de kan användas och appliceras på det aktuella projektet och optimera detta. Det är dock också viktigt att appliceringen sker dynamiskt och inte tvingande; att alltid försöka genomföra saker på samma sätt innebär en stelhet som ofta kan vara begränsande och missgynnande.
Förutsättningarna kan både handla om teknik, tid och ekonomi. Att ha tillgång till bra tekniska förutsättningar gör det lättare och mer effektivt att utföra arbetet som ska göras. En god ekonomi gör att resurstillgången kan tillfredsställas då man har råd att investera i olika materiella – såväl som immateriella – ting. Tidsaspekten kan både rikta sig till den tid som projektet har på sig att slutföras, men också den tid som läggs på saker som möten – allt från planeringen inför dessa, till struktureringen och genomförandet av dem. Möten som är strukturerade och förberedda upplevs ofta som mer seriösa och konstruktiva. Tid kan också betyda att det finns tid till eftertanke och där möjligheten finns att återkoppla kring saker i efterhand.
Att kommunikationen är bra är ofta en viktig aspekt när det kommer till att skapa en god projekteringsledning. Det kan innebära både att kommunikationen är tydlig och öppen, men också flexibel, förstående och tillåtande. En tillåtande kommunikationsmiljö öppnar ofta upp för möjligheten till att skapa kreativa idéer och att tänka mer nyanserat. Vad som anses vara god kommunikation kan så klart skilja sig åt mellan projekt och mellan olika medarbetare inom projektet.
Förhållandet mellan projekteringsledare och projektörer
Vilket förhållande det är mellan projekteringsledaren och projektörer kan skilja sig åt, både vad gäller förhållandet som sådant, uppgifternas strukturering, projekteringsledarens och projektörernas inflytande samt huruvida projekteringsledarens stil är relationsorienterad och/eller uppgiftsorienterad. Detta kallas ibland för situationsanpassat ledarskap. Ju bättre relationen mellan projekteringsledaren och projektörerna är, desto bättre kommer också arbetet att utföras.
Det spelar i dessa fall något mindre roll hur uppgifterna är strukturerade. För projekteringsledaren, om denne vill ha maximalt inflytande i projektet, är ofta en starkare uppgiftsstruktur mer fördelaktigt, medan om denne vill ha maximal delaktighet och inflytande från medarbetarna är det istället mer fördelaktigt med en något mindre strukturerad uppgiftsstruktur som är öppen för inputs.
Projekteringsledarens ledarstil påverkas även av huruvida denne avser att ha ett auktoritärt eller relationsstyrt sätt att styra projektet på. Vilken ledarstil som passar bäst kan skilja sig åt mellan olika projekt och bland annat bero på graden självbestämmande som medarbetarna vill ha eller har kompetens för. Om det enbart skulle vara projekteringsledaren som sitter på teknisk expertis kring olika områden kan denne anses vara mest lämpad att fatta beslut som rör dem, medan om alla medarbetare har teknisk expertis kan det vara mer önskvärt att det är de som fattar beslut inom sina områden.
Sammanfattning
Projekteringsledning handlar om att projektet ska kunna nå sitt slutmål. Vägen dit kan te sig på flera olika sätt och bero på en mängd olika faktorer, både vad gäller förutsättningarna, processerna och målformuleringarna. Det finns sällan något entydigt svar på vad som krävs för att projekteringsledningen ska vara god, däremot finns det vissa riktlinjer som ofta kan ge ett bättre resultat såsom att ha ett helhetsperspektiv, gott samarbete mellan medarbetarna, rimliga tidsramar, relevant teknisk kompetens och en bra gruppsammansättning.
